Как автоматизировать учет и экономить 85 тыс. рублей ежемесячно. Кейс Volta
- 10.07.20
- 2153
- Читать ≈ 5 минут
Денис Лопатский, собственник компании Volta, рассказал:
- как освободил собственное время;
- как улучшил работу отстающего направления;
- как экономит 85 тыс. рублей ежемесячно.
О компании
Компания Дениса занимается модернизацией систем освещения под ключ с привлечением капитала на работы от федеральных инвесторов. Это позволяет предприятию не вкладывать свои деньги, а оплачивать модернизацию за счет экономии. У компании широкий спектр заказчиков: магазины, торговые центры, склады, заводы и комплексы. На сегодняшний день в работе более 250 проектов. Volta представлена на рынке уже 3,5 года, в компании работает 17 сотрудников, а годовой оборот составляет 200 миллионов рублей.
Проблемы и задачи
В компании не было финансового директора и случались кассовые разрывы, все это привело собственника к необходимости автоматизации учета:
«Мы вели только бухгалтерский учет в «1С», им занимался бухгалтер на аутсорсе. Он не всегда успевал все сводить и предоставлять актуальные данные для управленческого учета. Управленку я вел в Excel-таблицах. Это было неудобно, не хватало планирования и контроля за дебиторской и кредиторской задолженностями. Проанализировать операционную прибыль не получалось, необходим был отдельный инструмент»
Внедрение и организация работы
Денис проанализировал специальные сервисы для учета и выбрал ПланФакт:
«Потратил целый месяц на анализ вариантов, представленных на рынке. ПланФакт для нас — золотая середина и по цене, и по функциям. Для меня было важно, чтобы в сервисе была и синхронизация с банком, и интеграция с Bitrix»
Перенос данных занял 3 недели. С возникающими вопросами Денис обращался к консультантам технической поддержки.
«Из функционала хотел бы особенно отметить отчет о движении денежных средств и платежный календарь — наиболее полезные для нас опции. Сейчас я вношу данные в ПланФакт самостоятельно, но в следующем месяце планирую делегировать эти обязанности»
Результаты
1. Сократили время собственника:
«Раньше все цифры нужно было сверять с банком и переносить в таблицу. Сейчас на работу с финансовыми данными я трачу минимум времени — не более 30 минут в день, все операции автоматически подтягиваются из банка»
2. Улучшили работу тендерного направления:
«У нас есть несколько направлений работы. ПланФакт помог увидеть, что одно из них, тендерное, «провисает». На основе полученных цифр мы внесли изменения в его работу и вышли по нему в плюс»
3. Экономим 85 тыс. рублей в месяц:
«В связи с пандемией мы перевели сотрудников на удаленку, что в сочетании с анализом расходов на аренду позволяет нам экономить 10 тыс. рублей в месяц. Также мы автоматизировали склад, перевели кладовщика на другую должность и ежемесячно экономим на этом 50 тыс. рублей. А полная автоматизация учета позволила высвободить время бухгалтера, которое он раньше тратил на выгрузку данных по операциям и формирование отчетов. Это дополнительно экономит нам еще 25 тыс. рублей каждый месяц, а бухгалтер в освободившееся время занимается другими более важными и полезными задачами»
Друзья, читайте также другие истории успеха:
- Как тратить на учет финансов 10 минут в день и сэкономить 1,5 млн рублей за полгода. Кейс «Наш Двор Сибирь».
- Как наладить финансовый учет без специализированных знаний. Кейс m1x studio.
- Как сократить время на учет финансов компании в 15 раз. Кейс сервиса доставки еды.
Лучшие материалы о бизнесе
и финансах. Раз в неделю.
Без воды и спама.