Финучет для бизнеса с оборотом 174 млн ₽: разделили финансы по направлениям и изменили подход к инвестициям

В ПланФакт обратилась компания, которая оказывает юридические услуги и занимается сделками с недвижимостью. Учет вели в Excel по проектам, но таблица не показывала бизнес целиком: сколько денег на счетах, какие направления зарабатывают и какие сделки создают нагрузку на денежный поток.

Из-за этого возникали кассовые разрывы, а решения приходилось принимать, опираясь на разрозненные данные. Рассказываем, как финансист ПланФакта помог настроить управленческий учет и пересмотреть подход к финансам.

Один бизнес — два направления с разной экономикой

Клиент ПланФакта — компания, которая совмещает два направления: 

• Юридические услуги. 
• Покупка объектов недвижимости или готовых бизнесов для перепродажи, управления или сдачи в аренду. Например, компания может купить коммерческое помещение, несколько месяцев сдавать его арендаторам, а затем продать.

Средний оборот компании — около 14,5 млн ₽ в месяц или 174 млн ₽ в год. В команде работает 15 человек.

Главная особенность бизнеса — длинные проекты и разная финансовая логика направлений. Юридические услуги могут приносить деньги регулярно, а сделки с недвижимостью требуют крупных вложений сейчас, при этом результат часто появляется позже: после сдачи в аренду или перепродажи объекта.

Проблема: Excel показывал проекты, но не показывал бизнес целиком

До ПланФакта компания вела учет в Excel. Таблица была настроена под проекты: в ней фиксировали операции, поступления, расходы, обязательства и движение денег по отдельным сделкам.

На старте такого учета хватало. Собственники могли открыть проект и увидеть, сколько денег поступило, какие расходы оплатили и сколько осталось внутри проекта. Но по мере роста бизнеса становилось сложнее собрать из таблицы цельную финансовую картину.

Данные были разрознены: часть информации находилась в проектных вкладках, часть — в отдельных расчетах по обязательствам. 

Отдельно приходилось контролировать остатки на счетах. Их считали вручную в Excel: формулы могли сбиваться, а операции — требовать дополнительной проверки.

Из-за этого собственники не всегда понимали, сколько денег доступно сейчас и какая часть уже нужна для оплаты обязательств. 

Главная задача — перейти от Excel к прозрачной системе учета

Компания хотела постепенно отказаться от Excel и перенести управленческий учет в ПланФакт. Но просто загрузить данные в сервис было недостаточно.

В старой таблице уже накопилась история по проектам, часть сделок длилась месяцами и продолжалась в момент перехода. Если резко отказаться от Excel, можно было потерять данные или нарушить логику учета. 

Поэтому клиент обратился в ПланФакт за услугой «Финансист на аутсорсе». Работа началась в ноябре 2025 года.

Перед финансистом стояло несколько задач:

• Разобраться в старой Excel-таблице и логике проектного учета.
• Настроить статьи доходов и расходов.
• Разделить учет по направлениям деятельности.
• Настроить ДДС и ОПУ.
• Начать собирать Баланс: активы, обязательства и внутренние расчеты.
• Постепенно перенести учет в сервис потери данных по старым проектам.

Решение: внедрили ПланФакт и разделили финансы по направлениям

1. Разобрались в старой Excel-таблице

Сначала финансист изучил, как устроен текущий учет клиента: где фиксируются операции по проектам, как считаются остатки и где отражаются обязательства.

Это помогло сохранить логику проектного учета при переносе текущих операций в ПланФакт. На переходный период Excel оставили как дополнительный источник сверки: сотрудник клиента продолжает вести таблицу, а ист отражает операции в сервисе и проверяет, чтобы данные сходились.

2. Настроили статьи и аналитику по направлениям

Финансист вместе с клиентом пересобрал структуру статей в ПланФакте: разделил расходы на постоянные и переменные, а учет — по двум направлениям бизнеса.

Так собственники начали видеть не только общую сумму расходов, но и экономику каждого направления отдельно. Это было важно, потому что юридические услуги дают более стабильную прибыль, а недвижимость требует крупных вложений сейчас и приносит результат позже — после аренды, перепродажи или завершения сделки.

Раздельная аналитика помогла понять, как каждое направление влияет на общий финансовый результат компании.

3. Сформировали ДДС и ОПУ

Для регулярного контроля компания начала использовать два отчета: ДДС и ОПУ.

ДДС помогает видеть движение денег: поступления, платежи и остатки на счетах. Для клиента это было особенно важно, потому что раньше остатки приходилось сверять вручную в Excel.

ОПУ показывает финансовый результат: доходы, расходы, прибыль или убыток. Компания смотрит этот отчет ежемесячно вместе с финансистом ПланФакта, чтобы оценивать результат по направлениям и периодам.

4. Начали собирать баланс: зафиксировали активы и обязательства

Финансист начал собирать данные для управленческого баланса. В ПланФакте стали отражать стоимость объектов недвижимости и бизнесов, которые находятся у компании в собственности, управлении или подготовке к продаже. Также начали учитывать займы, внутренние расчеты, суммы к возврату и другие обязательства.

Баланс еще настраивают: часть данных нужно уточнить и добавить. Но уже сейчас компания видит, чем владеет бизнес, какие долги и обязательства нужно закрыть и сколько денег можно использовать без риска.

5. Добавили ожидаемые поступления

Полноценное планирование компания еще не внедрила, но уже начала фиксировать в ПланФакте ожидаемые поступления и дебиторку.

Раньше информация о будущих платежах могла оставаться у отдельных сотрудников: кто должен заплатить, когда ждать деньги и какую сумму нужно проконтролировать. Руководителям приходилось уточнять это вручную.

Теперь эти данные заносят в ПланФакт. Собственники видят, какие деньги должны прийти и в какие даты, а сотрудники получают понятный список платежей, которые нужно проконтролировать.

Какие решение принимали на основе новых данных из ПланФакта

Когда данные начали собираться в ПланФакте, собственники увидели, как решения по одному направлению влияют на весь бизнес: на остатки, обязательства и будущие платежи.

Перестали выводить деньги из убыточного сегмента

Раньше собственники могли ориентироваться на отдельную сделку: если по проекту появились деньги, их можно было вывести. Но без полной картины по обязательствам это усиливало кассовые разрывы.

В одном из периодов компания вывела средства, хотя по направлению уже был убыток. После этого бизнесу снова не хватило денег на следующие платежи: нехватку пришлось закрывать займами.

После анализа отчетов подход изменили. Деньги из убыточного сегмента временно не выводят: их оставляют в бизнесе на текущие расходы, обязательства и реинвестирование. Кассовые разрывы пока не исчезли полностью, но процесс стал более контролируемым.

Пересмотрели цены по недвижимости

Раздельный учет показал, что направление недвижимости не покрывает постоянные расходы. При этом юридические услуги дают более стабильную прибыль и фактически поддерживают второе направление.

После этого компания пересмотрела цены по аренде и сделкам по продаже объектов. Теперь решения по недвижимости принимают не только с учетом оборота или потенциальной стоимости объекта, но и с учетом постоянных расходов, сроков возврата денег и влияния на денежный поток.

Ограничили собственные вложения в объекты

Недвижимость требует крупных вложений здесь и сейчас. Из-за этого средства надолго выпадают из оборота и могут создавать нехватку денег на другие расходы.

Чтобы не перегружать денежный поток, компания ввела лимит собственных вложений в объекты. Теперь перед новой сделкой собственники оценивают, сколько денег бизнес может направить в недвижимость без риска для текущей деятельности.

Стали активнее привлекать инвестиции

Для новых проектов с недвижимостью компания стала чаще рассматривать внешние инвестиции. Так бизнес не изымает из оборота всю сумму самостоятельно, а вложения и риски распределяются между участниками проекта.

Результаты сотрудничества с финансистом ПланФакта

Работа с финансистом ПланФакта помогла компании увидеть бизнес целиком: деньги, прибыль, активы, обязательства и результат по каждому направлению.

Excel пока используют для сверки по длинным проектам, но текущие операции постепенно переносят в ПланФакт. Это уже помогает собственникам принимать решения по отчетам, а не по разрозненным данным.

Не понимаете, куда уходят деньги и как зарабатывать больше?

Финансист ПланФакта поможет навести порядок в учете: настроит статьи доходов и расходов, подключит нужные интеграции и сформирует управленческие отчеты — ДДС, ОПУ и Баланс. Вы сможете заранее видеть риски кассовых разрывов, контролировать прибыль и находить точки роста.

В результате у вас появится понятная финансовая картина: сколько денег есть в бизнесе, на что компания тратит деньги, сколько можно вывести без ущерба и какие направления зарабатывают, а какие забирают ресурсы.