Как строительная компания с оборотом 300 млн наладила управленческий учет

Сергей Александрович Якубовский, собственник строительной компании, долго не мог наладить финансовый учет: использовал сервис автоматизации, обучал ответственного сотрудника финансам, покупал табличную систему учета у консалтинговой компании, пытался разобраться сам. Но это не давало нужный результат.

Клиент: строительная компания, которая строит и ремонтирует более 30 объектов в год

«АкваТехСтрой» занимается прокладкой внешних инженерных сетей и капитальными ремонтами зданий и сооружений  с 2016 года. Годовой оборот — более 300 млн рублей, в штате работает до 40 сотрудников.

Строительство — непростая сфера для управленческого учета. Большинство задач решается непосредственно на объектах. Строительные компании рассчитываются с контрагентами по разному: взаимозачеты, переводы с расчетных счетов, овердрафты, кредитные линии. Часто структура состоит из нескольких юридических лиц. Из-за этого сложно учитывать все платежи вручную. Отсюда проблемы с дебиторской и кредиторской задолженностями, кассовые разрывы, недостоверные данные о финансах. Это критично для строительства, так как смета на объект согласовывается заранее, и превышать ее нежелательно.

Проблема: недостоверность финансовых данных

Основная проблема бюджетирования в строительстве — некорректность распределения данных. Они могут привести к критическим проблемам:

• Неверное представление о сумме задолженности не дает оценить прибыль компании и, например, корректно начислить дивиденды.
• Неверные расчеты данных по налогам приводят к штрафам и лишним расходам.
• Некорректные данные об остатках на счетах приводят к неконтролируемым кассовым разрывам.

Первые попытки контроля финансов не удались

В начале создания компании, когда контрактов было очень мало и работало 5 человек,  Сергей Александрович пытался вести учет в эксель-таблицах самостоятельно. Чтобы разнести затраты по проектам, приходилось тратить почти все рабочее время. Поэтому собственник решил подобрать сервис автоматизации, который поможет снять рутину, а задачи в дальнейшем планировал делегировать на сотрудника.

Сергей Александрович выбрал ПланФакт. Собственнику понравились интерфейс и функциональность. Сервис внедрили самостоятельно. Работе с ПланФактом обучили офис-менеджера с экономическим образованием. Но у него не получалось корректно разносить данные. Компания получала отчетность с ошибками, деньги терялись, решения принимались интуитивно, кассовые разрывы было трудно контролировать.

Сергей Александрович предпринял вторую попытку — он обратился в консалтинговую компанию. За 250 000 рублей собственник получил систему учета, которая базировалась на эксель-таблицах.

Работа строилась так: менеджер вносит данные вручную, таблицы автоматически строят отчетность. Но на практике все стало еще хуже: много ошибок, постоянная проверка цифр и их корректировка. Собственник тратил время, выделил на работу с учетом полную ставку сотрудника, но не получал понятную и прозрачную финансовую картину.

Финансовые ошибки приводили к кассовым разрывам от нескольких сотен тысяч до нескольких миллионов рублей. При этом компания начала масштабироваться, сумма контрактов увеличивались, каждая ошибка обходилась дороже. Например, сотрудник неправильно рассчитал период овердрафта, компании пришлось оплачивать лишние незапланированные проценты на 500 000 рублей.

Решение: автоматизация учета и помощь финансового эксперта

Собственник потратил миллионы рублей на разные системы, обучение и зарплату сотрудника. После неудачного опыта собственник решил вернуться к ПланФакту и автоматизировать учет с помощью финансиста сервиса. Он купил услугу «Внедрение» и начал совместную работу с финансовым экспертом Ириной Тупицыной.

Эксперт быстро нашла ошибки и помогла их исправить, выработала схему разнесения специфичных операций, настроила внесение данных, обучила собственника работе с ПланФактом. Теперь работа строится так: компания самостоятельно распределяет данные, Ирина их контролирует.

Сергей Александрович не только получил точные данные управленческих отчетов, но и сам научился работать с сервисом, не тратя на это уйму времени.

Результаты — исправили ошибки и настроили прозрачную систему финансового учета

«Всего за 3 месяца я получил корректную систему учета без ошибок, увидел реальные результаты компании, рентабельность каждого проекта. Разобрался с учетом сам. Ирина помогла избавиться от ошибок, настроить финучет, на регулярных созвонах отвечала на все мои вопросы. Теперь я вижу реальную картину финансового состояния в бизнесе, мы точно знаем, кому, сколько и когда должны заплатить, все проекты корректно бюджетируются. Рекомендую подключать финансового консультанта от ПланФакта на этапе внедрения учета.» —  Сергей Александрович Якубовский, собственник «АкваТехСтрой».

Финансовый эксперт ПланФакта наладила работу за 3 месяца. Все ошибки были найдены, а  проблемы — исправлены. Сергей Александрович получил корректный финучет, увидел результаты не только текущих, но и прошлых периодов. До этого компания потратила несколько лет на эксперименты, которые забирали силы, время и деньги, но не давали результата.

Компания экономит на финансовом учете до 1 млн рублей уже в первый год. Внедрение стоило компании 164 500 рублей:

• 1 месяц — 39 900 ₽;
• 2 месяц — 84 700 ₽ — работали по двойному тарифу, 8 часов в неделю вместо 4;
• 3 месяц — 39 900 ₽.

Помимо внедрения собственник оплатил работу сервиса — 37 200 ₽ в год (по акции). Зарплата сотрудника, который занимался финансовым учетом раньше, составляла 1,2 млн в год с налогами. Сейчас необходимости в отдельном сотруднике нет.

Появилась единая схема работы с учетом специфики бизнеса. Ирина помогла выстроить работу, разработать схему с учетом специфики типов операций для клиента.

Руководство контролирует рентабельность проектов. Собственник четко понимает, куда и сколько расходов нужно запланировать, насколько каждый проект прибыльный.

Все задолженности корректно учитываются, каждую оплату стало удобно планировать, а риски кассовых разрывов всегда под контролем.