Как избежать кассового разрыва на 600 тысяч. Кейс ИП Торочков

ИП Торочков занимается инжинирингом химической промышленности —  разрабатывает решения для химических заводов по модернизации или по строительству нового производства.
Компания находится в Череповце, но выполняет проекты по всей России.

• В штате компании 3 человека.
• Годовой оборот — 8 млн рублей.

Проблемы с Excel

Компания по сути является стартапом, который запустился в конце 2021 года. Работа проходит вне офиса, все сотрудники заняты удаленно. Евгений Торочков, собственник и основатель компании, рассказывает о том, как строится работа:

«Пока мы получаем заказы через презентации на крупных заводах, участвуем в отраслевых конференциях и выставках. Благодаря этой активности происходит продвижение»

Первые полгода финансовый учет велся примитивно: собирали затраты и поступления в таблицу Excel. Этот опыт и неудобства, связанные с ним, подтолкнули руководителя к поиску сервиса автоматизации.

«Прежде чем заключить договор на проект, необходимо, как минимум, съездить на объект. То есть в каждом проекте есть предварительные представительские расходы на поездку. Далее, после заключения договора, подключаются расходы на закупку оборудования, на зарплату людей, которые заняты в проекте. Иногда мы привлекаем контрагентов, затраты на это тоже необходимо учитывать. Все это заносилось в Excel без единой системы, с ошибками. Все данные нужно было вбивать вручную, это неудобно, деньги терялись.  Не было понимания, как рассчитывать бюджет, рентабельность, чистую прибыль, сколько компания зарабатывает на каждом проекте. Все считали примерно и «на коленке»

Единовременно компания ведет несколько проектов, каждый из которых может длиться 3-4 месяца. Это осложняло и без того перегруженный учет, приводило к еще большему количеству ошибок.

Руководитель компании принял решение автоматизировать финансовый учет, чтобы навести порядок в цифрах, отслеживать показатели и в дальнейшем использовать их для привлечения инвестиций и роста бизнеса. Он обратился за помощью во внедрении к финансисту Елене Стрелковой.

Результаты внедрения ПланФакта

1. Смогли спрогнозировать и предотвратить кассовый разрыв на 600 тыс. руб.

«В самом начале работы с сервисом мы смогли спрогнозировать кассовый разрыв на 600 тыс. руб., отследить и не допустить его. Оперативно задействовали резерв, закрыли кассовый разрыв. В Excel у нас такой возможности никогда не было. Кассовые разрывы случались внезапно»

2. Получилось экономить 15-20 тыс. руб. ежемесячно на работе помощника руководителя.

«Если бы не было ПланФакта, пришлось бы нанимать помощника, который существенную часть своего рабочего времени тратил на ведение учета. При средней зарплате 40 тыс. руб., думаю, тысяч 15-20 мы экономим»

3. Удалось отследить рентабельность. Она составляет 35%. 

До внедрения автоматизированного финансового учета рентабельность была неизвестна, работали вслепую.

4. Отделили личные деньги от денег бизнеса.

«Раньше зачастую командировки оплачивались с личных карт, сложно было отследить и учесть эти расходы. Нужно было выискивать эти транзакции вручную. Теперь личные деньги и деньги компании четко разделены»

5. Упорядочили личные траты.

«У меня в ПланФакте ведется учет не только денег компании, но и личных денег. Теперь я могу анализировать свои траты и траты семьи, делать выводы и оптимизировать»

В планах на 2023 год увеличить оборот в 3 раза и поднять рентабельность до 50%

«У нас нет возможности снижать расходы, они и так минимальны, но мы можем перераспределить их и получить возможность увеличить рентабельность»

• В ближайших планах компании запуск ООО. Для этого руководитель собирается привлекать инвесторов. А для инвесторов данные и отчеты ПланФакта покажут прозрачную картину развития бизнеса.
• ПланФакт позволяет выделить общепроизводственные расходы и перераспределить их в сторону переменных. 
• Увеличится стоимость услуг. Это можно сделать благодаря наработанному опыту, выполненным заказам и положительным отзывам