Как Артем Савичев ушел от Excel и стал тратить на учет финансов в 7 раз меньше времени

Артем Савичев, предприниматель из Москвы рассказал:

• почему Excel – не выход для развивающейся компании;
• как он принял стратегически важные решения, которые позволили увеличить рентабельность бизнеса в 2 раза;
• как оценить эффективность нового проекта;
• как правильный учет финансов помог сохранить бизнес в переломный момент.

О компании

У Артема Савичева два проекта: «Онлайн-школа восточной живописи» и «Онлайн-школа китайского языка».
Два года существует первый проект и менее полугода – второй.

Клиенты Артема – частные лица.
«Онлайн-школа восточной живописи» может похвастаться 3,5 тыс выпускников. Новый проект «Онлайн-школа китайского языка» пока насчитывает 200 выпускников.
Ежедневно проводится 150-200 онлайн-уроков. Работают 20 преподавателей.
В 2017 г. оборот составил 4,5 млн рублей, в 2018-м вырос в 3 раза до 13,5 млн рублей. План продаж на 2019 г. – 27 млн рублей.

Проблемы и задачи

С самого начала предприниматель вел учет в Excel, но столкнулся с проблемами роста:

«Вести учет в эксель реально, но занимает очень много времени. Невозможно за всеми цифрами уследить, когда делаешь все руками, где-то можешь забыть учесть платеж, что-то пропускаешь. В итоге сначала уходит очень много времени на внесение данных, а потом еще и на проверку, когда где-то не сходятся цифры. Хотя учет сам по себе довольно простой, без предоплат, сложных ситуаций и т.д.»

На учет в Excel уходило 2-3 часа в день, что, по словам Артема, катастрофически много. Также был запущен новый проект «Онлайн-школа китайского языка» и сразу возникла необходимость оценить его эффективность.

«Провести оценку эффективности в эксель было проблематично, т.к. необходимо от общего денежного потока отделить транзакции, которые идут на конкретный проект. Если вести учет по каждому проекту в разных таблицах, то возникает проблема отслеживания остатков денежных средств по счетам, что сразу делает невозможным прогнозирование кассового разрыва. В связи с этим было принято решение о поиске удобного сервиса учета финансов»

Внедрение и организация работы

«В ПланФакте привлекло все: интерфейс простой, управление простое, интеграция с банками, когда многие операции автоматизированно попадают в систему. Можно вести несколько проектов одновременно, это тоже круто, видеть при этом общее состояние по бизнесу в цифрах и отдельно по каждому проекту. Зарегистрировался, воспользовался инструкциями техподдержки, никаких проблем с внедрением не было»

После более глубокого изучения сервиса собственник выявил для себя 3 наиболее важные и полезные функции:

1. Ведение нескольких проектов одновременно.

   «Можно видеть все свои цифры и при этом результаты по отдельным направлениям. Легко выявить, например, когда за счет прибыльных направлений финансируются убыточные. Когда ведешь учет в Excel-таблице, этого просто не видишь»

2. Детализация всех расходов по статьям и по группам статей.
3. Автоматический расчет рентабельности.

   «Предприниматель может думать, что у него все в порядке, денег на текущие расходы хватает, вроде бы, какая-то и прибыль есть, а рентабельность при этом может быть катастрофически низкая, и вот эту картину очень важно видеть всегда в реальном времени – что происходит и сколько ты по-настоящему зарабатываешь»

Результаты

ПланФакт был внедрен для ведения управленческого учета в ноябре 2018 г. и уже за полгода позволил добиться ощутимых результатов:

1. Рентабельность основного проекта выросла в 2 раза.

   «Самое важное – четкое понимание рентабельности по проектам и по компании. Рентабельность основного проекта в то время, когда только ввели в практику использование ПланФакта, получилось поднять с 15 до 30%»

2. Руководитель тратит на учет финансов в 7 раз меньше времени.

   «Сложно оценить в деньгах, насколько сократились издержки – это зависит от того, во сколько оценивать время руководителя компании. Именно в экономии личного времени главная ценность ПланФакта. На учет в эксель уходило 2-3 часа ежедневно (40-60 часов в месяц), сейчас на учет в ПланФакте уходит по 6-8 часов в месяц. Достаточно пару раз в месяц подгрузить банковскую информацию и свести все цифры»

3. ПланФакт позволяет эффективно распределять расходы для быстрого роста бизнеса.
   
   С запуском нового проекта стоит вопрос о его прибыльности, об эффективности вложений. Продолжать успешный проект или закрывать убыточный? Такое решение будет приниматься с помощью ПланФакта. Сервис помог Артему Савичеву увидеть и сформировать рекламные бюджеты, свести KPI по каждому каналу (партнерские программы, социальные сети, Яндекс.Директ) и масштабировать самые эффективные.
    
4. Предотвращен кассовый разрыв, способный развалить бизнес.
   
   За три месяца был предотвращен кассовый разрыв, который мог просто разрушить бизнес.

   «В такие моменты понимаешь, что сервис не просто окупает себя. За возможность развиваться и подходить к управлению финансами своей небольшой компании осознанно и со взглядом в будущее – действительно стоит платить. Порядок в финансах был всегда, но на него уходило очень много времени, а ПланФакт помог сэкономить это ценное время, которое теперь можно пустить на решение других стратегических задач»

Друзья, читайте также другие истории успеха:

1. Как Дмитрий Клиндухов автоматизировал учет финансов, поднял рентабельность компании в 4 раза и наладил работу с дебиторкой.
2. Полная картина бизнеса за 1 час в неделю. Как ПланФакт помог «потушить пожар» в учете финансов.
3. Как организовать финансовый учет при росте компании и экономить от 100 000 руб/мес? Кейс IMPORT.PLUS.