Инструменты для ведения управленческого учета: как выбрать оптимальный

Даже в самой маленькой компании учет финансов не ограничивается регулярной сдачей отчетности в налоговую. Важно вести и управленческий учет — в отличие от финансового он не обязателен, но благодаря более глубокой аналитике позволяет увидеть реальную картину бизнеса. В статье разбираемся, какие есть инструменты для его ведения и как выбрать оптимальный.

Зачем вообще нужен управленческий учет

Бухгалтерская отчетность не позволяет предпринимателю оценивать реальную ситуацию в компании изнутри, а ему важно знать все в деталях. Нужно не только понимать, сколько он заработал, но и почему именно столько, и в каком состоянии сейчас находится бизнес. С ответами на эти вопросы и помогает управленческий учет.

Здесь нет ни строгого регламента, ни утвержденных форм отчетности, поэтому каждый может настроить учет под свои потребности. Но, как правило, присутствуют три основные формы отчетности, которые дополняются прогнозами и планами. Фокус в управленческом учете — на движении денег (на отчете о движении денежных средств и прогнозе кассовых разрывов) и на перспективах бизнеса, исследовании его узких мест.

Каким должен быть идеальный инструмент для ведения управленческого учета

Автоматизация управленческого учета — первое, о чем стоит позаботиться, выбирая инструмент для его ведения. Благодаря автоматизации предприниматель сможет тратить на учет минимум времени и принимать взвешенные решения. Вот что в инструменте должно быть еще, кроме автоматизации всего функционала.

• Возможность построить отчет PNL, баланс и отчет о движении денежных средств и связать их друг с другом.
• Гибкость, то есть возможность настроить нужную степень детализации и расшифровки — например, по отдельным направлениям или видам продукции.
• Оперативность. В реальном бизнесе иногда важно анализировать картину на ежедневной основе, а в бухучете такой возможности нет.
• Интеграция с внешним ПО, банками и другими системами.
• Возможности планирования. Управленческий учет не только рассказывает, как сейчас обстоят дела в компании, но и помогает понять, что будет дальше. В инструменте обязательно должна быть предусмотрена возможность составления прогнозов, платежных календарей и долгосрочных планов.

Основные инструменты

В зависимости от потребностей и масштабов бизнеса управленческий учет можно вести с помощью разных инструментов, и вот основные из них.

Excel или Google Таблицы

Когда вы только начинаете вести управленческий учет и не представляете, какие именно формы и показатели понадобятся, идеальное решение — Excel (или его онлайн-вариант — Google Таблицы). У этого инструмента масса достоинств.

• Он доступен всем и бесплатен.
• Таблицы прекрасно подходят для оцифровки несложных бизнес-процессов (например, если у вас всего одно юрлицо и несколько позиций в номенклатуре).
• Пользоваться таблицами просто — всего несколько стандартных формул помогут и рассчитать рентабельность, и прикинуть остаток денег на конец месяца, и оценить все нужные показатели.

Но со временем вам понадобится все больше таблиц, настраивать связи между ними станет сложнее, ошибок будет больше, и тогда вы начнете замечать и недостатки простых таблиц:

• Автоматизация в них отсутствует или минимальна, и актуальность данных поддерживать сложно.
• Практически нет интеграции с другим ПО или банками.
• Это негибкий инструмент: добавить новый блок в финмодель, чтобы ничего при этом не сломалось — целая история.
• Очень легко случайно ошибиться в формуле, закрепить в ней не ту ячейку или неправильно протянуть.

Как понять, когда пора идти дальше? Когда вырастет количество ежедневных операций, контрагентов или платежей, а на учет будет уходить слишком много рабочего времени. И в этот момент вам понадобится нечто большее, чем простой Excel.

1C

Первый специализированный инструмент для управленческого учета, который приходит в голову, — 1С. Это программа, которая изначально предназначена для автоматизации предприятий, и плюсов у нее много.

• По умолчанию уже настроены все стандартные формы отчетности.
• Есть разнообразные конфигурации для отелей, автосервисов, предприятий розничной торговли и т. д.
• 1С содержит действительно большое количество финансовой информации — базы для принятия решений.

Но есть и минусы.

• 1С заточена именно под бухучет, и автоматизация управленческого учета потребует адаптации — для этого зачастую нужен отдельный человек в штате или на аутсорсе.
• Создать в 1С дополнительный отчет может быть сложно.
• 1С плохо подходит для планирования.
• В ней не самый понятный интерфейс и беда с визуализацией данных.

1С больше подходит для крупных компаний с разработчиком, который может по запросу настроить нужную форму или интеграцию. Если вы не бухгалтер и не программист, то учет финансов в 1С может отнимать слишком много времени.

ERP-системы

ERP-системы — это системы, которые позволяют управлять всеми сегментами бизнеса от финансов и производства до логистики и даже документооборота. Есть и другие преимущества:

• Они отлично подходят для работы со сложными бизнес-процессами.
• Хорошо консолидируют данные.

Но их масштабность определяет и их недостатки:

• Сложность внедрения, которая требует максимального вовлечения сотрудников.
• Стоимость внедрения велика: речь может идти о миллионах рублей.
• Для обслуживания такой системы нужно хорошее IT-оборудование и инфраструктура.

ERP-системы подходят для крупного бизнеса, особенно для масштабных холдингов с разными направлениями, бюджет которых позволяет инвестировать в автоматизацию управленческого учета.

Специализированные сервисы

Альтернатива перечисленным инструментам — облачные сервисы для ведения учета. Их основная задача — максимально упростить собственнику сбор и анализ данных и сделать это без привлечения в штат дополнительных сотрудников и сложного внедрения. Выбрать такой инструмент можно на сервисе Startpack, изучив отзывы пользователей.

Вот основные преимущества специализированных сервисов.

• Все максимально гибко, минимум ручной работы.
• Начать использовать их можно сразу. Сотрудникам требуется только короткое вводное обучение. Сервис ПланФакт, например, предоставляет дополнительную техподдержку, специалисты которой работают без выходных и отвечают на вопросы быстро и понятно. 
• Настроена автоматическая интеграция с самыми популярными банками, эквайрингами и CRM-системами.
• Основные формы уже есть, но можно добавлять и настраивать любые дополнительные. Например, ПланФакт позволяет не только построить отчетность, но и проводить план-фактный анализ, строить платежный календарь и анализировать бизнес со всех сторон.
• Это наглядно, в них по умолчанию настроены панели с ключевыми показателями бизнеса и дашборды, которые показывают доходы, расходы, прибыль, остатки на счетах, рентабельность проектов и многое другое. В ПланФакте это выглядит так:

Важный плюс сервисов — это недорого. Стоимость использования ПланФакта начинается от полутора тысяч рублей в месяц, а в течение первой недели доступ будет бесплатным.

Облачные сервисы — это экономия времени и прозрачность учета для собственника. Контроль движения денег, выполнения плана и ведения бизнеса осуществляется просто и с минимальными временными затратами.

Подведем итог

Автоматизация управленческого учета обеспечивает его гибкость, эффективность и практичность. Сначала учет можно вести и в Excel, но как только потребности компании перерастают возможность табличного учета, неизбежен переход на более продвинутые инструменты. ERP-системы и 1С отлично справляются со сложными бизнес-процессами, но, как правило, для малого и среднего бизнеса оптимальный вариант — это облачный сервис управленческого учета. Один из таких сервисов — ПланФакт, который способен в несколько раз упростить всю работу по учету.