Excel больше не спасает: причины перейти с таблиц на автоматизацию финучета

Работа компании невозможна без качественного управленческого учета. Для его ведения часто используются Excel-таблицы. Это универсальный и доступный инструмент. Однако с ростом бизнеса и усложнением учета возможности Excel исчерпываются. 

В этой статье рассмотрим признаки того, что Excel перестает справляться с задачами, и разберем, как автоматизация помогает решать эти проблемы. 

Преимущества и недостатки Excel-таблиц

Excel — один из самых популярных инструментов для ведения управленческого учета благодаря своей доступности и гибкости. Его основные преимущества и недостатки отразили в таблице:

Плюсы программы Excel делают ее удобным инструментом ведения управленческого учета для малого бизнеса. Однако, чем масштабнее задачи, которые ставятся перед бизнесом, тем сложнее Excel с ними справляется.

Как понять, что Excel не справляется

По мере роста компании и усложнения управленческого учета Excel перестает закрывать потребности финансиста. Разберем «красные флаги» того, что Excel перестает справляться.

• Ошибки и неточности. Ручной ввод данных увеличивает риск опечаток и ошибок в формулах. Как результат, решения принимаются на основе неверных данных.
• Дублирование данных. Отсутствие единой базы приводит к повторному вводу информации. Со временем такие данные накапливаются и сотрудники перестают ориентироваться в цифрах. 
• Сложность отчетности. Формирование комплексных отчетов требует много времени и усилий. Финансист тратит время на сбор информации из рабочих программ и переносит их в таблицы отчета. Такой подход лишает управленческий учет оперативности и замедляет процесс принятия решений либо перегружает рабочее время специалиста.
• Проблемы с масштабируемостью. Большие объемы данных замедляют работу файлов. Сложные формулы, наличие графиков и диаграмм перегружают документ, он медленно открывается и загружает данные.
• Отсутствие контроля версий. Наличие резервных копий и нескольких сохраненных вариантов таблицы в конечном итоге приводит к путанице. 
• Трудности совместной работы. Несколько пользователей не могут одновременно работать с одним файлом. Чтобы изменения в таблице сохранились, с ней работает только один пользователь. Другие работники используют таблицу только в режиме просмотра, при чем они не увидят обновленные данные, пока не откроют документ заново.
• Запрос на планирование будущих показателей. В Excel сложно вести работу с плановыми показателями. Их необходимо разносить и обновлять вручную. Программа не сможет на основе текущих и прошлых данных выстроить прогноз будущих показателей. 

Excel удобен, когда с документом работает один человек. Однако, когда увеличивается количество пользователей документа, бизнес масштабируется, а руководство требует оперативные данные в режиме нон-стоп, программа не закрывает потребности финансиста. Если учет становится слишком громоздким, а ошибки — частыми, пора задуматься о переходе к автоматизации.

Как автоматизация решает эти проблемы

Автоматизация управленческого учета с помощью специализированных систем и программных решений повышает качество и скорость обработки данных. Рассмотрим основные плюсы автоматизации.

• Уменьшение ошибок. Автоматический импорт данных и программный контроль снижают влияние человеческого фактора.
• Расширение учета. Для ускорения учета в таблицах мелкие траты оседают в группе «Прочие расходы». Если в компании много мелких расходов, например, комиссии банку, оплата различных сервисов, то со временем они составят значимую и бесконтрольную статью затрат. В автоматизированном учете видно каждую расходную статью и есть возможность проанализировать, насколько она актуальна для бизнеса.
• Единая база данных. Все данные хранятся централизованно. Смена финансового менеджера не приведет к их утере.
• Быстрая отчетность. Система создает отчеты по заданным параметрам в несколько кликов. Основное требование — своевременная разноска данных в программу с бумажных носителей и закрывающих документов (акт выполненных работ, товарная накладная). При переходе на электронный документооборот работа с данными еще больше упрощается.
• Масштабируемость. Функционал и возможности программы адаптируются под рост компании и увеличивающиеся объемы данных.
• Совместная работа. Множество пользователей одновременно работают в одной программе. В любой момент несколько сотрудников могут вводить данные и видеть изменения.
• Интеграция с другими системами. Автоматизация позволяет связать учет с CRM, ERP и другими платформами. Выгрузка будет осуществляться автоматически или по одному клику пользователя.

После внедрения автоматизации управленческий учет становится более прозрачным, оперативным и надежным.

Переход на автоматизацию

Переход с Excel к автоматизированной системе требует подготовки и учета ряда факторов. Разберем пошагово подготовку к переходу на автоматизацию управленческого учета:

Шаг 1. Анализ текущих процессов. На старте нужно понять, какие данные и отчеты необходимы бизнесу, что перед принятием решения менеджерам хотелось бы видеть в первую очередь. Например, им могут понадобится оперативные данные по прибыли или движению денежных потоков. В этом случае финансист определяет, какие показатели будут отражаться в Отчете о прибылях и убытках и в Отчете о движении денежных средств.

Шаг 2. Выбор подходящего решения. На рынке представлены множество софтов для автоматизации управленческого учета. Это могут быть внутренние программы с установкой на офисные компьютеры или облачные сервисы с доступом к данным из любой точки мира. Чтобы принять правильное решение, нужно учитывать масштаб компании, отраслевые особенности, бюджет.

Облачный сервис обеспечивает ведение учета доходов и расходов онлайн. Доступ к данным возможен из любой точки мира. Вся информация хранится на удаленных серверах. Выбор в пользу облачного сервиса дешевле установки и обслуживания внутренней офисной программы 

Шаг 3. Обучение сотрудников. Важно объяснить сотрудникам, как вести управленческий учет в новой системе, и обеспечить обучение навыкам работы с ней. Для этого необходимо обратить внимание на клиентскую поддержку компании, предлагающей программный продукт. 

Шаг 4. Планирование этапов внедрения. Постепенный переход снижает риски и позволяет адаптироваться сотрудникам и руководству под новый формат работы. Не получится перейти от таблиц к программе за один день. Важно постепенно перенести актуальные данные в новую программу, параллельно снижая необходимость ведения Excel-таблицы. Со временем управленческий учет без Excel станет привычным, а Excel останется как программа, которая хранит данные прошлых периодов.

Одним из главных страхов финансовых менеджеров при переходе в новую программу является вероятность потери данных или их части. Решающую роль играет клиентоориентированность компании, предлагающей софт для ведения управленческого учета. Грамотный подход и профессионализм обеспечат полное отражение всей информации в программе.

Шаг 5. Обеспечение безопасности данных. Здесь речь идет о контроле доступа в программу и резервное копирование. Доступ к финансовым данным теперь будет только у тех сотрудников, которые работают с этой информацией. Стоит учитывать, что если программа установлена на офисные компьютеры, понадобится отдельный сервер для хранения резервных копий данных.

Шаг 6. Поддержка и сопровождение. Важно наличие технической поддержки программы. Потребности бизнеса будут меняться, а в отчете будут появляться новые показатели. Всё это требует возможности доработок программного продукта под нужды компании. Грамотная техническая поддержка настроит отчеты под актуальные потребности и проконсультирует о дополнительных возможностях программы.

Как убедить руководство в необходимости автоматизации

Часто именно финансист компании выступает инициатором автоматизации управленческого учета. Как можно обосновать идею перед руководством:

• Экономия времени и ресурсов. Автоматизация снижает трудозатраты на учет и отчетность. Теперь специалист не только вводит данные и составляет отчеты. У него появляется время для анализа данных и предложения решений по оптимизации деятельности.
• Повышение точности данных. Сведение ошибок к минимуму улучшает качество принимаемых решений.
• Ускорение процессов принятия решений. Оперативные и достоверные отчеты формируются за несколько секунд. Быстрое и эффективное принятие управленческих решений — залог конкурентоспособности.
• Прозрачность и контроль. За счет встроенных проверочных механизмов программа самостоятельно выявляет отклонения. Финансисту достаточно проанализировать данные и понять, что пошло не так.
• Долгосрочная экономия. Несмотря на первоначальные инвестиции во внедрение программного обеспечения, автоматизация снижает общие издержки. Бизнес избежит потерь от неверных решений и вовремя обнаружит отклонения, что сэкономит деньги и время.
• Соответствие современным стандартам. Для крупной компании ведение учета в Excel создаст образ бизнеса, где не ценят оперативность и современный подход к работе. Это скажется на репутации предприятия.

Автоматизация — это не просто расходы на покупку и обслуживание еще одного программного обеспечения. В первую очередь это инвестиции в устойчивое развитие бизнеса и его конкурентоспособность.

Что в итоге

Excel остается мощным инструментом для управленческого учета на начальных этапах развития компании. Однако с ростом бизнеса и усложнением задач он перестает справляться с задачами финансового менеджера. 

Автоматизация для финансиста решает проблемы точности, скорости и масштабируемости учета. Она обеспечивает прозрачность и оперативность данных. Внедрение новых систем требует подготовки и поддержки сотрудников, но в итоге приносит значительные выгоды. 

После принятия решения о переходе от таблиц к автоматизированной системе необходимо выстроить дорожную карту по внедрению программы и перенастройке внутренних офисных процессов.

Финансовому менеджеру важно грамотно аргументировать руководству необходимость автоматизации, чтобы обеспечить успешное развитие компании в условиях современной экономики.