Менеджмент изменений: как внедрить перемены и не пожалеть об этом

В последние 2-3 года бизнес часто сталкивается с тем, что нужно реагировать на изменения в бизнес-процессах. Пандемия или санкции вынуждают оперативно вносить коррективы в работу, но и развитие технологий не позволяет работать по-старому. Все перемены можно эффективно внести, если использовать менеджмент изменений. Рассказываем, что это такое, и можно ли это использовать в малом бизнесе. 

Что такое менеджмент изменений простыми словами

Это управление изменениями, которые нужны бизнесу на определенном этапе развития. Например, компания ведет финансовый учет в таблицах Excel или Google. Для одной торговой точки этого было вполне достаточно, но когда предприниматели решили расширяться, то пришли к выводу, что без автоматизации не обойтись. 

Автоматизировать бизнес не всегда просто, так как процесс могут саботировать сотрудники, или внутри компании нет понимания, как это сделать. Тут и нужен менеджмент изменений, чтобы грамотно провести трансформацию бизнеса. 

Возможно, покажется, что незачем вводить отдельное понятие для таких изменений, но статистика показывает, что 70% программ изменений в бизнесе проваливаются. Зато рентабельность инвестиций в такие программы оценивают в 135%. При удачном исходе, конечно. Поэтому эксперты выделяют отдельное направление менеджмента для управления изменениями.

Генеральный директор компании «Эксперты бизнес-планирования» Николай Журавлев рассказывает, когда бизнесу стоит подумать про перемены:

«Потребность в изменениях наиболее заметна, если бизнес сталкивается с проблемами. Например, с падением прибыли, увеличением числа жалоб, снижением мотивации сотрудников. Также такая необходимость может возникнуть с появлением новых технологий, изменением законодательства и рыночной конъюнктуры. В переменах должны принимать участие как руководство, так и сотрудники. Первым необходимо создать стратегию и определить цели, а вторым нужно быть вовлеченными в процесс и не бояться поделиться своими предложениями»

Менеджменту изменений уделяют особое внимание в корпоративном образовании. В 2023 году это направление будет одним из трендовых навыков для управленцев. Все понимают, что последние годы приучили нас к тому, что происходят самые фантастические вещи, и нужно вовремя реагировать на перемены.

Заместитель исполнительного директора по развитию, аналитике и клиентскому сервису «Ассоциации менеджеров» Екатерина Киндрук рассказывает, в каких еще ситуациях бизнес должен управлять изменениями:

«Компаниям стоит рассмотреть возможность внедрения менеджмента изменений, если они собираются использовать новые технологии, если бизнес стоит на границе слияния или поглощения, а также если предстоит смена руководства и введение новой корпоративной культуры. Любой экономический кризис — также показание для перехода к менеджменту изменений. От менеджмента изменений сегодня зависит будущее компании, ее сохранность и конкурентоспособность. Успешный перезапуск имеющихся процессов под руководством профессионалов может дать бизнесу импульс для успешного роста и наращивания прибыли в будущем»

В каком бизнесе внедряют управление изменениями

Некоторые могут подумать, что это история для больших корпораций, но это не так. Менеджмент изменений можно применять абсолютно для любого бизнеса, который планирует развиваться и реагировать на новые тенденции.

Руководитель дирекции ИТ-подбора и аутстаф-менеджмента в «Альфа-Банке» Владимир Демченков уверен, что это нужно всем:

«Менеджмент изменений подходит для бизнеса любого размера и формата. Всем важны перемены в лучшую сторону. Просто где-то они происходят быстрее, где-то медленнее. Небольшой бизнес проще развернуть на 180 градусов, в крупном все изменения идут более плавно. Понять, что компании нужны изменения, очень просто: ожидания расходятся с результатами, а коллеги по цеху обгоняют вас на виражах бизнеса. Тогда вы меняете стратегию или трансформируете свой подход к работе» 

Николай Журавлев добавляет, что изменения нужны любому бизнесу. Просто будут отличаться задачи:

«Если это большая компания, у нее могут возникнуть трудности с большим количеством сотрудников, сложной структурой управления и географическими ограничениями. В таком случае, может потребоваться более формальный подход с разделением процесса на этапы, обширной диагностикой, планированием и оценкой эффективности. Если же это небольшой бизнес, то возможны проблемы с нехваткой ресурсов, ограниченным бюджетом и неопытными сотрудниками. Здесь помогут более гибкие и адаптивные инструменты, такие как быстрое выявление проблем, определение приоритетов, внедрение изменений и проверка их жизнеспособности»

Как управлять изменениями в бизнесе

Все изменения зависят от собственников и руководителей. Если они понимают, что нельзя обойтись без перемен, то инициируют трансформацию компании. Сотрудники редко предлагают что-то поменять в своей работе. Более того, руководителям надо понимать, что коллектив может саботировать перемены.

Об этом предупреждает основатель и генеральный директор компании «Фобизнес» Роман Калашников:

«Любая трансформация встречает сопротивление консервативной части команды — а такие сотрудники есть всегда. Людям свойственно противиться переменам, поскольку они предполагают отказ от привычных паттернов — даже если эти паттерны неэффективны» 

При этом Роман Калашников считает, что тормозить перемены могут и руководители:

«Инициатором нововведений могут быть любые руководители в компании, хотя чаще всего их ожидают от топ-менеджмента. Между тем, нежелание изменений встречается не только среди рядовых сотрудников, но и на высшем уровне. Часто это связано с тем, что управленцы тонут в операционных задачах, поэтому у них не остается времени на генерацию новых идей. Помочь им в этом могут регулярные мозговые штурмы, выездные стратегические сессии, в том числе с профессиональными бизнес-коучами»

В целом можно выделить 4 этапа менеджмента изменений:

1. Понять, что нужны изменения.
2. Объяснить сотрудникам необходимость перемен.
3. Проставить цели, сроки и метрики эффективности для изменений.
4. Проанализировать результаты и при необходимости скорректировать подходы.

Разберем этапы на примере автоматизации финансового учета:

1. Компания увидела, что финансист тратит много времени на сбор показателей в таблицы. Плюс выяснилось, что часть данных сотрудники забывают передавать, и они теряются. Собственники понимают, что не видят полной финансовой картины и решают перейти на автоматизацию.

2. Собственники и финансист объясняют сотрудникам, что автоматизация избавит коллектив от рутины и будет понятно, сколько реально зарабатывает бизнес. При этом коллектив проходит обучение для работы в сервисе учета.

3. Руководство решает, что автоматизацию нужно внедрить за 2 месяца, а финансист должен отчитаться, сколько времени освободилось, и какие результаты принес новый подход к учету.

4. Возможно, нужно улучшить подходы к обучению или более внимательно смотреть за показателями торговых точек. 

Не забывайте назначить ответственных. Желательно, чтобы этот сотрудник был на стороне перемен и понимал, для чего запускается этот процесс. 

Читайте в блоге ПланФакта историю, как автоматизация финансового учета помогла избежать кассового разрыва в 600 000 рублей.

Роман Калашников рассказывает про важность контроля изменений и поощрения сотрудников:

«Изменения могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными. Последние нужно декомпозировать на ряд отдельных задач: так будет удобнее отслеживать их эффективность. Корректировать нововведения можно раз в квартал или раз в полгода, в зависимости от их специфики и целей. 

Чтобы преодолеть сопротивление команды и мотивировать ее на выполнение новых задач, руководство должно поддерживать сотрудников и отмечать успешное завершение каждого этапа. Еще один важный принцип нововведений — непрерывная аналитика, которая помогает отслеживать результаты и вовремя корректировать стратегию»

3 подхода к менеджменту изменений

Подчеркнем, что менеджмент изменений одно из трендовых направлений в системе управления. Поэтому специалисты разработали 4 модели для этих процессов.

ADKAR 

Это аббревиатура от Awareness (осведомленность), Desire (желание), Knowledge (знание), Ability (способность), Reinforcement (закрепление). В ходе изменений сотрудники проходят все эти этапы от понимания, что нужны перемены, и до внедрения новых подходов к работе. На каждом этапе выставляют оценки от 1 до 5, чтобы понимать, насколько хорошо работники внедряют изменения.

Модель Коттера

Подход разработал профессор Джон Коттер из школы бизнеса в Гарварде. Роман Калашников считает, что это один из лучших подходов для изменений, который состоит и 8 этапов:

«1. Создать в команде ощущение, что изменения нужны максимально срочно. Это подчеркивает необходимость безотлагательных действий.
2. Сформировать команду сильных специалистов, которые будут направлять и координировать организационные изменения в компании.
3. Разработать концепцию перемен и список инициатив, чтобы понять, чем новые принципы работы будут отличаться от прежних.
4. Выбрать из членов команды добровольцев, которые будут пропагандировать изменения среди коллег.
5. Выстроить условия изменений, устранить препятствия и обеспечить свободу в достижении результатов.
6. Отмечать краткосрочные успехи, которые будут вдохновлять команду на дальнейшие действия.
7. Поддерживать темп работы и постоянно инициировать новые корректировки во время всего процесса реализации концепции.
8. Закреплять нововведения до той степени, при которой они смогут вытеснить старые привычки»

Переход Уильяма Бриджеса

Консультант по управлению изменениями Уильям Бриджес написал книгу «Управление изменениями», где ввел термин «переход» для этого подхода в управлении. По его мнению, сотрудники проходят 3 этапа в период перемен:

• Признание потери и отпускание ситуации. На этом этапе сотрудники и руководители понимают, что времена изменились, и нужно решиться на перемены. Самый стрессовый период, когда нужно принять волевое решение для внедрения изменений.
• Нейтральная зона. Это время, когда старый подход еще работает, но уже внедряются новые стандарты. Обычно в это время коллектив работает с повышенной нагрузкой и руководители должны следить, чтобы коллектив справился с ситуацией, а не сорвал перемены.
• Начало нового. Сотрудники приняли изменения и начинают работать с позитивом по новым правилам.

Кроме этого, существуют и другие методологии. Например, 7S от McKinsey или подход от Курта Левина. 

Екатерина Киндрук считает, что можно использовать разные подходы, но главное — понимать цель для менеджмента изменений:

«В настоящее время есть несколько моделей менеджмента изменений, которые могут помочь вывести бизнес на новый уровень и пройти через период кризиса. Какие-то из них универсальны, другие же подойдут для определенной области.  В числе популярных подходов: модель Коттера, 7S McKinsey, ADKAR, модель изменений Курта Левина и восприятие изменений по Кюблер-Росс.  В каждом конкретном случае успех будет зависеть от качества и полноты коммуникации, которые окажут непосредственное влияние на поведение и мотивацию сотрудников»

Главное, что нужно понять предпринимателям про менеджмент изменений:

• Инициатива перемен должна исходить от собственников и руководителей.
• Нужно понимать цель изменений, выставлять сроки для внедрения и метрики для оценки результата.
• Объяснить сотрудникам цель изменений, показать позитивные стороны и поощряться за достижения результатов.
• Необходимо анализировать результаты на каждом этапе изменений и вносить коррективы.