Финансовый учет в торговле: как анализировать цифры и планировать работу бизнеса

В торговой компании решения нужно принимать быстро: 

• Товар заканчивается — его важно заказать в оптимальном количестве, чтобы не потратить много, но и избежать дефицита.
• Маржа падает — надо разбираться с ценами и скидками.
• Расходы растут — может появиться кассовый разрыв. 

Поэтому нужны отчеты и цифры, которые помогут понять, сколько компания зарабатывает и тратит, почему растут расходы или снижается маржа. В этом поможет финансовый учет в торговле. 
Мы — онлайн-сервис финансового учета для торговли ПланФакт. Помогаем бизнесу больше зарабатывать, меньше тратить и предотвращать кассовые разрывы. В статье рассказываем, какие отчеты помогают анализировать финансовое состояние компании и на какие показатели нужно обращать внимание в первую очередь.

Финансовый учет в торговле: что именно учитывать, чтобы видеть картину по деньгам

В торговой компании финансовый учет нужен, чтобы понять:

• Какая у компании выручка за период.
• Какая себестоимость проданных товаров.
• Сколько компания должна поставщикам и сколько ей должны покупатели.
• Каков финансовый результат — прибыль или убыток.

Управленческий учет в розничной торговле нужен, чтобы оценить другие аспекты:

• Какие товарные категории дают компании основную прибыль.
• Какие магазины или каналы продаж прибыльны, а какие работают в минус.
• Где зависают деньги в запасах.
• Хватает ли валовой маржи для покрытия постоянных расходов.
• Как изменится прибыль при скидке, росте закупочных цен или изменении курса.
• Сколько нужно продавать, чтобы выйти в точку безубыточности.

📌 Как разобраться в особенностях типов учета. Посмотрите кейс финансового учета магазина спортивных товаров и сравните с кейсом управленческого учета оптового продавца техники.
Чтобы видеть целостную картину, нужно собрать все платежи в одном сервисе. Если предприниматель сам стоит на точке и принимает наличку и платежи на карту — еще можно вести цифры в таблице. Но если есть несколько вариантов оплаты и больше десяти продаж в день, уследить за всем сложнее.

Отдельно важно учитывать маркетплейсы. Если вы продаете через Wildberries или Ozon, недостаточно смотреть только на выручку — нужно учитывать комиссии, логистику и другие удержания. Без этого легко уйти в минус даже при росте продаж.

Что нужно сделать:

• Фиксировать каждую операцию по кассе: приход от продаж наличными, возвраты, любые действия.
• Отмечать поступления на расчетный счет, оплаты поставщиков, банковские переводы.
• Отражать все расходы, разносить их по категориям — дальше будет проще анализировать траты.
• Учитывать комиссии и сборы за эквайринг.
• По маркетплейсам дополнительно отслеживать:

— выручку по заказам,
— комиссии площадок,
— расходы на логистику и хранение,
— держания и штрафы.

• Онлайн-оплаты могут приходить с задержкой или в виде частичных платежей, регулярно сверяйте статистику с банковскими выписками и учетной системой.

Конечно, все это лучше делать автоматически — сводя данные из нескольких источников, можно совершить ошибки, и тогда учет будет бессмысленен. Как упростить работу и не допустить ошибку — собирайте данные с помощью ПланФакта.

ПланФакт поддерживает интеграции с маркетплейсами: подключите магазины на Wildberries и Ozon, и данные о выручке, комиссиях и расходах будут автоматически попадать в отчеты. Это позволяет отслеживать динамику продаж по дням и видеть реальную прибыль без ручного сбора данных.

Регулярно проводите сверки, иначе потом будет сложно понять, откуда появились лишние расходы или почему не бьется выручка. Проводите ежедневные или еженедельные сверки между данными кассы, банковскими выписками, выписками эквайера и отчетами онлайн-платежей.

Выручка: когда считать продажу и как учитывать возвраты

Давайте сначала разберемся, что считается выручкой. Выручка, доход и прибыль — не одно и то же. Выручка — все что компания заработала от основного вида деятельности. Доход — все суммарно заработанное компанией.

💰 Допустим, компания продает технику — сколько продали за месяц — это выручка. Например, выручка — 500 000 ₽. А еще за этот месяц компания продала старую мебель из торгового зала на 100 000 ₽. Итого доход за месяц — 600 000 ₽

💰 Теперь оценим прибыль. Прибыль — все доходы, из которых вычитают расходы. Расходы — 250 000 ₽, значит прибыль — 350 000 ₽.

Дальше разберемся с тем, когда засчитывать продажу. Есть два способа, в какой момент это сделать.

1. В момент поступления денег. Такой метод учета называется кассовым. Покупатель перечислил деньги — выручка зафиксирована. Если денег нет, хотя услугу уже оказали или товар отгрузили, — выручка еще не засчитана. 
2. В момент передачи права на товар. Это метод начисления — он противоположен кассовому. Товар отгрузили или услугу оказали — выручка зафиксирована. И неважно, если клиент обещает оплатить через неделю или месяц. Датой поступления платежа будет считаться дата получения товара, оказания услуги.

Теперь о возвратах. Если их не учитывать правильно, можно ошибиться в расчете прибыли и отчеты будут показывать неправильную картину. 
Когда клиент вернул товар:

1. Верните деньги, если уже получили оплату.
2. Примите товар обратно на склад.
3. Скорректируйте выручку за тот месяц, когда была продажа.

Возвраты можно вынести в отдельную статью расходов. Например, клиент делает возврат — вы отражаете действие в виде расхода, но в отдельной категории «Возвраты». Так проще будет отслеживать количество, сумму и частоту возвратов.

Себестоимость и валовая прибыль: почему «продали» не равно «заработали»

Прибыльность бизнеса зависит не от того, сколько компания продала, а от того, сколько осталось после всех расходов. Поэтому важно понимать, что такое себестоимость и валовая прибыль. Нужно контролировать эти показатели, чтобы иметь представление, как идут дела компании.

✅ Себестоимость. Это расходы товара, потраченные на производство или продажу товара. Например, у торговой компании в себестоимость могут быть включены расходы на закупку, доставку и хранения товара. А еще к ним можно добавить затраты на маркетинг и продажи — это зависит от того, какой вид себестоимости считаете.

Себестоимость считают, чтобы понимать, есть ли вообще смысл продавать товар. Если расходы больше или чуть меньше доход, компания работает себе в убыток.

✅ Валовая прибыль. Это выручка, из которой вычитают себестоимость проданных товаров. Это количество денег, которые остаются до учета операционных расходов: арендной платы, зарплат, расходов на маркетинг, налогов.

Выручка — общая сумма денег от продаж. Но на производство или закупку товара ушла какая-то часть денег. Это и есть себестоимость. Пока вы не вычтите ее из выручки, вы не увидите реальную картину доходов.

Себестоимость и валовую прибыль считают, чтобы:

• Понять, какой товар приносит деньги, а какой — убыточен.
• Найти точки роста. Рост себестоимости сразу скажется на валовой прибыли, поэтому себестоимость нужно вовремя снижать.
• Оценить устойчивость бизнеса. Высокая валовая прибыль означает, что компания в плюсе.
• Принять решение о масштабировании. Если валовая прибыль растет, можно задуматься о расширении бизнеса.

Запасы и обязательства: поставщики, кредиторка, авансы, логистика

Есть пять аспектов, которые важно контролировать для финансового учета в торговле, чтобы не было кассовых разрывов и проблем с поставками. 

1. Запасы. Это все активы, которые использует компания. Не только материалы или сырье, но и спецодежда, инструменты или тара. Важно вести учет, потому что если запасов много — они замораживают деньги, мало — товаров или инструментов может не хватать. Нужен баланс, поэтому важно контролировать запасы.

2. Обязательства перед поставщиками. Просроченные платежи влияют на репутацию и отношения с поставщиками, могут привести к потере выгодных условий.

Нужно контролировать:

• Суммы и сроки оплаты по договорам.
• Штрафы за просрочку, если они предусмотрены.
• График будущих платежей — позволяет заранее резервировать деньги.
• Условия отсрочки — сколько дней дают на оплату без процентов.

3. Кредиторская задолженность. Долги перед кредиторами также важно контролировать, чтобы управлять денежным потоком и не сталкиваться с кассовыми разрывами. Часто задолженности разбивают по контрагентам и срокам погашения с выделением просрочки, если она есть. Так удобнее контролировать долги. 

4. Авансы от клиентов. Это деньги, которые компания получает в счет поставки товаров. Если компания работает с клиентами по предоплате, есть определенные риски. К примеру, клиент может долго тянуть с выплатой оставшейся суммы. Поэтому полученные авансы нужно фиксировать и следить за дальнейшими выплатами. 

Еще контроль авансов позволяет:

• Прогнозировать поступление средств.
• Планировать расходы на основе подтвержденных обязательств.
• Избегать кассовых разрывов.
• Оптимизировать оборотные средства.

5. Логистические расходы. Их важно контролировать, так как иногда доставка съедает маржу. Если затраты на логистику растут и если не следить за этим, можно не заметить, насколько сильно выросли расходы.

Чтобы контролировать все описанные показатели, включая выручку, себестоимость и денежный контур, нужны отчеты. Дальше рассказываем, какие именно отчеты помогут держать руку на пульсе.

Финансовый учет в торговле: какие отчеты нужны руководителю

Отчет о прибыли (P&L) в торговле: валовая прибыль, расходы, операционный результат

Отчет о прибылях и убытках показывает, что в итоге осталось бизнесу после всех расходов. Особенно хорошо, если можно посмотреть категории выручки и категории расходов — так проще понять, куда уходят деньги. А в сервисе ПланФакт также можно сразу оценить операционную прибыль и ее рентабельность, чистую прибыль и ее рентабельность.

В ПланФакте есть два способа создания отчета: кассовым и методом начисления

Мы уже говорили о том, что считать выручку можно двумя способами. И отчет о прибыли тоже можно формировать двумя способами:

1. Кассовым методом. Все данные фиксируются по факту оплаты. Когда платили поставщику, тогда и фиксируется расход. Оплата 10 мая — расход 10 мая.
2. Методом начисления. Данные фиксируются по факту продажи или покупки. Купили партию товара 15 мая, а оплатили 25 мая, расход засчитан 15 мая.

Чем полезен P&L:

• Показывает реальную маржинальность. Можно посмотреть, какую часть выручки съели закупки, логистика, возвраты, бонусы и расходы на персонал.
• Показывает, куда уходят деньги. Например, выручка растет, а прибыль не растет. Значит, надо смотреть, что увеличивается: себестоимость закупок, складские или операционные расходы.
• Позволяет сравнивать периоды и принимать решения на основе фактов. Для принятия решений важно видеть динамику: стало ли хуже после изменений цен, расширения ассортимента, подключения новой логистики или роста зарплат.
• Помогает планировать бюджет. P&L — это основа для управленческих отчетов и планов.

ДДС (Cash Flow) и платежный календарь: чтобы не ловить кассовые разрывы

Отчет о движении денежных средств — показывает оплаты от клиентов, платежи поставщикам, расходы на аренду, налоги, зарплаты, логистику. В сервисе ПланФакт с помощью ДДС можно контролировать реальное движение денег по нескольким видам деятельности:

• операционной,
• инвестиционной,
• финансовой.

Чем полезен отчет ДДС:

• Помогает понять, хватает ли денег на закупки, аренду, зарплаты и налоги.
• Можно отследить, куда именно уходят деньги.
• Нужен для принятия управленческих решений. 

Без ДДС сложно заметить проблемы, а в отчете видно, например, если не хватает денег на текущие расходы из-за того, что клиенты задерживают выплаты.

Пример отчета в ПланФакте

Платежный календарь

Платежный календарь помогает прогнозировать расходы и доходы, чтобы вовремя заметить, если денег на что-то будет нехватать. Это важно, потому что благодаря отчету легче избежать кассовых разрывов. 
В календаре видно все обязательства. Руководитель может заранее определить, какие платежи критичны для продолжения работы, а какие можно сдвинуть, если есть возможность.

Платежный календарь в ПланФакте

Как вести платежный календарь:

• Вносите регулярные платежи. 
• Дополнительные платежи добавляйте по мере появления. 
• Обновляйте отчет, чтобы вовремя заметить кассовый разрыв.

В ПланФакте вы сможете также контролировать чистую и нераспределенную прибыль, чтобы понимать, сколько денег заработали, и думать, куда их вложить.

Отчет по товару: продажи/маржа/остатки/оборачиваемость по категориям

В торговле нужно контролировать не только деньги, но и товар — это важный актив бизнеса. Поэтому один из самых важных отчетов — отчет по товару. Чаще всего такие отчеты формируют в отдельных сервисах — товароучетных программах или в 1С.

Есть четыре направления, за которыми важно следить:

1. Продажи по категориям. Цифры помогут понять, какие товары более популярны, а какие покупают реже всего.
2. Маржа. Товар может быть самым популярным, но с низкой маржой. Исходя из отчетов можно оптимизировать ассортимент.
3. Остатки. Важно, чтобы товар не лежал долго на складе, но и нельзя допускать дефицита. Помогает контроль остатков. В некоторых сервисах есть автоматическое формирование заявок на закупку, если на складе осталось мало товаров.
4. Оборачиваемость. Оборачиваемость показывает, как быстро товар превращается в деньги. В отчетах можно отслеживать период оборачиваемости или коэффициент — как удобнее.

Финансовый учет в розничной торговле: разрезы и метрики магазина

Метрики магазина: средний чек, маржинальность, потери, списания 

Чтобы управлять торговой компанией, нужно регулярно отслеживать такие метрики:

1. Средний чек — показывает, сколько денег в среднем приносит один покупатель. По среднему чеку можно понять, какие категории товаров по стоимости выбирают клиенты, делают ли продавцы допродажи, работают ли акционные предложения. 
2. Маржинальность — разница между выручкой и переменными расходами. Метрика показывает долю прибыли в каждом рубле выручки и то, насколько выгодно вы продаете товар. Ее контролируют, чтобы находить нерентабельные товары, сравнивать прибыльность разных категорий. 
3. Потери — важно анализировать недостачи товаров и разбираться в причинах. Это поможет найти ошибки. Допустим, можно увидеть много возвратов акционных товаров и понять, что так сотрудники накручивают себе премии.
4. Списания — их также важно контролировать, чтобы найти узкие места. Допустим, частые списания могут указывать на то, что вы закупаете слишком много товара и он портится на складе.

Такие показатели помогут понять, как увеличить прибыль и почему она снижается. С какой периодичностью можно контролировать метрики:

• Средний чек — раз в неделю, чтобы быстро реагировать на снижение.
• Маржинальность — раз в неделю или месяц.
• Потери — после каждой инвентаризации или минимум раз в квартал.
• Списания — ежемесячно, с разбивкой по причинам.

Ассортиментная аналитика: категории, роли товаров, «локомотивы» и «балласт»

Чтобы генерировать прибыль, важно регулярно оценивать ассортимент и находить нерентабельные товары, которые не нужно продавать. Вообще полезно делать анализ и делить товары на категории по степени спроса и прибыли.

Отслеживайте прибыльность и рентабельность каждого направления, магазина, сегмента товаров в разделе ПланФакта «Проекты» 

Например, есть методика, в которой товары делят на такие группы:

• «Локомотивы» или «Звезды» — хиты продаж, товары с высоким спросом, которые хорошо продаются. Часто — это базовые позиции, которые покупатели ищут в первую очередь. Они формируют поток покупателей.
• «Генераторы прибыли» или «Дойные коровы» — высокомаржинальные товары, с большой наценкой, но продаются реже.
• «Привлекатели трафика» или «Трудные дети» — товары по акционной цене.
• «Балласт» или «Собаки» — неликвид, товары, которые почти не продаются, занимают место и замораживают деньги.

Вот так можно распределить товары по квадрантам матрицы БКГ-анализа ↓

Пример построения матрицы

В матрице можно анализировать разные  показатели — те, которые важны для компании. Например, оценивать темп роста рынка и долю рынка. Получится примерно так ↓

Матрицу можно сделать в таблицах и тут же построить график

Что даст такой анализ ассортимента. Он поможет понять, какие товары нужно убрать из ассортимента, а в какие стоит вкладываться. Обычно «собак» убирают из ассортимента, если товары не получается перевести в другую категорию. Например, если не удается увеличить спрос. А еще компании важно сосредоточиться на развитии «звезд» и сделать так, чтобы не проседали продажи «дойных коров». 

Больше об инструменте «Матрица БКГ-анализа» →

Оборачиваемость и заморозка денег в складе: как связать с закупками

Бывает, партия товара месяцами лежит на складе и не продается. Компания не использует вложенные деньги на новые закупки, рекламу или развитие бизнеса, деньги просто застряли на складе. Чтобы такого не было, важно контролировать не только складские запасы, но и оборачиваемость. Это скорость, с которой товар покидает склад и превращается в выручку.

Чем дольше товар лежит на складе, тем хуже для бизнеса:

• Потраченные деньги нельзя вложить во что-то другое.
• Нужно платить за хранение — аренду или коммунальные услуги, зарплаты сотрудникам склада.
• Есть риск потерять товар из‑за порчи или просрочки.

Оборачиваемость можно считать в днях или в разах. 

Расчет поможет понять, какие товары задерживаются на складе.

Например, мы видим, что у набора барбекю в разы выше оборачиваемость, чем у других товаров. Причина может быть в неправильно выбранном количестве при закупке и неправильной оценке спроса, завышенных ценах, высокой конкуренции. Надо понять, в чем ошибка и исправить ее, чтобы деньги не оставались замороженными и дальше.

Как избавиться от неликвида и увеличить оборачиваемость →

Организация финансового учета в торговле: процесс, роли, регламенты

Правильно выстроить финансовый учет в торговой компании не просто, но это важно для эффективного управления бизнесом. Есть два варианта организации финансового учета в торговле: все делать самостоятельно или обратиться за помощью к финансовому аналитику ПланФакта. 

Дальше подробнее расскажем о первом способе. 

Шаг 1. Распределите роли и зоны ответственности. Распределив обязанности, вы будете точно понимать, кто за какие задачи отвечает. Например, опишите:

• кто контролирует метрики по продажам,
• кто анализирует ассортимент и отслеживает оборачиваемость,
• кто контролирует отчеты и ведет платежный календарь,
• кто следит за задолженностями,
• кто принимает решения.

Пропишите это в отдельном документе или в таблице, чтобы сотрудники понимали свои роли и задачи. 

Шаг 2. Выберите инструменты учета. Если у вас не микробизнес, выберите сервис, который будет автоматически собирать данные о доходах и расходах, выручке, будет считать маржинальность и себестоимость. Без этого можно утонуть в ручном сборе данных и совершить кучу ошибок, сводя и считая показатели.

Что можно использовать:

• ПланФакт — для создания отчетов ДДС, ОПиУ, ведения платежного календаря.
• Товароучетные программы вроде «Управления ассортиментом» от Эвотора или 1С — для отчетов по товару.

Шаг 3. Пропишите и внедрите регламенты. Опишите, как часто нужно проверять разные показатели, в каких ситуациях необходимо срочно обращаться к руководителю. Например, если появляется кассовый разрыв или сильно падает маржа. 

Можно составить календарь учета, в котором будет указано, кто и когда занимается анализом данных. Что-то вроде этого ↓

Контроль качества данных: сверки, инвентаризации и «красные флаги»

Сверки и инвентаризации нужны, чтобы убедиться, что цифры в отчетах соответствуют реальности. Например, на складе действительно лежат те товары, которые числятся в программе, а в кассе — столько денег, сколько в отчете.

Когда проводить проверку:

• инвентаризацию товаров делают раз в 1–3 месяца;
• инвентаризацию основных средств — перед годовой отчетностью;
• сверки с поставщиками — примерно раз в квартал или полгода.

Бывают случаи, когда проверку нужно проводить внепланово. Например, из компании увольняется управляющий складом. Нужно свериться, сколько товаров есть на складе на момент его ухода. Или кого-то из сотрудников поймали на воровстве — тоже нужна проверка. Фактические данные обязательно вносят в программу, а с расхождениями разбираются — ищут причины. 

Автоматизация учета в торговле: как собрать систему без ручного хаоса

Ведение финансового учета в торговле автоматизируют с помощью специальных сервисов. Они автоматически собирают данные о доходах и расходах компании, продажах, а затем считают финансовые показатели. 

Например, к сервису ПланФакт можно подключить банковские счета, карты, интернет-эквайринг, маркетплейсы, 1С, CRM-систему, чтобы данные обо всех операциях автоматически отображались в сервисе. 

ПланФакт будет формировать отчеты ДДС, ОПиУ, «Баланс» и другие, считать валовую и чистую прибыль, маржу и рентабельность. Также в сервисе есть платежный календарь, который поможет контролировать кассовые разрывы и сравнивать фактические показатели с планом.

Пример того, как можно вести финансовый учет в сервисе ПланФакт

В сервисе есть много полезных инструментов для бизнеса. На дашбордах можно в режиме реального времени контролировать прибыль или оценивать остатки на счетах, анализировать категории доходов и расходов, находить проблемные места бизнеса. В ПланФакте можно оценивать запасы в деньгах — сколько денег вложено в товары, которые лежат на складе

FAQ по финансовому и управленческому учету в торговле

Что такое финансовый учет и зачем он нужен

Финансовый учет — система контроля и анализа данных компании, которая позволяет планировать работу бизнеса. Основная цель — получить информацию, на основе которой руководители смогут принимать решения:

• Как выстроить ассортимент.
• Какие направления прибыльные и в них стоит вкладываться.
• Какие расходы можно сократить.
• Что сделать, чтобы увеличить чистую прибыль и т. д. 

Какие отчеты важны в финансовом учете торговой компании

Отчет о прибылях и убытках — показывает, что в итоге осталось бизнесу после всех расходов. Особенно хорошо, если можно посмотреть категории выручки и категории расходов — так проще понять, куда уходят деньги. А в сервисе ПланФакт также можно сразу оценить операционную прибыль и рентабельность, чистую прибыль и рентабельность.

Отчет о движении денежных средств — показывает оплаты от клиентов, платежи поставщикам, расходы на аренду, налоги, зарплаты, логистику. В сервисе ПланФакт с помощью ДДС можно контролировать реальное движение денег по нескольким видам деятельности: операционной, инвестиционной, финансовой.

Платежный календарь помогает прогнозировать расходы и доходы, чтобы вовремя заметить, если денег на что-то будет нехватать. Это важно, потому что благодаря отчету легче избежать кассовых разрывов. 

Отчеты по товару — чаще всего их формируют в отдельных сервисах — товароучетных программах или в 1С. Цифры из отчетов помогут понять, какие товары более популярны, а какие покупают реже всего, у каких низкая и высокая маржа и оборачиваемость.

Как начать вести финансовый учет

Есть два варианта: все делать самостоятельно или обратиться за помощью к финансовому аналитику ПланФакта. Если планируете все делать самостоятельно, распределите обязанности между сотрудниками, выберите инструменты учета, пропишите и внедрите регламенты. Опишите, как часто нужно проверять разные показатели, в каких ситуациях необходимо срочно обращаться к руководителю. 

Чек-лист внедрения учета в торговле за 3 недели

• Настройте основные отчеты: ДДС, ОПиУ, платежный календарь
• Распределите обязанности между сотрудниками — кто за что отвечает
• Подберите и настройте сервисы: ПланФакт, 1С, «Управление ассортиментом»
• Разработайте регламенты по работе с отчетами
• Составьте график анализа метрик
• Обучите сотрудников, как использовать сервисы, с помощью которых будете вести отчеты
• Протестируйте, все ли процессы работают
• Перенастройте процессы, если это нужно, и измените регламенты