Как избежать кассовых разрывов? Кейс из Перми

Как ПланФакт может помочь открыть новый отдел, предотвратить кассовые разрывы и просто сохранить спокойствие руководителя? Павел Синицын, основатель «ПЕРМПРОЕКТБЮРО», поделился опытом использования сервиса.

Проблемы и задачи

Все работы «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» были нарушены, не получив авансов. В среднем работа над одним проектом длится 3 месяца. Деньгами с реализованного проекта закрываются расходы по современному принципу. Очевидно, что в таких случаях предусмотрены неизбежные кассовые ситуации – когда для выплаты зарплаты или расчетов с поставщиками на счетах временно нет денег.

«Чтобы нам начать работать, нужно собрать много проектов. Все они ведутся с отложенными платежами: месяц, два, три, даже пять месяцев есть»

Поэтому было просто необходимо сразу спрогнозировать сложную ситуацию, вести финансовый и управленческий учет с самого начала деятельности компании.

Компания «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» начала использовать специальное ПО для финансово-управленческого учета. Но первый сервис, который внедрили, оказался неэффективным и неудобным, качество клиентской поддержки не организовало. В результате было принято решение попробовать ПланФакт.

В строительной сфере много непредсказуемости. Без системы финучета бизнес может не знать свою прибыль от проекта, попадать в кассовые разрывы, брать в работу убыточные объекты и отказываться от прибыльных. Эксперты ПланФакта подготовили руководство по управленческому учету строительной компании. Из него вы узнаете, как контролировать расходы, стабильно выполнять план, считать рентабельность проектов, откладывать деньги на дивиденды и развитие

Внедрение и организация работы

«Процесс работ занял меньше месяца. За это время всю историю наших финансовых операций специалисты PlanFacta руками перевели на свой сервис, постоянно звонили и уточняли операции, давая рекомендации. Со мной одновременно работало 2 менеджера. За поддержку ставлю 5 из 5»

Сегодня с ПланФактом в компании постоянно работают 4 человека, которые носят данные, владелец бизнеса Павел Синицын использует программу для стратегических целей.

«Все прогнозы событий бизнеса я строю через ПланФакт. Я заглядываю в программу, прежде всего, чтобы провести несколько экспериментов. Что будет, если мы возьмем кредит? Что будет, если мы заморозим деньги, отложим оплату? Таким образом, я моделирую разные ситуации, подходящие для нашего бизнеса».

Благодаря ПланФакту в «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» заранее представлены все кассовые разрывы. Понимая это, компания заранее смогла договориться с исполнителями и поставщиками, потому что точно знала, когда им заплатят.

Сегодня у Павла уже есть любимые функции в онлайн-сервисе. Во-первых, это 3 основных финансовых отчета , достижения владельцев бизнеса:

• отчет о движении денежных средств (ДДС или CashFlow);
• отчет о поступлениях и убытках (ОПУ или P&L);
• балансовый отчет.

И если раньше все это собиралось в Excel, и многое было непонятно, то сейчас все четко и прозрачно.

Во-вторых, вкладка «Планирование». Она помогает прогнозировать закрытие работ, поступление денег. Здесь же можно посмотреть, насколько выгоден был конкретный проект в конкретный месяц. Более того, можно увидеть в разрезе прибыльность каждого проекта.

Результаты

Принятие правильных управленческих решений

ПланФакт уже не раз помог Павлу Синицыну принимать управленческие решения для развития бизнеса. Вот пример. Для проектных работ нужно проводить изыскания. Рабочая группа выезжает со специальными приборами на место будущего объекта и производит замеры, чтобы потом полученные данные использовать при проектировании. В «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» не хотели открывать собственный отдел изысканий, потому что это дорого: нужно содержать штат высокооплачиваемых специалистов, иметь в активе дорогое оборудование и специализированные автомобили. Для этого в компании всегда нанимала субподрядчиков и думали, что так дешевле.

Благодаря данным ПланФакта в «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» увидели, что своих штатных специалистов содержать оказалось дешевле. После этого был сформирован отдел изыскания, и от подрядчиков компания больше не зависит.

Выявление убыточных проектов

Павел Синицын помог внедрить ПланФакт своим партнерам. Компания партнера занимается строительством частных домов. В высокий сезон темпы работ, а значит и закупок материалов – сумасшедшие. Так, например, кирпич закупается массово на строительство нескольких объектов сразу. При этом затраты на каждый проект по отдельности никто не считает. Из-за огромного количества проектов и большого потока наличности кажется, что в сезон деньги всегда есть, а значит есть и прибыль.

Когда владелец строительной фирмы загрузил все данные о своих рабочих объектах в ПланФакт, оказалось, что не все так успешно. Тщательно разобравшись (на что ушло 2 недели), он обнаружил, что несколько строительств – это убыточные объекты. ПланФакт дает действительно адекватную картину мира для учредителя.

Понятная аналитика бизнеса и привлечение инвесторов

Поставкой оборудования занимается вторая фирма-партнер «ПЕРМПРОЕКТБЮРО», производитель ПланФакт. Услуги компании оплачиваются с большой отсрочкой, так как сначала нужно закупить, привезти и отгрузить оборудование. Глава компании долго пытался найти инвестиционные потенциалы, что ему нужна определенная доля, и что прибыль будет в 2 раза выше вложений. Но его рекомендации не подкрепились аналитикой, что затруднило отношения с инвесторами. Как только все данные поставщика оборудования были преобразованы в ПланФакт, тут же появился наглядный график, где будет кассовый разрыв и как его можно закрыть с помощью инвестиций , а потом еще и, приумножив их, вернуть инвестору.

«С внедрением Плана Факта появилось самое главное – спокойствие. Доходы у нас большие, но чтобы их получить, нужно постоянно делать небольшие платежи. Благодаря ПлануФакту я уверен, что все незначительные расходы учтены».