Как наладить финансовый учет без специализированных знаний. Кейс m1x studio

Андрей Милицкий, собственник студии из Киева, рассказал:

• как наладил финансовый учет без специализированных знаний;
• как устранил кассовый разрыв;
• что дешевле – аутсорс или работники в штате.

О компании

Компания m1x studio занимается разработкой компьютерной графики и спецэффектов для рекламы, кино и музыкальных клипов. Андрей Милицкий основал студию в 2016 году. В 2019 году оборот компании составил 4 млн рублей, план на 2020 год – удвоить этот показатель. Студия работает с агентствами, одновременно в работе до 4-х проектов. В штате 6 человек и еще 6 на аутсорсе.

Проблемы и задачи

Андрей начинал свой бизнес параллельно с работой по найму. По мере роста масштабов реализуемых проектов он принял решение о создании студии и задумался об учете:

«Постепенно стали выделяться в отдельную компанию и сняли офис. Я занялся управлением. Когда покупали оборудование для студии, сразу начали думать про учет и его организацию»

Сначала, как и многие, использовали Excel. Но с ним было больше проблем и непонятных моментов, чем без него:

«Учет в Excel удобно не организовать: много операций терялось, с начислениями путаница, а с дебиторкой и кредиторкой была глобальная проблема – я просто не знал, как они должны выглядеть и как их организовать. Про статистику, анализ и планирование вообще невозможно говорить. Я понимал, что это временное решение – черновик, и надо искать доступный и понятный инструмент, с которым удобно вести учет, чтобы не ехать на какие-то курсы и не искать помощи людей, которые разбираются»

Внедрение и организация работы

С учетом нужно было что-то решать, и Андрей приступил к поиску специализированных сервисов:

«В сторону «1С» даже не смотрел, так как это избыточно сложная штука для нас, изучал когда-то ее, и она мне не нравится. Рассмотрел ПланФакт, специализированный украинский сервис и еще несколько локализированных западных проектов. Зарубежные проекты отпали сами собой, и я остановился на ПланФакте и другом спецсервисе. Последний, к сожалению, был сыроват и давно не обновлялся. А ПланФакт выглядел именно так, как должен выглядеть современный сервис: классный интерфейс и молниеносная служба поддержки. Так он сразу же получил меня как клиента»

На перенос данных ушло два вечера, и можно было приступать к работе:

«Люди, которые занимаются малым и средним бизнесом – это люди, которые занимаются им сами. Они должны разбираться во многом, а времени у них на это нет. У меня не бухгалтерский бэкграунд, знания, которых мне не хватало, я нашел в сервисе, поэтому он мне и понравился. Подобных ПланФакту я не видел! Он отлично «упакован»: заходишь на сайт и сразу хочется изучать все подробнее и копать глубже. В Excel было неудобно учитывать кассу: кому кто и что выдал, а в ПланФакте поддержка подсказала мне сразу несколько способов учета. Также очень наглядна кредиторская задолженность, и теперь ее легко отследить»

Сейчас с сервисом работает 2 человека – собственник и бухгалтер. В 2020 году Андрей планирует полностью передать бухгалтеру работу с ПланФактом, а сам займется только анализом и прогнозированием.

Результаты

1. Наладили полноценный учет финансов:

«На внесение данных тратим примерно 1 час в неделю. Показатели легко анализировать, все наглядно. Видны будущие платежи, маржинальность и наиболее прибыльные проекты. Учет стал полноценным и качественным. Сейчас мы планируем бюджет и нам хватает денег на дальнейшую работу. ПланФакт дает главное – уверенность, что все под контролем, и ты держишь руку на пульсе компании»

2. Устранили кассовый разрыв:

«Когда начали пользоваться ПланФактом, сразу смогли обнаружить кассовый разрыв и оперативно предпринять действия для его устранения: обратились к подрядчикам с просьбой рассчитаться с нами своевременно и из этих денег оплатили долг контрагентам»

3. Посчитали затраты на аутсорс и взяли 2-х сотрудников в штат:

«Раньше я думал, что упор стоит сделать на аутсорс, но после анализа данных в ПланФакте, я понял, что это не так уж и выгодно, и набрал сотрудников в штат»

4. Проанализировали рентабельность проектов:

«Я приятно удивился, узнав, что недорогие проекты оказались для нас более рентабельными. В процентном соотношении с проектов за 500$ мы получаем больше дохода, чем с проектов за 20 000$»