Программы для бухгалтерского учета: что они умеют на самом деле

Некоторые предприниматели думают, что программы для бухгалтерского учета полностью автоматизируют процесс, и самому ничего не надо делать. Вместе с экспертами разбираемся, так ли это на самом деле.

Для кого предназначены программы: для предпринимателей или бухгалтеров?

Если речь идет про малый бизнес, то программы для бухгалтерского учета используют как предприниматели, так и бухгалтеры. Некоторые владельцы бизнеса сами вникают в бухучет и вносят информацию в бухгалтерские сервисы. 

Часто распространен вариант, что в программе регистрируется предприниматель, а доступ у бухгалтера. Так делают, чтобы бухгалтерская база всегда была у владельца бизнеса. Иногда случаются конфликтные ситуации, и бухгалтер пропадает с базой, а восстановление учета — довольно трудная и дорогая история.

Генеральный директор компании «Самитов Консалтинг» Марат Самитов рассказывает про целевую аудиторию программ для бухгалтерского учета:

«В связи с тем, что малому бизнесу проблематично содержать штатную бухгалтерию, собственник становится основным пользователем сервисов для бухучета. Особую популярность они приобрели у следующих категорий бизнесменов:

• упрощенцы, которые платят налоги с доходов;
• коммерсанты, у которых вся прибыль поступает на расчетный счет;
• предприниматели, которые платят взносы только за себя;
• ИП, которые не используют онлайн-кассы.

Чем объясняется такая востребованность бухгалтерского софта именно среди этих категорий? Простотой учета и меньшим количеством хозяйственных операций в сравнении с другими системами налогообложения или видами деятельности. Ведь при наличии сотрудников, использовании ОСНО или онлайн-кассы в работе, увеличивается количество отчетности и операций. И здесь уже без специальных знаний не обойтись»    

Какие задачи решают сервисы бухгалтерского учета

Для начала развенчаем один устойчивый миф. Реклама часто убеждает, что эти сервисы полностью заменяют бухгалтера. Особенно активно таким образом рекламировались банки, которые предлагали собственные онлайн-бухгалтерии со словами, что самому не придется ничего делать. 

В результате сложился миф, что программы бухгалтерского учета все делают сами, просто надо интегрировать этот сервис к своей системе учета или CRM. Но это, мягко говоря, не так.

Марат Самитов объясняет, как на самом деле работают такие программы:

«Многие бизнесмены уверены, что бухгалтерские программы автоматизируют учетные процессы настолько, что можно вообще не обращаться к специалистам и не иметь специальных знаний. Это далеко не так. Автоматизируются только однотипные, часто повторяющиеся операции. Но совсем обойтись без участия человека нельзя. Ведь кому-то надо проводить поступление, списание денег, расчеты с контрагентами, кредиторами, вести учет операций. Если программу неправильно настроить, учет пойдет насмарку. Например, в доходы упрощенца могут попасть суммы, внесенные им на расчетный счет, доходы от бизнеса на другой системе налогообложения. Сервисы для бухучета постоянно совершенствуются, но пока они не могут обеспечить на 100% автоматизированный учет. Рассчитать налоги нажатием одной кнопки не получится. Все равно вам придется вводить учетную документацию, проверять введенные операции и правильность расчета налогов. А при необходимости корректировать начисления»

В сети много форсайт-материалов, что искусственный интеллект заменит бухгалтера, но пока до этого далеко. Рутинные операции, безусловно, уже автоматизируются, но пока сервисы далеки от полной замены бухгалтера.

Кстати, в блоге ПланФакта есть статья, как российские предприниматели используют искусственный интеллект (Chat GPT). 

Сооснователь и директор Альтап — сервиса для работы в 1C через интернет Филипп Щиров объясняет, чего ждать от сервисов для бухучета:

«Сейчас программы для ведения бухгалтерии решают большое количество задач, не исключен шанс, что они полностью автоматизируют процессы в будущем. Однако сервисы оперируют только данными, введенными специалистами. Если они некорректны, результат также будет неверным, что повлечет за собой, например, штраф от ФНС. Поэтому полный отказ от штатных специалистов невозможен: в компании нужен человек, который будет настраивать и дорабатывать программу под предприятие, отвечать за методологию ведения учета и перепроверять операции и отчеты» 

Получается, что программы для бухгалтерского учета помогают отправлять отчеты в ФНС или СФР,  выставлять счета, акты и накладные, но часть данных все равно вводит предприниматель или бухгалтер. Также программа увидит, что некоторые цифры «не бьются» между собой, и даст сигнал, если в отчетах какая-то ошибка. 

Это удобные сервисы, которые берут на себя часть рутинных операций. Например, не придется ходить с отчетами в ИФНС, а общаться с налоговиками также можно через программу. Но если компания растет, то понадобятся более серьезные инструменты для ведения бухучета или переход на бухгалтерский аутсорсинг.

Директор по развитию 1.2.3.Консалтинг групп Мария Синицына рассказывает, что бывает, если предприниматель не контролирует бухгалтерию или неправильно использует программу для бухучета:

«Для сотрудников аутсорсинговых бухгалтерских компаний автоматизированные сервисы бухучета — всегда зло. Не потому что мы с ними конкурируем за клиентов (наши клиенты всегда «крупнее» тех, что пользуются такими сервисами), а потому что  при правильном управлении бизнес растет, и с такими программами работать становится неудобно. И часто мы получаем клиента, у которого нет бухгалтерского учета, а налоговый учет ведется зачастую некорректно. А у бизнеса уже есть новые обстоятельства: внешнеэкономическая деятельность, торговля через маркетплейсы, торговля подакцизными товарами и товарами с прослеживаемостью (Честный знак, Меркурий и другие). Для таких клиентов мы всегда ставим бухгалтерский учет с нуля, исправляем ошибки задним числом, подаем уточненные декларации за прошлые периоды, чтобы избежать штрафов и пеней»

Как выбрать программу для бухгалтерского учета

В целом, надо понимать, что такое бухучет и для чего он нужен. Если только начинаете бизнес, то лучше заказать консультацию у опытного бухгалтера. Если у вас небольшой бизнес, и вы собираетесь самостоятельно вести учет, то выбирайте сервис, где есть обучение.

Генеральный директор ООО «СДМ-Консалтинг» Мария Мирецкая рассказывает, на что обратить внимание при выборе программы бухгалтерского учета:

«Учитывайте массовость продукта на рынке, цену и удобство. Мы не рекомендуем покупать эксклюзивный продукт или продукт, сделанный специально для того или иного вида бизнеса, так как за эксклюзивность всегда платишь больше, к тому же предприниматель попадает в зависимость от разработчика программы. Лучше приобрести массовый, хорошо зарекомендовавший себя продукт, который подрядчик поможет предпринимателю кастомизировать под его нужды. Очень важно осознавать значимость правильных настроек программы, а также обязательно обучать своего бухгалтера, чтобы данные в программу вносились своевременно и точно. ИТ-поддержка программы должна быть на высоте, однако это необязательно делать силами самой организации, такие услуги обычно предлагаются провайдерами программы»

Филипп Щиров дополняет:

«Главный критерий выбора программы — потребности компании. Перед тем как выбирать бухгалтерский сервис, нужно сформулировать запрос: какие функции вы хотите ему передать. Например, вам нужно только ведение бухгалтерской и налоговой отчетности или понадобится проверка контрагентов, зарплатный и кадровый учет. Определение потребности компании особенно важно для крупного бизнеса с узконаправленными задачами: не каждый сервис может предоставить их решение»

Также нужно протестировать техническую поддержку сервиса. Насколько оперативно, подробно и доступно специалисты отвечают на вопросы. Плюс не забудьте изучить отзывы пользователей. 

Можно выделить 5 программ бухгалтерского учета, которые сегодня есть на рынке:

Мое дело. Налоговый и бухгалтерский учет, а также инструменты для управления торговлей, финансами и кадрами.

КонтурЭльба. Сервис для самостоятельного учета ИП или ООО на упрощенке и патенте. Сервис отличается тем, что готовит очень много контента по теме учета.

Кнопка. Это облачная платформа, которая помогает предпринимателям наладить учет.

Небо. Онлайн-бухгалтерия, которая больше рассчитана на самостоятельное ведение учета. Много материалов, которые помогают предпринимателю самостоятельно разобраться в учете.

Налогоплательщик ЮЛ. Это бесплатный сервис от ФНС. Можно отправить отчеты, но не всем подойдет довольно архаичный интерфейс программы.

На рынке есть и другие сервисы. У всех разные тарифы и возможности, но практически у всех есть бесплатный тестовый период.

Подведем итоги. 

• Программы для бухгалтерского учета берут на себя рутинные операции, но не способны полностью автоматизировать бухгалтерский учет. 
• Эти сервисы подходят для малого бизнеса, где собственник или бухгалтер вносят данные, а система их обрабатывает и подтверждает корректность информации. В большинстве случаев это подходит бизнесу на УСН. 
• С помощью таких программ отправляют отчеты и декларации в контролирующие органы, выписывают счета и акты.