Как сократить время на учет финансов компании в 15 раз. Кейс сервиса доставки еды

Никита Касатов, операционный директор компании justfood, рассказал:

• как автоматизировал финучет, перейдя с сервиса «Дзен-мани» на ПланФакт, и теперь тратит в 15 раз меньше времени;
• как бороться с кассовыми разрывами;
• почему важно анализировать затраты не только по всей компании, но и по разным проектам.

О компании

Компания justfood занимается доставкой правильного питания по подписке, можно заказать еду на весь день, 6-7 контейнеров. В меню – готовые рационы, подобранные диетологом и нутрициологом. Основные клиенты компании – люди, которые худеют, занимаются спортом или просто следят за своим здоровьем.

Сначала Никита и его друзья просто закрывали свои потребности в правильном питании, а затем приняли решение развивать идею дальше, перешли на фулл-тайм и более крупные кухни. Компания существует с января 2015 года. В 2017 году оборот проекта был 60 млн рублей, в 2018 уже 130 млн, а 2019 год планируют закрыть с ростом в 1,5 раза. Сейчас в штате постоянно работают 90 человек.

Проблемы и задачи

Никита единолично вел учет в сервисе для учета личных финансов «Дзен-мани»:

«Excel мы как-то миновали, сразу начали пользоваться «Дзен-мани». Пока компания маленькая, она мало чем отличается от семьи, и нас, в принципе, все устраивало. Оплаты наличными и картами сразу вносили в программу. Операции по банковским счетам раз в месяц выгружали в Excel, добавляли в «Дзен-мани» и разносили по статьям. Иногда балансы не сходились на небольшие суммы, но мы не переживали из-за этого»

С ростом компании росли и расхождения, а общая картина была непонятна:

«Суммы расхождений стали существенными. Проверять транзакции можно было единственным способом – глазами. Выгружаешь в Excel одну выгрузку, вторую и сверяешь. Это, конечно, отнимало кучу времени и нервов, а итоговый результат все равно был неудовлетворительный, приходилось подгонять и подгонять. Остро встал вопрос переезда на более «взрослую» программу»

Также была актуальна проблема приватности. Никита хотел делегировать управление некоторыми счетами бухгалтеру, при этом не предоставляя ему доступ к остальным счетам. В «Дзен-мани» реализовать это было нельзя, поэтому приходилось все делать самостоятельно.

Внедрение и организация работы

Никита провел сравнительный анализ сервисов учета и предварительно отобрал 2 из них: ПланФакт и другой специализированный продукт. Окончательно принять решение помогла служба поддержки:

«В ПланФакте нас привлекла моментальная поддержка и стремление к развитию. Когда мы переезжали из «Дзен-мани», был миллион вопросов: как лучше сделать это, как то. Поддержка оперативно помогала в чате и на телефоне, видно что не первый день работают и все наши проблемы они уже проходили и умеют успешно решать. Про развитие – при нас вышла мобильная версия и новый инструмент для планирования, а еще ребята регулярно спрашивают у клиентов какие функции им нужны, это радует»

С сервисом Никита разобрался за неделю, еще за несколько дней подготовил данные и внес их в ПланФакт и сразу же приступил к работе.

Результаты

1. Сократили время на учет в 15 раз:

«Ранее учет требовал до 15 часов в месяц, сейчас все автоматизировано и на внесение новых данных уходит 1 час»

2. Закрыли нерентабельный проект:

«Хотели попробовать себя в новом непрофильном направлении, но после анализа данных в ПланФакте приняли решение отказаться от него. Благодаря сервису мы чувствуем баланс компании и знаем сколько денег можем потратить на развитие бизнеса»

3. Устранили кассовый разрыв:

«Все наши клиенты на предоплате. Если не разносить авансы по начислению, то кажется, что денег очень много, а это не так. Прошлой зимой в праздники у нас был кассовый разрыв. В декабре выручка падает, а расходы – нет. Чтобы выйти из кассового разрыва, договорились с поставщиками о рассрочке платежей. В этом году мы сделали выводы и к подобной ситуации готовы»