Как автоматизировать учет и сэкономить на услугах финдиректора 1,4 млн рублей. Кейс Уappi

Максим Уткин, руководитель компании Уappi, из г. Электросталь рассказал:

• как перевести учет из 6 таблиц Excel в ПланФакт;
• как сэкономить на услугах финдиректора 1,4 млн рублей.

О компании

Yappi занимается производством рекламы: полиграфией и сувенирной продукцией. Основные клиенты – юридические лица, от небольших магазинов до крупных корпораций, таких как Metro, Глобус и военные заводы.

Компания работает уже 9 лет, годовой оборот – 13 млн рублей. Максим планирует закрыть этот год с оборотом в 16 млн рублей.

Сейчас в Yappi работает 10 сотрудников. Одновременно компания ведет до 20 проектов.

Проблемы и задачи

Максим и его коллега занимались учетом самостоятельно. В качестве инструмента использовали Excel, но выводы по таблицам сделать было сложно:

«Вопрос по контролю финансового потока возник у нас давно, но мы не спешили приступать к поискам специализированного сервиса. Для бухгалтерского учета использовали 1С, для финансового – таблицы Excel, разработанные финансовой школой. Таблиц была целая куча: отдельно ДДС, отдельно план/факт, баланс и прочее. Заполнять все это и сводить одно с другим очень неудобно»

Для Максима было важно оценить темпы роста, понять от чего они зависят и как их стимулировать, таблицы с этим не помогали. Также в компании были проблемы с кассовыми разрывами, которые появлялись внезапно.

Внедрение и организация работы

После очередного кассового разрыва Максим решил, что настало время автоматизировать учет:

«Процесс заполнения табличек занимал очень много времени, особенно расстраивало повторное внесение данных (то, что в одной таблице уже заполнили, приходилось заново заполнять в другой), и я стал искать другие способы ведения. Себе и партнеру была поставлена задача: разобрать и изучить тему финансового учета и его инструментов. Просмотрели несколько сервисов, остановились на ПланФакте. На старте особенно сыграла свою роль цена»

К обучению подошли основательно, ПланФакт изучали неторопливо по одной функции за раз:

«Первое, что понравилось – очень удобный интерфейс, и, если хоть немного понимаешь, что нужно делать, то без труда можно начать заполнять и вести финансы»

Результаты

*средняя годовая заработная плата финансиста в Москве по данным hh.ru

1. Автоматизировали учет и вывели его на новый уровень:

«Сейчас мы тратим на учет всего час в день. Время, которое тратили на перебивание цифр из таблицы в таблицу, сейчас тратится на качественный анализ финансовой ситуации. Вместо 6 таблиц в Excel – ПланФакт»

2. Улучшили ситуацию с кассовыми разрывами:

«Кассовые разрывы все еще есть, но теперь мы видим их заранее и можем спрогнозировать ситуацию и подготовиться к ним»

3. Сэкономили на оплате услуг финдиректора:

«Брать финансового директора – дорогое удовольствие. В ПланФакте наиболее полный функционал за разумную цену. Я приобрел лицензию на год и не могу нарадоваться удобству сервиса»

Друзья, читайте также другие истории успеха:

1. Предприниматель из Сургута навел порядок в финансах и экономит 600 тыс. рублей в год.
2. Прозрачный учет финансов и целая неделя свободного времени для руководителя. Кейс kurtage.ru.
3. Как сократить время на учет финансов в 8 раз и перестать получать штрафы по лизингу. Кейс такси «Океан».