Как оптимизировать работу ресторана в кризис

Ресторанный бизнес, который ощутимо пострадал в пандемию, столкнулся с новым вызовом. Нынешний кризис атакует отрасль с двух сторон: падает поток посетителей, дорожает или совсем пропадает сырье. Ясно, что в таких условиях на первый план выходит задача сохранить бизнес, а не увеличить прибыль.

Рассказываем, как оптимизировать работу ресторана или кафе и остаться на плаву.

Какие сложности у общепита сегодня

Конечно, этот кризис для ресторанного бизнеса не первый. Но он отличается от предыдущих. Например, в пандемию было рекордное сокращение потока посетителей вплоть до полного закрытия ресторанов в локдаун. Сейчас появились новые проблемы из-за санкций и разрывов логистических цепочек.

Повышение отпускных цен на продукты

Скачок инфляции и колебание курсов валют объективно сказываются на ценах, но в ситуации высокой неопределенности многие поставщики подняли цены чуть ли не в разы.

Прекращение работы иностранных поставщиков

Рестораны столкнулись с полной остановкой поставок зарубежных продуктов. Это произошло неожиданно, и никто не успел подготовиться и найти замены на российском рынке.

Александр Муратов, директор по развитию компании-владельца бренда «Якитория», рекомендует в этой ситуации действовать так:

«В первую очередь предпринимателям сейчас необходимо сосредоточиться на поиске альтернативных поставщиков, в особенности закупающих продукцию в России или дружественных странах. Это позволит минимизировать риск возникновения дефицита того или иного типа товаров, а также сдерживать рост цен для конечного потребителя – гостя. Ресторанам, которые сильно зависят от зарубежных поставщиков, возможно в скором времени придется сокращать меню на 30-40%.

Однако говорить об исчезновении каких-либо продуктов или блюд еще рано, ситуация с поставками сложная, но не критичная. При этом адаптировать ассортиментную матрицу под текущие условия работы так или иначе придется всем рестораторам»

Упал поток посетителей

Платежеспособность клиентов ресторанов упала, многие лишились работы, другие просто предпочитают экономить на необязательном в условиях кризиса и неопределенности. Так или иначе, но рестораны всегда были статьей расходов, на которой можно сэкономить. Это не самая насущная необходимость.

Александр Муратов описывает ситуацию в отрасли:

«Последний месяц был очень непростым для отрасли. Несмотря на отмену ковидных ограничений, владельцам ресторанов пришлось столкнуться со снижением трафика в среднем до 60% в зависимости от локации и региона. Это связано с падением доходов и сокращением расходов населения на фоне экономической ситуации»

Изменение условий оплат

Поставщики тоже хотят себя максимально обезопасить, поэтому переходят на предоплаты или расчеты по факту, отсрочки платежей предоставляют неохотно.

Александр Муратов подтверждает наличие этой проблемы:

«Возник ряд сложностей в закупке продукции – были перебои с поставками, изменения в условиях работы со стороны наших зарубежных партнеров, например, сокращение и отмена отсрочки по платежам, удорожание ряда продуктов и алкоголя. Особенно напряженная ситуация сложилась с закупкой алкогольной продукции – в марте российский рынок покинуло сразу несколько крупных игроков, периодически наблюдаются сбои в логистике»

Три метода оптимизации в общепите

Есть три основных метода оптимизации в ресторанном бизнесе:

• уменьшить порции;
• повысить цены;
• перейти на более дешевые продукты.

Если применить сразу три метода, удастся сэкономить довольно значительно. Но надо отдавать себе отчет, что все это – не самые популярные стратегии с точки зрения ваших клиентов. И главная выигрышная стратегия у общепита в кризис – это предложить посетителю минимальную цену. Так, например, заменить крем-чиз в десерте на более дешевый аналог, уменьшить порцию торта с 200 граммов до 170, а цену оставить прежней – видится в данном случае оптимальным решением.

Александр Муратов советует сдерживать рост цен в ресторане:

«Рестораторам на данном этапе стоит придерживаться политики сдерживания цен, ведь в кризис самые большие потери, как правило, несут бренды премиального сегмента, россияне в период экономической неопределенности будут все больше отказываться от дорогих покупок в пользу товаров первой необходимости»

К его совету присоединяется и Константин Цукер, руководитель кафе «Воскресный папа»:

«Понятно, что рост цен неизбежен, но мы для себя решили не дорожать заранее, потому что это некрасиво. Пока удается покупать сырье по старым ценам, свои цены мы тоже держим. Например, удалось купить небольшой запас кофе по старым ценам. Хотели закупить еще, но поставщик сказал, что не исключает снижения цен, поэтому решили пока подождать»

Анализ меню: лошади и загадки

Разумеется, чтобы оптимизировать себестоимость, нужно провести анализ меню и понять, какие позиции в нем самые ходовые, а какие пользуются маленьким спросом и их, возможно, вообще лучше убрать.

Для анализа меню можно использовать метод Касавана-Смита, в котором предполагается разделение всех блюд меню по принципу маржинальной прибыли и популярности. Согласно этому методу, есть блюда «Лошади», блюда «Собаки», блюда «Звезды» и блюда «Загадки». «Лошади» хорошо продаются, но приносят низкую прибыль. Это либо дешевые блюда, либо те, у которых высокая себестоимость. «Звезды» приносят ресторану максимум прибыли. «Загадки» имеют высокую маржинальность, но их редко заказывают. «Собаки» и прибыли особой не приносят, и редко заказываются.

От последний категории лучше вообще отказаться в кризис, на блюда «звезды» делать основной упор, с «лошадьми» работать, снижая их себестоимость или повышая цену, а «загадки» стимулировать покупать дополнительно к чему-то. Если не сработает, убирать вслед за «собаками».

Есть еще разные методы для анализа меню, но их суть сводится к тому, чтобы найти в нем самые маржинальные и ходовые блюда и сделать на них упор.

Контроль показателей

Для контроля показателей в ресторане необходим управленческий учет. Управлять рестораном в кризис и оставаться на плаву невозможно без тщательного контроля и подсчета денег.
Нужно ежедневно контролировать выручку и посещаемость, еженедельно мониторить средний чек, FoodCost и оборачиваемость стола, каждый месяц анализировать прибыль и проверять балансовый отчет.

К сожалению, часто собственники ресторанного бизнеса в кризис пренебрегают финансовым учетом. Это большая ошибка! Без тщательного управленческого учета компания работает вслепую. А в текущей ситуации бизнес никак не может этого себе позволить, если хочет пережить кризис.

Чек-лист для выживания ресторана в условиях кризиса

1. Анализируем и адаптируем меню.

Проводим анализ, составляем отчет, находим самые прибыльные и продаваемые позиции, делаем упор на них. Провальные блюда убираем совсем.

2. Пересматриваем концепцию.

После анализа меню станет понятно, какое процентное соотношение блюд и напитков вы предлагаете посетителям. Возможно, если барные позиции приносят больше прибыли, стоит переформатироваться из ресторана в бар. Или из кондитерской в кофейню, тем более, что кофе считается самым высокомаржинальным товаром.

3. Меняем режим работы.

Если ваше заведение работает с самого утра, а на завтраки приходит лишь пара человек, можно смещать начало работы ближе к обеду. Так вы сэкономите на ФОТ.

Константин Цукер, руководитель кафе «Воскресный папа» рассказывает про свой опыт изменения режима работы кафе:

«Недалеко от нашего кафе находится областное Управление лесами. Так сложилось, что его сотрудники большие любители наших десертов. Но мы в будние дни открываемся в 14.00. А у них обед с 13 до 14. Несколько раз ребята нас просили сдвинуть режим работы, чтоб они могли у нас обедать. Мы подумали, что сейчас для этого самое время. Всегда стараемся на клиентов ориентироваться, а в теперешней ситуации это вообще вопрос выживания»

4. Сокращаем все необязательные расходы и издержки.

Операционные расходы, которых не избежать, анализируем и тоже стараемся сократить.

5. Сокращаем ФОТ.

Да, это непопулярная мера, но если выбирать между сокращением зарплаты и увольнением, большинство предпочтет первое. Чтобы сохранить штат, поговорите с сотрудниками, опишите ситуацию, поставьте в известность о снижении зарплат заранее.

6. Договариваемся с арендодателем о скидке.

7. Ищем новых поставщиков фудкостообразующих продуктов.

Находим самое проходимое сырье и стараемся закупить его дешевле. Даже незначительная экономия на нем даст значительные результаты на выходе.

8. Минимизируем списания.

9. Находим новые точки роста.

Так, например, Константин Цукер рассказал, каким способом старается привлекать клиентов:

«По будним дням посещаемость традиционно ниже, чем на выходных. Мы придумали в середине недели устраивать кинопросмотры в кафе. С одной стороны это стимулирует продажи, а с другой — люди сейчас, как никогда, нуждаются в приятной компании и совместном времяпрепровождении»

Татьяна Шараева, генеральный директор ООО «Фудворкинг» рассказала о новом способе заработка для ресторанов, который появился в последнее время:

«В новых условиях, когда поток посетителей снизился, многие рестораны организуют коворкинг-зоны на простаивающих в дневное время площадях. Наш сервис помогает с организацией таких зон. У москвичей есть возможность через наш сайт найти и забронировать себе рабочее место или переговорную. Для посетителей это прекрасная возможность выполнить работу в приятном комфортном месте. А для ресторанов — приток новых клиентов и возможность рационально использовать площади»

Александр Муратов также говорит о новых возможностях для ресторанов в кризис:

«Ресторанная отрасль проходит очередную трансформацию – во время пандемии нам пришлось ускоренно развивать FoodTech направление, сейчас – адаптироваться под изменения в поставках и в целом ситуацию в отрасли. После ухода зарубежных сетей фастфуда у российских рестораторов появилась возможность занять освободившиеся ниши. Конечно, это не быстрый процесс, он может занять не менее года, однако у таких проектов есть огромная перспектива, особенно в условиях политики импортозамещения.

Что касается необходимости масштабировать действующий бизнес – это зависит от конкретной ситуации. Например, для «Якитории» расширение франчайзи-сети является важным стратегическим направлением развития, так как позволяет даже в кризис, во-первых, расширять клиентскую базу за счет увеличения зоны покрытия, во-вторых, повышать лояльность гостей, благодаря сокращению времени доставки блюд. В планах у «Якитории» открытие двух новых ресторанов в 2022 году – в центральной России и Поволжье. Для франчайзи-партнеров открытие ресторана под брендом «Якитория» тоже является выгодной инвестицией, так как в сложной экономической ситуации это позволяет сократить расходы на разработку концепции проекта, уменьшить время поиска поставщиков продукции. При этом, один из новых ресторанов будет запущен в мини-формате – это подразумевает меньшую площадь зала, но дополнительный фокус будет сделан на работу кухни для заказов на доставку»

Подведем итоги. Новый кризис заставляет бизнес, и в частности общепит, сокращать расходы и оптимизировать процессы. Но если подойти к задачи трезво и взвешенно, не совершать необдуманных и непросчитанных поступков, у ресторана есть все шансы не закрыться, пройти через кризис с наименьшими потерями и в новых условиях стать еще успешнее и прибыльнее.