Как автоматизировать учет и экономить 85 тыс. рублей ежемесячно. Кейс Volta

Денис Лопатский, собственник компании Volta, рассказал:

• как освободил собственное время;
• как улучшил работу отстающего направления;
• как экономит 85 тыс. рублей ежемесячно.

О компании

Компания Дениса занимается модернизацией систем освещения под ключ с привлечением капитала на работы от федеральных инвесторов. Это позволяет предприятию не вкладывать свои деньги, а оплачивать модернизацию за счет экономии. У компании широкий спектр заказчиков: магазины, торговые центры, склады, заводы и комплексы. На сегодняшний день в работе более 250 проектов. Volta представлена на рынке уже 3,5 года, в компании работает 17 сотрудников, а годовой оборот составляет 200 миллионов рублей.

Проблемы и задачи

В компании не было финансового директора и случались кассовые разрывы, все это привело собственника к необходимости автоматизации учета:

«Мы вели только бухгалтерский учет в «1С», им занимался бухгалтер на аутсорсе. Он не всегда успевал все сводить и предоставлять актуальные данные для управленческого учета. Управленку я вел в Excel-таблицах. Это было неудобно, не хватало планирования и контроля за дебиторской и кредиторской задолженностями. Проанализировать операционную прибыль не получалось, необходим был отдельный инструмент»

Внедрение и организация работы

Денис проанализировал специальные сервисы для учета и выбрал ПланФакт:

«Потратил целый месяц на анализ вариантов, представленных на рынке. ПланФакт для нас — золотая середина и по цене, и по функциям. Для меня было важно, чтобы в сервисе была и синхронизация с банком, и интеграция с Bitrix»

Перенос данных занял 3 недели. С возникающими вопросами Денис обращался к консультантам технической поддержки.

«Из функционала хотел бы особенно отметить отчет о движении денежных средств и платежный календарь — наиболее полезные для нас опции. Сейчас я вношу данные в ПланФакт самостоятельно, но в следующем месяце планирую делегировать эти обязанности»

Результаты

1. Сократили время собственника:

«Раньше все цифры нужно было сверять с банком и переносить в таблицу. Сейчас на работу с финансовыми данными я трачу минимум времени — не более 30 минут в день, все операции автоматически подтягиваются из банка»

2. Улучшили работу тендерного направления:

«У нас есть несколько направлений работы. ПланФакт помог увидеть, что одно из них, тендерное, «провисает». На основе полученных цифр мы внесли изменения в его работу и вышли по нему в плюс»

3. Экономим 85 тыс. рублей в месяц:

«В связи с пандемией мы перевели сотрудников на удаленку, что в сочетании с анализом расходов на аренду позволяет нам экономить 10 тыс. рублей в месяц. Также мы автоматизировали склад, перевели кладовщика на другую должность и ежемесячно экономим на этом 50 тыс. рублей. А полная автоматизация учета позволила высвободить время бухгалтера, которое он раньше тратил на выгрузку данных по операциям и формирование отчетов. Это дополнительно экономит нам еще 25 тыс. рублей каждый месяц, а бухгалтер в освободившееся время занимается другими более важными и полезными задачами»

Друзья, читайте также другие истории успеха:

1. Как тратить на учет финансов 10 минут в день и сэкономить 1,5 млн рублей за полгода. Кейс «Наш Двор Сибирь».
2. Как наладить финансовый учет без специализированных знаний. Кейс m1x studio.
3. Как сократить время на учет финансов компании в 15 раз. Кейс сервиса доставки еды.