Управление запасами в компании

Запасы необходимы для функционирования бизнеса, но их хранение связано с затратами: на аренду склада, охрану, поддержание нормальных условий, плюс у большинства товаров есть риск устаревания и порчи. Эффективная система управления запасами позволяет найти баланс между обеспечением бесперебойной работы компании и сокращением расходов на хранение запасов. Она должна ответить на четыре вопроса:

• какие ресурсы закупать?
• когда делать заказ?
• какой объем заказа оптимальный?
• какие запасы есть в компании?

Анализ использования запасов

Запасы включают:

• сырье, материалы, топливо, комплектующие;
• незавершенное производство;
• готовую продукцию.

В торговле запасами будут товары для перепродажи.

Запасы — важнейшие активы компании. Без них невозможно стабильно работать. Какие-то запасы нужны постоянно, какие-то время от времени, без некоторых работа компании остановится. Понять, какие ресурсы приоритетны в закупке поможет XYZ-анализ. Этот метод классифицирует запасы по стабильности потребления.

Этапы:

1. Данные по продажам разбиваются на несколько периодов, желательно больше пяти.

2. Для каждой группы рассчитывается коэффициент вариации, можно использовать функцию СТАНДОТКЛОН (STDEV) в Google Таблицах или СТАНДОТКЛОН/СРЗНАЧ в Excel.

3. Все ресурсы делятся на три группы по устойчивости спроса:
Х — колебания до 10% от среднего значения: устойчивый спрос, стабильные продажи.
У — колебания от 10% до 25%: спрос меняется, уровень продаж колеблется.
Z — колебания больше 25%: спрос трудно предсказать

Рассмотрим анализ на примере.

В ассортименте четыре вида продукции, данные по их продажам разбиты по месяцам и перенесены в таблицу:

При расчете коэффициента вариации становится видно, что товар «B» пользуется стабильным спросом, запас ресурсов для его производства должен постоянно контролироваться и пополняться.

Спрос на продукт «D» менее стабилен, заказывать сырье для его производства можно реже, но страховой запас должен покрывать возможный скачок уровня продаж.

Товары «А» и «C» имеют высокие колебания спроса, страховой запас ресурсов для производства этих товаров может заморозить активы компании, поэтому объемы поставок должны быть небольшими, но частыми.

Андрей Шелестов, основатель «ОхотАктив»:

«Наличие товара в магазине, на торговом складе — это закон номер один. Люди привыкают покупать товар в одном месте. Если однажды товара не будет, они начнут искать новые каналы поставки и, возможно, уйдут навсегда.

Чем сложнее поставки, тем больше должен быть запас. Если это импортный товар и он полностью выкуплен, это может застраховать от скачка курса валюты. Партнеры легко поднимают цены и неохотно откатывают вниз.

Сейчас логистические пути нарушаются, теперь на логистику лучше заложить гораздо больше времени. Плюс увеличиваются сроки производства товаров из-за сбоя поставок компонентов. Это тоже важно учитывать при заказе.

Целая команда сотрудников моей компании проводит инвентаризацию на розничных и оптовых складах. Задача — следить за остатками, наблюдать, не увеличились ли кражи, и сообщать в службу безопасности. Мы не рассчитываем стоимость хранения и стараемся держать на складе только самые ходовые товары, особенно зарубежные. Этот подход окупается лояльностью клиентов»

Контроль уровня запасов

Запасы должны регулярно пополняться. Самый простой способ понять, когда пора заказывать следующую партию — рассчитать точку заказа. Это уровень запаса, при котором нужно делать повторный заказ.

Точка повторного заказа = Объем используемого материала х Максимальное время выполнения заказа

Время выполнения заказа — время между моментом размещения заказа и фактическим поступлением товара или сырья. В расчете используется максимальное время, потому что могут возникнуть задержки поставки: проблемы с отгрузкой у поставщика, сложности у транспортной компании. Это дополнительная страховка для компании.

Максимальный запас на складе будет после поступления новой партии, дальше он постепенно снижается, до нового заказа:

Поэтому средний уровень запасов принимается за половину от объема заказа:

Средний уровень запасов = Объем заказа : 2

Зная размер среднего уровня запасов, можно посчитать, в какую сумму обходится хранение ресурсов.

Затраты на хранение = Средний уровень запасов х Стоимость хранения

Например, фирма получает сырье максимум через пять дней после заказа. Объем заказа равен пяти тоннам. В день используется 100 килограммов сырья. Стоимость хранения одного килограмма сырья составляет 50 рублей в год.

Точка повторного заказа = 100 х 5 = 500 (кг)

Заказ нужно размещать, когда запас уменьшится до 500 кг.

Средний уровень запасов = 5000 : 2 = 2 500 (кг)

Затраты на хранение запасов = 2 500 х 50 = 125 000 (руб.)

Елена Аверичева, исполнительный директор «Бизнес Аудит Консалтинг»:

«Компания «Альфа» занимается продажей производственного оборудования и расходных материалов.

Крупное оборудование закупают под заказ. Расходные материалы всегда должны быть в наличии, поэтому компания разработала систему «минимального остатка». На основании динамики продаж и сроков поставки был рассчитан безопасный минимальный остаток, который не вызовет дефицита. Как только количество расходных материалов снижается до этого уровня, учетная программа автоматически формирует уведомление для специалиста по закупкам о необходимости заказа.

Учет в системе управления запасами ведется по партиям товаров – для точного понимания стоимости каждой партии и маржинальности продаж. Для четкого учета товаров и материалов в компании внедрили адресное хранение и штрихкодирование. Мелкие материалы и товары учитываются по весу. До внедрения системы штрихкодирования у компании была внедрена «лайт» версия адресного хранения товара. Для каждой товарной группы был выделен отдельный цветовой сектор на складе. Это существенно сократило время поиска товара при отгрузке и время инвентаризации.

В кризисное время компания приняла решение отказаться от части складов и перешла на ответственное хранение с оплатой за фактическое хранение товара, если он реально занимает место на складе»

Расчет оптимального размера заказа

Затраты на материалы включают:

1. Стоимость приобретения — стоимость купленных материалов, включая расходы на доставку. Обычно это самая большая категория. 
2. Затраты на размещение заказов — подготовка заказов, проверка товаров при их получении.
3. Затраты на хранение — содержание склада, страхование, затраты из-за устаревания. Чем больше запасов, тем больше нужен склад и штат сотрудников. Если запас сырья финансируется из кредитных средств, в эту статью входят проценты по кредиту.
4. Затраты, вызванные возникновением дефицита — если на складе нет достаточного количества сырья, это может вызвать простои в работе и потери из-за упущенных сделок. И то и другое ведет к убыткам.
5. Затраты из-за краж, ошибок в учете, неправильного хранения.

Затраты из-за дефицита сырья можно минимизировать, рассчитав точки заказа и постоянно контролируя уровень запасов. Работа с персоналом позволит избежать краж, ошибок в хранении и учете. 

Затраты на хранение и размещение заказа уменьшаются с помощью расчета оптимального размера заказа. Чем больше партия заказывается, тем меньше затрат на размещение приходится на единицу товара. Но возрастают затраты на хранение. И наоборот. Экономически обоснованный размер заказа позволяет минимизировать общие затраты:

Для расчета необходимо допущение, что запасы расходуются с постоянной скоростью, а все заказы за год имеют равный объем. 

Рассмотрим расчет на примере.

Ежегодно компания заказывает 10 тонн сырья. Стоимость хранения одной тонны в год — 5 000 рублей. Затраты на размещения заказа — 1 000 рублей за заказ.

Расчет для объема заказа в одну тонну:

Средний уровень запасов = 1 : 2 = 0,5 (т)

Количество заказов в год = Годовая потребность : Объем заказа

Количество заказов в год = 10 : 1 = 10 (раз)

Затраты на хранение = 0,5 х 5 000 = 2 500 (руб.)

Затраты на размещение заказов в год = Количество заказов х Стоимость заказа

Затраты на размещение заказа = 10 х 1 000 = 10 000 (руб.)

Общие затраты = Затраты на хранение + Затраты на размещение

Общие затраты = 2 500 + 10 000 = 12 500 (руб.)

Посчитаем затраты для разных объемов заказа. Для удобства внесем данные в таблицу:

Минимальные затраты будут при заказе в две тонны. Быстро получить точный результат можно с помощью формулы:

где 

ЗатрРазм — затраты на размещение заказа;

ГодПотр — годовые потребности в сырье;

ЗатрХран — затраты на хранение.

Оптимальный размер заказа равен двум тоннам.

Также в этом расчете можно учитывать оптовые скидки.

Предположим, что при заказе четырех тонн поставщик дает скидку 4 000 рублей, тогда разница в общих затратах (13 000 — 10 000 = 3 000 рублей) покрывается размером скидки и становится выгодно заказывать партию побольше.

Оценка запасов на складе

Фактическое количество запасов может не соответствовать учетному, поэтому периодически требуется проведение инвентаризации.

Инвентаризация — это сверка учетного и фактического количества запасов. Она может быть: 

• непрерывной — проверка фактического наличия материалов при каждом поступлении и расходе;
• периодической — раз в месяц, квартал, год.

Цена закупок также может меняться. Вчера сырье стоило 500 рублей, сегодня 700. Как отражать этот момент при оценке запасов?

Существует четыре основных метода оценки:

1. Сплошная идентификация — применяется, когда материалы штучные. Стоимость запасов, отпущенных в производство, равна фактическим затратам на покупку материалов. Движение стоимости полностью соответствует физическому движению товаров. Такой учет применяется в производстве эксклюзивных памятников. Для заказа привозят конкретный камень, его стоимость полностью учитывается в себестоимости, в незавершенном производстве и на складе.
2. Первое поступление — первый отпуск (FIFO). Предполагаются, что в производство отпускаются первые закупленные материалы. Этот учет можно применять с однородным сырьем, например, тканями, зерном, сахаром.
3. Последнее поступление — первый отпуск (LIFO). В учете отражается, что последний товар первым идет в производство. Этот способ подходит для сырья, цена которого не сильно меняется, иначе он может привести к искажению стоимости запасов.
4. Средневзвешенная себестоимость — предполагает использование средней себестоимости запасов. Ее могут рассчитывать после каждой закупки или периодически, например, раз в месяц.
   Предположим, компания за месяц купила три заготовки с разной стоимостью 1 000, 2 000 и 3 000 рублей.
   Средневзвешенная себестоимость = (1000 + 2000 + 3000) : 3 = 2000 (руб.)

Важно, чтобы все запасы оценивались по одному методу.

Признаки эффективной системы управления запасами

1. Закупки осуществляются оптимальными партиями, не дублируются и не теряются.
2. Оплаты поставщикам проходят вовремя.
3. Поставки тщательно проверяются на соответствие заказам по номенклатуре и качеству.
4. Все закупки фиксируются, в частности, отражается цена и количество материалов, эти данные нужны для расчета себестоимости.
5. На складе можно быстро найти и получить нужные материалы.
6. Поддерживается определенный уровень запасов.
7. При хранении запасы защищены от повреждений, пожаров и краж.
8. Получение и выдача заказов фиксируются в учете.
9. Информация о наличии и движении запасов прозрачна, понятна и доступна.

Резюмируем

• Система управления запасами позволяет компании с наименьшими затратами формировать запас ресурсов для стабильной работы.
• При анализе ресурсов важно выделить те, отсутствие которых критично для работы предприятия, рассчитать для них точку заказа и контролировать уровень запаса.
• Расчет оптимального размера заказа позволит компании снизить затраты при размещении заказа и хранении запасов.
• Инвентаризация показывает, какой объем запасов есть у компании, она может проводиться после каждого движения запасов или периодически.