Сокращение издержек компании: 13 рабочих способов

Чтобы больше зарабатывать, нужно больше продавать. Именно продажи занимают первое место в списке забот предпринимателя.

Но ведь на прибыль и устойчивость бизнеса влияет не только рост доходов, но и снижение расходов. Причем серьезно.

Это не всегда очевидно для собственника.

Содержание статьи

Что такое издержки и какие они бывают?
Как сокращать издержки?

1. Контролируйте зарплатный фонд
2. Оптимизируйте налоги
3. Покупайте в лизинг
4. Сократите коммунальные платежи и прочие расходы
5. Используйте аутсорсинг
6. Автоматизируйте процессы
7. Оптимизируйте производство
8. Сделайте маркетинг эффективным
9. Меньше тратьте на аренду
10. Пересмотрите поставщиков
11. Найдите и откажитесь от убыточных проектов
12. Реструктурируйте долги и получайте субсидии
13. Делайте сами

Не забывайте про финансовый учет

Представьте, что у вас бизнес по установке окон.
Доходы в месяц = 2 000 000 рублей.
Расходы = 1 500 000 рублей.
Прибыль = доходы – расходы = 500 000 рублей.

Допустим, вам удалось договориться на скидку с поставщиком материалов, и на 10% сократились расходы. Что стало с прибылью? Считаем.
Доходы в месяц = 2 000 000 рублей.
Расходы = 1 350 000 рублей.
Прибыль = доходы – расходы = 650 000 рублей.

При сокращении расходов всего на 10% прибыль выросла на 30%!

Хотите прикинуть, как изменение доходов или расходов влияет на прибыль вашего бизнеса? Мы сделали бесплатный инструмент в Excel для этого. Введите текущие показатели компании, запланируйте изменение расходов или доходов и посмотрите, как вырастет прибыль.

Что такое издержки и какие они бывают?

Издержки — это общие расходы и затраты бизнеса на производство, продажу или оказание услуг.

Для управления бизнесом достаточно разделять издержки на постоянные и переменные. Постоянные издержки — это затраты, которые не зависят от объема выпускаемой продукции. Например, зарплата сотрудников в штате, долгосрочная аренда помещений, подписка на электронные сервисы с фиксированной оплатой за месяц.
Переменные издержки — это затраты, которые меняются в зависимости от объема производства, от количества выпущенной продукции. Сюда относятся оплата работы фрилансеров за проекты, коммунальные платежи за воду и свет, сырье.

При сокращении издержек компании нужно учитывать все эти траты, тем более, они часто связаны друг с другом.

Как сокращать издержки?

Опытные предприниматели понимают, что нужно регулярно контролировать финансы, а не только в кризис. Потому что в хорошие времена прибыль будет больше, а в кризис не придется ужиматься в срочном порядке. Старайтесь сокращать постоянные издержки, чтобы бизнес всегда работал эффективно.

1. Контролируйте зарплатный фонд

Это не значит, что нужно нанимать неопытных специалистов на маленькую зарплату. Речь о том, чтобы каждый сотрудник делал нужную работу, а не получал деньги просто так. Например, если много времени тратится на рутину, то проще это автоматизировать. А если регулярно выводите людей работать в субботу, то официально сделайте шестидневку и не платите сверхурочные. Часть сотрудников можно перевести на удаленный или проектный режим работы. В первом случае не нужно оплачивать лишнее рабочее место, а во втором — платите только за результат без страховых взносов.

2. Оптимизируйте налоги

Для этого нужно ориентироваться в системах налогообложения и понимать, на чем можно сэкономить. Например, ИП и ООО на ОСНО могут не платить НДС, если выручка за 3 календарных месяца не больше 2 миллионов рублей. Сюда же можно отнести сотрудничество с самозанятыми, которые сами платят за себя налоги. Привлекайте их для некоторых работ. Изучайте Налоговый кодекс и используйте все возможности, чтобы уменьшить налоговые платежи. Только не применяйте серые схемы, типа покупки НДС. Это может плохо кончиться.

Если говорить про оптимизацию налогов в 2021 году, то стоит рассмотреть патент. Многие предприниматели беспокоятся, что ЕНВД отменят, и выбирать придется только между УСН и ОСНО, а значит, на налоги будет уходить больше. Но ПСН становится хорошей альтернативой для «вмененки» и в целом для бизнеса. С 2021 года для этой системы допускают торговые залы до 150 м² и некоторые бизнесы, для которых раньше патент не подходил. Например, автостоянки и автосервисы. Плюс каждый регион сам решает, сколько будет стоить патент и какие предприниматели его смогут использовать. Прежде чем окончательно определиться с системой налогообложения, можно узнать стоимость патента для конкретно вашего бизнеса.

3. Покупайте в лизинг

Если для бизнеса понадобится оборудование или автомобили, необязательно покупать это на свои деньги или заемные средства. Есть лизинг. Основатель финансового маркетплейса FinGood Лев Соколов считает, что это отличный способ сокращения издержек компании:

«Часто предприниматели выигрывают тендер на строительство какого-то объекта или облагораживание территории. Для этого нужно купить спецтехнику, а это дорого, даже если речь идет про б/у. Или компания занимается грузоперевозками, и для этого нужен тягач. Проще купить эту спецтехнику в лизинг. Во-первых, ее можно приобрести на какое-то время и сдать обратно. Во-вторых, лизинг уменьшает налоги. Потому что УСН уменьшают налог на сумму платежей, а организации на ОСНО принимают к вычету НДС в полной сумме, если предоставят счет-фактуры от лизингодателя»

4. Сократите коммунальные платежи и прочие расходы

Если в офисе не выключают свет, а вода льется без остановки, то вы явно можете сократить расходы. Говорите об этом сотрудникам и старайтесь приучать их к экономии. Соберите все прочие расходы и подумайте, что можно уменьшить. Например, платежи за интернет или мобильную связь. У операторов постоянно меняются тарифы, и можно их чередовать, регулярно используя более дешевые варианты. Есть даже специальные онлайн-сервисы по подбору тарифов, например, Tarifer.ru.

5. Используйте аутсорсинг

Часть процессов можно отдавать на аутсорсинг. Например, ту же бухгалтерию. На рынке есть варианты, когда сторонние исполнители полностью берут бухгалтерский учет на себя. У вас снимается головная боль, все отчеты сдаются вовремя, не будет задолженностей перед ФНС и контролирующими органами. А вам не надо будет нанимать человека и платить за это страховые взносы. Только помните, что работать придется по-белому. Посмотрите, какие процессы вы еще можете отдать на аутсорсинг: обычно это разовые задачи, для которых необязательно присутствие человека в офисе.

6. Автоматизируйте процессы

По статистике через 20 лет в мире автоматизируют больше половины процессов. Поэтому уже сегодня можно для некоторой работы использовать онлайн-сервисы. У вас есть CRM-система? Обратите внимание на Битрикс24 или AmoCRM. Автоматизация продаж – один из главных трендов сегодня.
Или, например, в розничных магазинах хорошо работают системы учета и наблюдения, которые защищают от воровства. Только подходите к автоматизации осмысленно: она должна освобождать время и заменять людей. Некоторые внедряют решения, которые предполагают работу команды программистов, а такие решения приводят к удорожанию процессов.

7. Оптимизируйте производство

У многих компаний производство или продажи работают без изменений со дня открытия. Привычные процессы редко кто-то меняет. Но иногда это действительно важно. Эксперт по франчайзингу Евгений Талдыкин делится опытом:

«Я был директором по франчайзингу в сети японских парикмахерских и встал вопрос о расширении производства. Нам нужно было в месяц собирать 50-60 парикмахерских шкафов для партнеров. До этого собирали 16 в месяц. Сначала думали, что придется нанимать еще 15 рабочих, но мы поступили по-другому. Мы проанализировали процесс сборки. Поняли, что он нелогичный. Мы переделали процесс, организовали конвейер, и для этого понадобилось нанять всего двух человек и докупить немного оборудования для распила. В итоге мы увеличили объем производства при минимальных затратах и сэкономили на найме рабочих»

8. Сделайте маркетинг эффективным

Когда приходят трудные времена, многие сразу сокращают расходы на рекламу и маркетинг. Но об этом нужно заботиться регулярно. Не стоит бездумно тратить деньги на билборды, рекламу на радио и в интернете, листовки и флаеры. Сегодня нужно просчитывать эффективность каждого рекламного канала. Ориентируйтесь на цифры: сколько вложили и сколько это вам принесло денег. Вполне вероятно, что таргетированная реклама в соцсетях приносит клиентов, а реклама по радио — нет. Или наоборот. Мы подготовили практическое руководство по онлайн-маркетингу. Только практика и никакой воды. Берите и применяйте.

9. Меньше тратьте на аренду

Офис или склад должны устраивать по цене, логистике, и быть удобными для клиентов. Обычно советуют сразу искать место подешевле, но не каждого предпринимателя это устраивает. В кризис приходится экономить на аренде или уезжать в другое место. Поэтому попытайтесь договориться с собственниками о снижении стоимости или поищите новое помещение.

В текущий кризис даже крупные компании отказываются от аренды дорогостоящих офисов. Так, например, Sony переехала из офиса в центре Москвы ближе к окраине. Для доставки сотрудников был организован специальный транспорт от кольцевой станции метро. И даже при этих затратах экономия на переезде оказалась оправданной.

10. Пересмотрите поставщиков

Эффективные руководители всегда имеют базу поставщиков. В обычных условиях — это страховка от форс-мажоров. Если один срывает поставку, то вы покупаете у другого. В кризис нужно рассмотреть все предложения и выбрать более дешевые поставки. Если основной поставщик не пойдет на уступки, то есть возможность выбрать другие предложения.

Коммерческий директор B2B-Center Андрей Бойко считает, что в этом помогут электронные торговые площадки:

«Проводить закупки для нужд бизнеса эффективно надо всегда, а не только в кризис. Это можно сделать на ЭТП. Например, страховая компания «Согласие» в 2019 году снизила закупочные цены на рекордные 27%. Через площадку страховщики покупают программное обеспечение, IT-оборудование, канцелярские товары и различные услуги. Заказчик создал для всех потенциальных поставщиков равные конкурентные условия, поэтому они охотнее снижают цены и улучшает другие условия по контрактам, чем на прямых переговорах»

11. Найдите и откажитесь от убыточных проектов

Основатель «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» Павел Синицын рассказал, как он помог партнерам найти проекты, которые тянули из бизнеса деньги:

«Компания занимается строительством частных домов. В сезон очень много проектов, и некоторые материалы закупаются в больших объемах. Например, так делают с покупкой кирпича. Но отдельно каждый проект не просчитывался. Пока идет сезон, идет большой оборот наличности, и кажется, что у компании большая прибыль. Но потом собственник загрузил в ПланФакт данные по каждому проекту отдельно и понял, что некоторые просто убыточны»

12. Реструктурируйте долги и получайте субсидии

С начала пандемии предприниматели возмущались, что государство никак не помогает бизнесу. Но одни говорили, а другие получали субсидии на выплату зарплаты и отсрочки в банках по кредитам. Поэтому ищите программы помощи от государства и банков. Используйте их, чтобы улучшить свою ситуацию.

Владелец московского ресторана «Колесо времени» Герман Вотрин активно пользовался поддержкой государства и других структур в пандемию:

«Мы пытаемся получить любую помощь , которую готово дать государство и крупные компании. Например, гранты от Яндекс.Директа, субсидии на выплату МРОТ от государства, беспроцентные или льготные кредиты от банков, компенсации на агентские комиссии за сотрудничество с агрегаторами доставки, отсрочки по налогам»

13. Делайте сами

Для некоторых операций (особенно во время кризиса) не нужны наемные сотрудники. Если вы ИП без сотрудников, то можете сами вести бухгалтерию. Для этого есть онлайн-сервисы или специальные предложения от банков. В принципе, и на упрощенке с сотрудниками можно разобраться в бухгалтерии самому. Заодно научитесь полностью контролировать свой бизнес. Посмотрите, какие процессы вы еще можете делать сами. Главное, чтобы оставалось время на управленческие решения.

Не забывайте про финансовый учет

Главное в сокращении издержек — это постоянно работать с цифрами и вести управленческий учет. Бизнес развивается, если собственники регулярно контролируют расходы и знают, сколько приносит каждый потраченный рубль.

Руководитель компании «АльПром» Владимир Савиновских рассказывает, как он нашел невидимые издержки и сэкономил 600 тысяч рублей за год:

«Сначала я обратил внимание на расчетно-кассовое обслуживание. На него я тратил 16 000 рублей в месяц, потому что банк давал ограничение на платежи, а у нас их много. В итоге я стал рассматривать предложения других банков и нашел безлимитный тариф за 7800 рублей. Конечно же, я на него перешел и стал экономить 8 000 рублей в месяц, а в год 96 тысяч.

Затем я стал думать, где мы еще переплачиваем. Для этого нужно было посмотреть исходящие платежи. Например, телефония. Мы продаем оборудование по всей России, и для удобства клиентов везде нужны местные номера. Приходилось покупать номера у местных операторов, это стоит 500 рублей в месяц, а у нас продажи в 40 городах. Кроме того из-за разных операторов мы не могли получать скидки за проговоренные минуты. Но потом мы нашли сервис, который давал нам местные номера за 290 рублей и все в одном месте. Если раньше на телефонию уходило 50 000 рублей в месяц, то теперь 30 000. Экономия 240 000 рублей в год.

Мы стали повышать качество работы наших продавцов и поняли, что необязательно содержать много менеджеров. В итоге со многими пришлось расстаться, и офис в 80 квадратных метров стал не нужен. Мы отказались от него и от аренды в 24 000 рублей в месяц.
Так три этих действия позволили нам сэкономить более 600 тысяч рублей в год»

Важно понимать, что работать над издержками лучше комплексно. Для этого нужно контролировать все расходы компании и знать, что можно сократить. Эксперт по управленческому учету Станислав Сульский считает, что предприниматели часто путают финансовый учет с бухгалтерским:

«К сожалению, многие думают, что это одно и то же. Действительно, там много общих цифр и отчетов, но бухгалтерия нужна, чтобы заплатить налоги и отчитаться перед другими контролирующими органами. А финансовый учет в первую очередь нужен для самого собственника. Эти цифры помогут оптимизировать расходы, чтобы больше зарабатывать»