Как вовремя заметить операционный убыток и предотвратить его последствия

Операционный убыток — показатель того, что деньги из оборота уходят быстрее, чем поступают, и скоро компания столкнётся с дефицитом оборотного капитала, не сможет выплатить налоги и зарплату. 

Команда ПланФакта составила руководство для владельцев и менеджеров МСП, как рассчитать потери и предотвратить их последствия. Также мы покажем, как важно правильно составить отчёт о прибылях и убытках (ОПУ).

Наш материал не подходит для тех, кто ищет быстрые решения, а также конкретные юридические рекомендации. Мы сделали акцент на системном подходе к управлению убытками, а не на мгновенных способах их устранения. 

Почему важно вовремя реагировать на операционный убыток

Операционный убыток простыми словами — это индикатор проблем в основной деятельности организации. Если операционная деятельность без кредитов и инвестиций приносит отрицательный денежный поток два месяца подряд, пришло время экономии.

Большинство проблем малых и средних предприятий можно заметить на ранней стадии, если правильно настроить систему мониторинга и автоматизации учета. Современные облачные платформы, такие как ПланФакт, упрощают этот процесс, позволяя сосредоточиться на развитии, а не на сборе и анализе данных.

Что такое операционный убыток и в чём его отличия

При минусе доходы не покрывают операционные расходы, такие как зарплата, аренда, закупка сырья, маркетинг, логистика. Операционный результат рассчитывают по формуле:

Операционный результат = валовая прибыль – операционные расходы.

Выделяют четыре основных вида убытков:

• Прямой — возникает, когда себестоимость товара выше, чем цена продажи. 
• Косвенный — вызван внешними факторами, например, скачком логистических издержек.
• Временный — связан с сезонностью или краткосрочными проблемами. 
• Инвестиционный — потери в результате вложений, не относящихся к основной деятельности.

Операционный отличается тем, что это всегда потери в результате текущей деятельности предприятия: где-то недополучили доход или потратили лишнее.

Между потерями и прибылью есть нулевая величина — операционный ноль. Здесь выручка равна операционным расходам. Рассмотрим на графике операционный результат проекта за короткий период времени:

График показывает динамику операционной прибыли проекта за период январь–апрель

Когда линия операционного результата находится выше нулевой линии, проект получает операционную прибыль. Если линия данных находится на нулевой линии проект достиг операционной безубыточности. Когда результат ниже нулевой линии, появляется убыток.

Для нового предприятия работа в ноль — это вариант нормы, ведь доход покрывает текущие издержки на зарплату, аренду, коммунальные платежи, налоги, ожидая будущей прибыли. Однако как только чистый операционный результат смещается ниже ноля, накапливаются непогашенные счета. 

7 признаков, которые укажут на операционный убыток

Операционный минус не появляется внезапно. Вот семь ключевых сигналов, на которые стоит обратить внимание.

1. Снижение чистого операционного результата. Если прибыль от основной деятельности начала уменьшаться — это тревожный сигнал. Особенно, если этот тренд сохраняется несколько месяцев подряд.

2. Уменьшение маржи и снижение рентабельности. Обратите внимание на снижение доли прибыли в выручке. Для расчёта рентабельности используйте формулы:

R операционная = операционная прибыль / выручка × 100%.

Если рентабельность по операционной прибыли низкая, то с себестоимостью всё впорядке, а деньги уходят на текущие издержки. 

3. Рост операционных расходов. Если затраты на закупку, логистику, оплату труда или маркетинг растут, а доходы не меняются или падают, то это признак неэффективного использования денежных средств. 

4. Погрешности в управлении денежными потоками. Кассовые разрывы, задержки с оплатами счетов, накопление дебиторской задолженности — всё это говорит о том, что появились проблемы с ликвидностью. В долгосрочной перспективе денежный голод приведёт к накоплению долгов и минусу.

5. Минус в остатках отчёта ДДС. Реальный приток денег оказывается существенно ниже прогноза, но при этом выручка по ОПУ может быть даже выше плана. В данном случае реальные деньги на счёт пока не поступили или поступили в меньшем объёме. 

6. Несвоевременная корректировка бюджета. План — это не статичная величина на год вперёд. Плановые показатели должны периодически пересматриваться с учётом реалий рынка и адаптироваться под текущие условия.

7. Сбой в автоматическом контроле расходов. Это нарушение работы системы или процесса, который автоматически отслеживает, анализирует и управляет расходами в организации. Сбой обычно возникает спонтанно и вызван либо поломками на сервере поставщика услуги, либо вмешательством во внутреннюю сеть организации. Персонал замечает:

• появление задержек в отчётности,
• непредвиденные большие траты,
• невозможность получить оперативную информацию или неработающие модули системы,
• рост числа ручных проверок.

Допустим, бюджет на год составили исходя из прогноза роста цен на сырьё на 5%, а факт составил 20%. Из-за сбоя в учётной программе бюджет компании не был своевременно пересмотрен. Отдел закупок опирался на завышенные лимиты затрат, что привело к существенно большим тратам, чем позволял бюджет.

Как выявлять операционный убыток — инструменты и практики

Мы подобрали несколько действенных инструментов для того чтобы обнаружить минус в операционной деятельности.

Анализ отчётности

Отчёт о прибылях и убытках — это первый и наиболее понятный источник, к которому следует обратиться. Если на предприятии нет практики ведения управленческой отчётности, самое время начать. ПланФакт позволяет формировать ОПУ онлайн.  

Что искать: 

• уменьшение чистой операционной прибыли,  
• рост операционных расходов, превышающий рост выручки,  
• отрицательные тренды в основных показателях.

Сервис ПланФакт автоматически рассчитывает рентабельность

Ещё один важный отчёт — отчёт о движении денежных средств (ДДС). Выше мы уже упоминали, что даже если по ОПУ есть чистая прибыль, но реальные деньги не пришли, то и по счетам платить тоже будет нечем.

Отчёт позволяет максимально детализировать поступления и затраты

Использование цифровых решений

Современные платформы позволяют автоматизировать процесс составления управленческой отчётности и минимизировать убытки. Например, ПланФакт:

• Интегрирует данные из разных источников предприятия — бухгалтерия, касса, учётные программы.
• Создает дашборды для наглядного контроля за ключевыми показателями.
• Предлагает услуги удалённого сотрудничества с финансовым специалистом, который поможет настроить управленческий учёт.

Такой подход позволяет руководителю получать своевременную информацию о финансовом здоровье бизнеса, не тратя время на ручной анализ.

На диаграмме отражена структура операционного результата понедельно

Регулярные проверки и сценарное планирование

Рынок изменчив, и мы рекомендуем не только отслеживать реальные финансовые показатели, но и моделировать сценарии развития ситуации. В таком случае составляют финмодель, как правило, в трёх вариантах прогноза:

• оптимистический,
• реальный,
• пессимистический.

Такой подход помогает подготовиться к разным колебаниям рынка и заранее разработать план действий. 

Как минимизировать последствия убытка: практические советы

В этом разделе собраны проверенные практические советы, которые помогут стабилизировать ситуацию и сохранить бизнес на плаву.

1. Создайте механизм раннего предупреждения. Если система учёта позволяет это сделать, настройте автоматические уведомления по ключевым показателям, например, при превышении лимита расходов, снижении маржи или возможном кассовом разрыве. 

Если учёт в компании ведут вручную, то следует внедрить практику регулярного контроля за важными показателями деятельности — планёрки, периодическая внутренняя отчётность.

2. Регулярно пересматривайте бюджет и планы. Объём расходов нужно держать под контролем, чтобы они не превышали установленный лимит. Однако в процессе текущей деятельности сами лимиты также стоит периодически пересматривать. 

3. Используйте сценарное планирование. На основании разных сценариев финмодели подготовьте различные стратегии. В случае ухудшения ситуации, действуйте по заранее разработанному сценарию.

4. Обучайте команду и внедряйте внутренние стандарты. Каждый специалист, имеющий отношение к финансовой деятельности компании, должен понимать свою роль и иметь план действий в случае возникновения убыточной ситуации. 

5. Внедряйте автоматизированные системы учёта. Облачные платформы, такие как ПланФакт, берут на себя некоторые управленческие задачи: график платежей по кредиту, ведение календаря текущих поступлений и платежей, прогнозирование, автоматический контроль лимитов.

Плюсы автоматизированного учёта:

• Данные обновляются в реальном времени, не нужно ждать закрытия месяца или проводить анализ вручную.   
• Программа растёт и меняется вместе с бизнесом.
• Сервис интегрируется с бухгалтерской и кассовой системами, и все показатели собраны в одном месте.

Что в итоге

Контроль возникновения операционного убытка — это системный процесс, требующий внимательности сотрудников и руководителя и автоматизации учёта.  

Современные системы учёта и анализа предоставляют оперативный доступ к уже рассчитанным ключевым показателям финансового здоровья бизнеса и позволяют сосредоточиться на стратегии, а не на рутине.

ПланФакт предоставляет бесплатную демо-версию, чтобы у вас была возможность оценить полноту сбора данных и анализа деятельности организации. Финансовый специалист готов прийти на помощь в настройке управленческого учёта «под ключ». 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно проверять финансовые показатели?  

Мы рекомендуем анализировать финансовые показатели минимум раз в месяц. Как часто анализировать финансы бизнеса — вопрос не столько частоты, сколько реакции: важно не количество проверок, а своевременные действия для устранения опасных колебаний.

Какие ошибки чаще всего приводят к скрытым операционным убыткам?  

Самые распространённые ошибки:  

• неправильная калькуляция себестоимости,  
• игнорирование скрытых затрат,  
• отсутствие управленческого учёта и анализа показателей на предприятии,
• одновариантное финансовое моделирование или полное его отсутствие.  

Ошибки, приводящие к убыткам бизнеса, часто не видны в отчётах, потому что они не связаны с отдельным показателям. 

Можно ли заранее спрогнозировать операционный убыток?  

Да, если вы используете бюджетирование со сценарным анализом. Прогнозирование операционных убытков возможно, если у вас есть чёткая система отслеживания динамики отклонений в ключевых показателях.

Как автоматизация учета помогает снизить вероятность убытков?  

Автоматизация учета и снижение убытков напрямую связаны друг с другом: чем меньше человеческого фактора, тем точнее данные.  

Какие отрасли наиболее подвержены операционным убыткам?  

Отрасли с высоким риском убытков требуют повышенного контроля даже при росте выручки. К наиболее рискованным отраслям относят:  

• Розничную торговлю и общепит — здесь высокая конкуренция.
• Логистику и авиаперевозки — много фиксированных трат.
• Медицину, образование, IT-стартапы — долгий цикл окупаемости.
• Туризм, производство одежда и обуви — сезонность.  

Особенно уязвимы те компании, которые не контролируют операционную маржу, а полагаются только на объём продаж.