Расходы и затраты: в чем разница

В обиходе слова «затраты» и «расходы» нередко употребляют, как синонимы. И если речь идет о личных финансах, то в большинстве случаев существенной ошибки здесь не будет. 

Однако при управлении финансами бизнеса важно различать эти понятия. Расскажем о том, чем отличаются затраты и расходы, и как отражать их в учете.

Что такое затраты и расходы 

Затраты — это вся стоимость ресурсов, которые бизнесмен тратит на свою деятельность. Например, это может быть закупка оборудования или материалов, выплата зарплаты, оплата аренды.

Расходы — это те затраты, которые непосредственно связаны с получением доходов в конкретном периоде. Например — часть закупленных материалов, которая была использована для изготовления реализованной продукции.

Когда затраты становятся расходами

Момент, когда затраты становятся расходами, зависит от категории этих затрат.

Прямые затраты, как правило, переходят в расходы «через активы». К прямым относятся такие виды затрат, которые можно отнести на конкретный продукт. Например, в производстве это будут материальные затраты и сдельная зарплата, в торговле — стоимость товаров.

В данном случае затраты сначала формируют активы: запасы материалов, а потом готовой продукции в производстве или товаров в торговле. Далее, когда продукцию или товары реализуют, та часть прямых затрат, которая относится к реализованной партии, переходит в расходы.

Пример 1

Компания в июне 2025 года купила партию сырья на 200 000 рублей. Для выпуска одной единицы продукции нужно использовать сырье на сумму 5 000 рублей. В течение июня компания выпустила и продала 15 единиц продукции. 

Затраты компании на сырье за июнь:
200 000 ₽

Расходы компании на сырье за июнь:
5 000 ₽ х 15 ед. = 75 000 ₽

Остаток сырья на складе на конец месяца (затраты в активах):
200 000 ₽ – 75 000 ₽ = 125 000 ₽.

Но возможна и ситуация, когда прямые затраты сразу перейдут в расходы. Это относится, например, к сфере услуг и прямым затратам в виде зарплаты исполнителей. Сотрудник принял участие в оказании услуги и получил зарплату за период. В этом же периоде компания получила выручку за данную услугу и учла зарплату исполнителя в качестве расхода. 

Косвенные затраты в большинстве случаев сразу становятся расходами. К косвенным относят затраты, которые не привязаны к конкретному продукту, а необходимы для обеспечения деятельности в целом. Это, в частности, зарплата управленческого персонала или аренда офиса.

Например, организация произвела затраты на аренду офиса за определенный месяц, и в этом же месяце использовала офисное помещение для своей деятельности. Таким образом, затраты и расходы на аренду совпали во времени. То же самое относится и к зарплате управленцев. Ее не распределяют между видами продукции, товаров или услуг, а списывают полностью на расходы месяца.

Но иногда и косвенные затраты переходят в расходы постепенно. Речь идет о расходах будущих периодов (РБП), которые произведены сейчас, но относятся к предстоящим доходам. Разница со списанием прямых затрат в том, что косвенные РБП не распределяют на продукцию, а списывают равномерно, или по какому-то иному утвержденному организацией алгоритму.

Например, компания застраховала свой офис. Полис куплен и оплачен сразу, а страховка будет действовать в течение года. Поэтому организация решила списывать страховку в течение года равномерно по месяцам.

Капитальные затраты — это вложения в основные средства (ОС) или нематериальные активы (НМА), которые будут использоваться в течение нескольких производственных циклов. 

Капитальные затраты всегда переходят в расходы постепенно. Сначала бизнесмен приобретает объект ОС или НМА, а потом этот объект переносит свою стоимость на расходы через амортизацию в течение срока полезного использования.

Зачем предпринимателям понимать разницу между затратами и расходами

Правильное определение финансового результата. Если смешать расходы с затратами, то можно неверно рассчитать прибыль бизнеса и результате принять ошибочное управленческое решение.

Пример 2

Продолжим пример 1, добавив дополнительные данные:

выручка от реализации единицы продукции — 12 000 рублей, 
косвенные расходы компании за месяц — 40 000 рублей.

Посчитаем прибыль за июнь:

ПР = 12 000 ₽ х 15 ед. − 5 000 ₽ х 15 ед. – 40 000 ₽ = 65 000 ₽.

Теперь рассмотрим, что бы получилось, если бы мы вместо расходов на материалы при определении себестоимости учли затраты:
 
ПР = 12 000 ₽ х 15 ед. – 200 000 ₽ – 40 000 ₽ = – 60 000 ₽.

В этом случае руководитель мог бы ошибочно решить, что выпускать данные изделия нерентабельно. 

Точный расчет налогов. При определении налоговой базы используются именно расходы, а не затраты. Поэтому нужно понимать, когда затраты перейдут в расходы с учетом правил соответствующего налогового режима. Подробнее об этом расскажем ниже

Управление оборотным капиталом. Текущие затраты, которые пока не перешли в категорию расходов, отражаются в составе запасов. Если запасы слишком велики, то ресурсы компании будут «замораживаться», что снизит эффективность деятельности. Поэтому нужно контролировать затраты, чтобы уровень оборотных средств был оптимальным.

Ценообразование. Чтобы установить на продукцию, товар или услугу обоснованную цену, необходимо рассчитать себестоимость. Для этого нужно учесть прямые затраты, относящиеся к данному продукту, а при необходимости, с учетом применяемой методики — распределить косвенные затраты. Подробнее о методах расчета себестоимости и о распределении затрат читайте в блоге ПланФакта. 

Затраты и расходы в бухгалтерском учете

В бухгалтерском балансе часть затрат, которая пока не списана на расходы, отражается в виде активов: основные средства, запасы.

Те затраты, которые стали расходами, показаны в отчете о финансовых результатах по соответствующим статьям, в зависимости от категории: себестоимость продаж, коммерческие, управленческие, прочие.

Если компания заполняет отчет о движении денег, то там можно увидеть оплату затрат по основным статьям: материалы, зарплата, капитальные вложения.

Важно помнить, что периоды оплаты и списания затрат могут не совпадать по времени, иногда со значительным отклонением. Особенно это относится к крупным затратам: приобретение дорогостоящих основных средств, больших партий сырья или товаров.

Затраты и расходы в налоговом учете

Налоговый учет направлен на формирование облагаемой базы и расчет налога. Поэтому затраты в нем не отражаются, учитываются только расходы. 

Важно правильно определить момент, когда затраты перейдут в расходы с учетом требований того налогового режима, который использует бизнесмен.

Например, при УСН и АУСН «Доходы минус расходы», а также при ЕСХН можно отразить расходы в налоговом учете только после их фактической оплаты. 

Кроме того, для этих режимов (кроме АУСН) существуют закрытые списки расходов. Поэтому даже обоснованный расход нельзя учесть при расчете налога на УСН или ЕСХН, если данный вид расхода не входит в список.

В рамках общей системы налогообложения (ОСНО) при разделении расходов на прямые и косвенные нужно учитывать сферу деятельности.
 
В торговле к прямым расходам можно относить только стоимость приобретенных товаров и расходы на их доставку (ст. 320 НК РФ).

Для производства установлен рекомендуемый перечень прямых расходов, который включает материалы, зарплату производственного персонала со взносами и амортизацию оборудования. Компания может менять этот перечень, но корректировки должны быть экономически обоснованы (ст. 318 НК РФ).

При оказании услуг на ОСНО допускается списывать все прямые расходы в текущем периоде.

Кроме того, есть налоговые режимы, которые вообще не предусматривают учет расходов. Это УСН (АУСН) «Доходы» и патентная система. В данном случае ни затраты, ни расходы не будут влиять на определение облагаемой базы.

Затраты и расходы в управленческом учете

Управленческий учет, как правило, строят на тех же базовых принципах, что и бухучет. Здесь будут те же три основные отчетные формы, которые отражают:

1. Активы и пассивы — баланс.
2. Финансовые результаты деятельности — отчет о прибылях и убытках.
3. Денежные потоки — отчет о движении денег.

Однако будет и существенная разница с бухучетом в нескольких аспектах

Планирование. Управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, как правило, включает в себя систему бюджетирования. В том числе нужно планировать затраты — по движению денег, и расходы — по периодам их списания на себестоимость. 

Чтобы оперативно планировать текущие затраты и не допускать кассовых разрывов, в дополнение к бюджету движения денег на месяц часто составляют специальную форму — платежный календарь с разбивкой платежей по дням.

Подходы к оценке расходов. В управленческом учете можно учитывать расходы не так, как в бухгалтерском. Например, использовать другие методы начисления амортизации или списания материалов. 

Кроме того, в управленческом учете можно оперативно отражать и те расходы, по которым пока не получены подтверждающие документы. 

Структура отчетов.  При необходимости в управленческих отчетах можно менять состав статей по сравнению с бухгалтерскими формами, например, чтобы повысить степень детализации. 
Также управленческие отчеты нередко делят на разделы по направлениям деятельности, торговым точкам.

Разница между затратами и расходами: коротко

Затраты — это общая стоимость израсходованных ресурсов бизнеса, а расходы — часть затрат, которая связана с получением доходов в текущем периоде.

Прямые затраты, например, сырье, как правило, сначала формируют активы, а расходами становятся после продажи продукции или товара. Косвенные затраты, например, аренда офиса, обычно сразу признают расходами.

Капитальные вложения списывают в расходы постепенно через амортизацию.

Если не разделять затраты и расходы, то это приведет к ошибкам при определении финансового результата, расчете налогов и управлении оборотным капиталом.

В налоговом учете признание расходов зависит от режима налогообложения. Например, при УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН важен факт оплаты, а для общей системы — разделение на прямые и косвенные расходы.

В управленческом учете подходы к учету затрат и расходов в целом более гибкие, чем в бухгалтерском и налоговом учете. Здесь важнее не соблюдение формальных требований, а оценка реального финансового положения бизнеса для целей управления.