Как избежать кассовых разрывов? Кейс из Перми

Как ПланФакт может помочь открыть новый отдел, предотвратить кассовые разрывы и просто сохранить спокойствие руководителя? Павел Синицын, основатель «ПЕРМПРОЕКТБЮРО», поделился опытом использования сервиса.

О компании

«ПЕРМПРОЕКТБЮРО» занимается проектированием зданий, водопроводов, газопроводов, очистных сооружении и т.д. Основной заказчик – государственные структуры (ведомства, муниципалитеты, школы).

Хотя компания совсем молодая (основана в декабре 2017 года в г. Пермь), но растет быстрыми темпами. Сегодня коллектив насчитывает уже 24 человека.

«ПЕРМПРОЕКТБЮРО» ведет одновременно 34 проекта со средним чеком 1 млн рублей. Самый большой контракт на сегодня (конец сентября 2018 года) – 3 млн. План по продажам на год – 60 млн – выполнен более, чем на половину.

Проблемы и задачи

Все работы «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» проводит, не получая авансов. В среднем работа на одном проекте длится 3 месяца. Деньгами с выполненного проекта закрываются расходы по текущему. Очевидно, что в таких ситуациях неизбежны кассовые разрывы – ситуации, когда для выплаты зарплат или расчетов с поставщиками на счетах временно нет денег.

«Чтобы нам начать работать, нужно набрать много проектов. Все они ведутся с отложенными платежами: месяц, два, три, даже пять месяцев есть»

Поэтому было просто необходимо прогнозировать сложные ситуации сразу, вести финансовый и управленческий учет с самого начала деятельности компании.

Компания «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» начала использовать специальное ПО для финансово-управленческого учета. Но первый сервис, который внедрили, оказался неэффективным и неудобным, качество клиентской поддержки не устраивало. В результате было принято решение попробовать ПланФакт.

Внедрение и организация работы

«Процесс внедрения занял меньше месяца. За это время всю историю наших финансовых операций специалисты ПланФакта руками перевели на свой сервис, постоянно звонили и уточняли операции, давали рекомендации. Со мной одновременно работал 2 менеджера. За поддержку ставлю 5 из 5»

Сегодня с ПланФактом в компании постоянно работает 4 человека, которые вносят данные, а владелец бизнеса Павел Синицын использует программу для стратегических целей.

«Все прогнозы ситуаций бизнеса я строю через ПланФакт. Я заглядываю в программу, прежде всего, чтобы провести некоторые эксперименты. Что будет, если мы возьмем кредит? Что будет, если мы заморозим деньги, отложим оплату? Таким образом я моделирую разные ситуации, возможные для нашего бизнеса»

Благодаря ПланФакту в «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» заранее увидели все кассовые разрывы. Понимая их, в компании смогли заранее договориться с исполнителями и поставщиками, потому что точно знали, когда им заплатят.

Сегодня у Павла уже есть любимые функции в онлайн-сервисе. Во-первых, это 3 основных финансовых отчета, необходимых владельцу бизнеса:

• отчет о движении денежных средств (ДДС или CashFlow);
• отчет о прибылях и убытках (ОПУ или P&L);
• балансовый отчет.

И если раньше все это собиралось в Excel, и многое было непонятно, то сейчас все четко и прозрачно.

Во-вторых, вкладка «Планирование». Она помогает прогнозировать закрытие работ, поступление денег. Здесь же можно посмотреть, насколько выгоден был конкретный проект в конкретный месяц. Более того, можно увидеть в разрезе прибыльность каждого проекта.

Результаты

Принятие правильных управленческих решений

ПланФакт уже не раз помог Павлу Синицыну принимать управленческие решения для развития бизнеса. Вот пример. Для проектных работ нужно проводить изыскания. Рабочая группа выезжает со специальными приборами на место будущего объекта и производит замеры, чтобы потом полученные данные использовать при проектировании. В «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» не хотели открывать собственный отдел изысканий, потому что это дорого: нужно содержать штат высокооплачиваемых специалистов, иметь в активе дорогое оборудование и специализированные автомобили. Для этого в компании всегда нанимала субподрядчиков и думали, что так дешевле.

Благодаря данным ПланФакта в «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» увидели, что своих штатных специалистов содержать оказалось дешевле. После этого был сформирован отдел изыскания, и от подрядчиков компания больше не зависит.

Выявление убыточных проектов

Павел Синицын помог внедрить ПланФакт своим партнерам. Компания партнера занимается строительством частных домов. В высокий сезон темпы работ, а значит и закупок материалов – сумасшедшие. Так, например, кирпич закупается массово на строительство нескольких объектов сразу. При этом затраты на каждый проект по отдельности никто не считает. Из-за огромного количества проектов и большого потока наличности кажется, что в сезон деньги всегда есть, а значит есть и прибыль.

Когда владелец строительной фирмы загрузил все данные о своих рабочих объектах в ПланФакт, оказалось, что не все так успешно. Тщательно разобравшись (на что ушло 2 недели), он обнаружил, что несколько строительств – это убыточные объекты. ПланФакт дает действительно адекватную картину мира для учредителя.

Понятная аналитика бизнеса и привлечение инвесторов

Вторая фирма-партнер «ПЕРМПРОЕКТБЮРО», которой помог ПланФакт, занимается поставкой оборудования. Услуги компании оплачиваются с большой отсрочкой, так как сначала нужно закупить, привезти и отгрузить оборудование. Глава компании долго пытался доказать потенциальным инвесторам, что ему нужна определенная сумма и что прибыль будет в 2 раза выше вложений. Но его соображения не подкреплялись аналитикой, что затрудняло переговоры с инвесторами. Как только все данные поставщика оборудования были занесены в ПланФакт, тут же появился наглядный график, где будет кассовый разрыв и как его можно закрыть с помощью инвестиций, а потом еще и, приумножив их, вернуть инвестору.

«С внедрением ПланФакта появилось самое главное – спокойствие. Доходы у нас большие, но чтобы их получить, нужно постоянно делать маленькие платежи. Благодаря ПланФакту я уверен, что все эти мелкие расходы учтены»