Ошибки в работе с дебиторской и кредиторской задолженностью

Ошибки в управлении дебиторской и кредиторской задолженностью подрывают устойчивость и эффективность бизнеса. Нарушенные операционные процессы и ручной ввод данных ведут к задержкам в расчетах и росту просроченной задолженности. Это негативно влияет на ресурс компании, тормозит рост бизнеса, лишает его возможности инвестировать в свое развитие. В статье рассмотрим основные ошибки, связанные с управлением задолженностью, и предложим практические рекомендации по улучшению учета.

Что такое дебиторская и кредиторская задолженности

Дебиторская задолженность — это долг клиентов компании за товары или услуги, которые им были предоставлены. То есть мы поставили товар или оказали услугу, но деньги на наш счет еще не поступили. Долги накапливается из-за того, что покупатель договорился с нами об отсрочке платежа или несвоевременно платит по счетам. 

С ростом дебиторской задолженности всё больше денег заморожены на счетах других компаний. Мы не можем их потратить на закупку новой партии товара, производство или текущие операционные процессы. По результатам Отчета о прибылях и убытках бизнес получил прибыль, а на деле денег на счетах нет.

Кредиторская задолженность — это средства, которые наша компания должна:

• поставщикам за товары или услуги, которые она получила, 
• за зарплату персоналу,
• за налоги и сборы,
• заемщику по кредиту,
• собственнику по дивидендам. 

Грамотная отсрочка платежей позволит компании распорядиться деньгами, не опустошая расчетные счета. Например, можно получить сырье с отсрочкой платежа и рассчитаться с поставщиком, когда продадим произведенный товар. То есть оплатить материалы за счет себестоимости, заложенной в цену товара, а не из своих денег.

Ошибки в работе с дебиторской задолженностью

Хотя каждый бизнес уникален, ошибки в управлении дебиторкой, как правило, одинаковы. Разберем стандартные:

1. Неправильная оценка кредитоспособности клиентов. Компания предоставила товары или услуги клиентам, которые не смогли их оплатить. Такое случается, когда перед платежом не проверяют кредитную историю нового клиента. Можно попробовать вернуть деньги через судебный иск, но если плательщик объявит себя банкротом, шанс на возврат средств стремится к нулю.

2. Отсутствие системы мониторинга задолженности. В компании нет сотрудника, ответственного за регулярный контроль дебиторской задолженности. Со временем неплатежи накапливаются, клиенты пользуются нашими деньгами, все чаще возникают кассовые разрывы. 

Обычно контролем занимается бухгалтер по работе с задолженностью. Он отслеживает сроки оплаты по счетам, согласно условиям договора. Если работник упустит момент, когда долг клиента достигает критического уровня, это усложнит процесс взыскания.

3. Неэффективные методы взыскания долгов. Выбор неправильных методов взыскания может ухудшить отношения с клиентами. Например, если компания сразу прибегает к судебным разбирательствам, это приводит к потере клиента и негативной репутации. Лучше начать с переговоров и предложений по реструктуризации долга.

Ошибки в работе с кредиторской задолженностью

Кредиторская задолженность возникает не только перед поставщиками, но и перед персоналом по выплате зарплаты, госбюджетом по налогам и учредителями по дивидендам. Неправильное распределение денежных потоков возникает из-за ряда ошибок управления кредиторкой:

1. Неправильное планирование платежей. Ошибки в прогнозировании денежных потоков приводят к нехватке средств для погашения кредиторской задолженности. Например, если компания ожидает поступление средств от дебиторов, но они задерживаются, это может вызвать проблемы с оплатой поставщикам. Такая ситуация часто возникает в бизнесе, где нет управленческого учета, не составляют Отчет о движении денежных средств и не ведут платежный календарь.

2. Пренебрежение условиями договоров. Заключенный договор с поставщиком кладут в папку и забывают о нем. Несоблюдение условия договоров приводит к штрафам и дополнительным расходам. Если компания не соблюдает сроки оплаты по договору, поставщик начисляет пени.

3. Отсутствие контакта с кредиторами. Коммуникация с кредиторами помогает избежать финансовых трудностей. Допустим, у компании из-за кассового разрыва нет возможности погасить платеж в срок. Она может заранее уведомить поставщика о возможной задержке платежа и предложить новый срок. Это поможет сохранить хорошие отношения и избежать штрафов.

4. Неправильное распределение ресурсов. Ошибки в управлении ликвидностью приводят к проблемам с оплатой. Такая ситуация возникает, если компания тратит все свои средства, например, на маркетинговую кампанию, не оставив резерв для погашения задолженности перед банком. 

Почему важно синхронизировать дебиторскую и кредиторскую задолженности

Даже при регулярных платежах от клиентов отсутствие контроля над кредиторами приводит к серьезным проблемам с ликвидностью. Важно понимать, по каким счетам нужно платить уже сейчас, а какие можно отложить на определенный срок. Неправильное управление обязательствами вызывает задержки в платежах, приходят штрафы, растут просрочки и уходят надежные поставщики. Это негативно сказывается на репутации компании, ставит под угрозу операционную деятельность, занижает прибыль.

Синхронизация дебиторской и кредиторской задолженности является основополагающим элементом финансового управления. В этом случае финансовый менеджер понимает, когда и сколько должно зайти средств на счет в ближайшее время. Теперь он может распределить платежи по степени важности и срокам. В первую очередь закрывают те долги, по которым могут начислить штраф или пеню.

Допустим, компания «А» успешно продает большую партию товара и получает деньги от клиентов, но не ведет учет сроков оплаты поставщикам. Она выплачивает зарплату, закупает новую партию сырья для производства, оплачивает рекламу. Приходит время платить поставщикам за ранее отгруженное сырье, а на счетах не оказывается достаточно средств. Поставщик начисляет пеню и останавливает поставку материалов.

Если у компании несколько поставщиков, и один из них решит прекратить сотрудничество из-за постоянных просрочек, это вызовет цепную реакцию, затрудняющую получение сырья и замедляющую производство. В итоге, компания теряет клиентов, которые ждут выполнения заказов.

Синхронизация дебиторской и кредиторской задолженности не только помогает избежать штрафов и просрочек, но и обеспечивает стабильность и надежность бизнеса в долгосрочной перспективе. 

Как улучшить управление задолженностью

Для минимизации ошибок в управлении дебиторской и кредиторской задолженностью важно внедрить несколько ключевых практик: 

1. Разработать четкую кредитную политику. Компания ведет строгий учет дебиторки и кредиторки, сроков погашения задолженности и условий договоров с поставщиками. Такой подход убережет бизнес от судебных исков, начисления штрафов и пеней. С другой стороны отсрочки платежа перед поставщиком освобождают часть денежных средств, позволяя потратить их на что-то более важное в данный момент. 

2. Внедрить автоматизированные системы учета. Автоматизация учета задолженности позволяет сократить ошибки. Программа напомнит об оплате по счету и распределит платежи по степени важности. А для дебиторской задолженности использование программного обеспечения помогает в своевременном мониторинге просрочек и взыскании долгов. 

3. Составлять отчеты. Регулярная отчетность позволит оперативно отслеживать состояние задолженности и выявлять потенциальную рассинхронизацию между дебиторкой и кредиторкой. Аудит задолженности выявляет проблемы на ранней стадии. Планирование платежей и синхронизация их с поступлениями помогут избежать кассовых разрывов. 

4. Обучить сотрудников. Повышение квалификации персонала снижает количество ошибок. Обучение работника, ответственного за управление задолженностью, основам финансового анализа и работы с клиентами поможет ему лучше оценивать кредитоспособность поставщика и вести переговоры.

Что в итоге

Ошибки управления дебиторкой и кредиторой могут иметь серьезные последствия для финансовой устойчивости компании. Правильное управление задолженностью снизит риски и повысит финансовую стабильность бизнеса.

Для того чтобы избежать основных ошибок, рекомендуем разработать четкую кредитную политику в компании, автоматизировать учет, внедрить регулярную отчетность и обучить персонал, ответственный за мониторинг задолженности бизнеса.

ПланФакт помогает избежать ошибок в управлении задолженностью

Ошибки с дебиторской и кредиторской задолженностью чаще всего возникают из-за ручного учета: таблицы не напоминают о платежах, отчеты составляются с опозданием, а кассовые разрывы обнаруживаются уже постфактум.

ПланФакт решает эти проблемы:

• Автоматически подгружает данные из банков и формирует отчеты в режиме реального времени.
• Показывает, кто из клиентов задерживает оплату и какие платежи нужно закрыть в первую очередь.
• Помогает синхронизировать дебиторку и кредиторку: видно, когда зайдут деньги от покупателей и когда нужно платить поставщикам.
• Формирует платежный календарь, который позволяет заранее увидеть риск кассового разрыва.

В результате компания управляет финансами на основе актуальных данных. Это снижает риск просрочек, штрафов и потери поставщиков, а также позволяет держать бизнес устойчивым даже при высокой нагрузке.

Попробуйте ПланФакт и выстроите учет задолженности так, чтобы деньги работали на развитие компании, а не терялись в кассовых разрывах.