Финансовый учет для магазина спортивных товаров

Михаил Вавилов, сооснователь магазина спортивных товаров, вел учет интуитивно, сверял расходы по банковским выпискам и тратил много времени на разнесение их по категориям. После автоматизации финучета стал считать рентабельность и чистую прибыль и принимать стратегические решения, на основе цифр.

Клиент: продавец спортивных товаров с оборотом более 400 млн рублей

Sundays-Sport продает велотренажеры, товары для спорта, отдыха и развлечений оптом и в розницу на маркетплейсах. Компания работает на рынке Беларуси более 10 лет, а с 2019 года развивается на территории России. Годовой оборот компании составляет более 400 млн рублей, в штате работает до 15 сотрудников. 

Пока бизнес был небольшим финансовый учет не велся. Для отчетности использовали выписки с банковских карт. Михаил рассчитывался с подрядчиками, а в конце месяца заказывал выписку, считал приблизительную прибыль и прикидывал будущие планы. 

Проблема: недостоверность финансовых данных

В конце 2021 года произошел рост по выручке. Собственники открыли новое направление: шоурум елок в Москве и Санкт-Петербурге. Для расчетов использовались счета нескольких ИП, наличные деньги, банковские карты партнеров. 

При этом часть товара закупалась в Беларуси, часть в Китае. Деньги снимали со счетов, меняли рубли на доллары и оплачивали товар. 

В финансах творился небольшой хаос: Михаил фиксировал оплаты в заметках и переносил в Excel. Но из-за высокой рабочей нагрузки пропускал некоторые траты, которые потом планировал свести по банковской выписке. 

Когда в первом квартале 2022 года партнеры стали считали распределение трат, Михаил не смог отчитаться по ним. В выписке из банка было 250 страниц с различными операциями. Часть выручки «потерялась». 

Чтобы разобраться в проблеме и корректно разнести данные ушло 6 месяцев: рабочие деньги перемешались с личными финансами, поэтому нужно было разделить и отследить их путь.

Решение: автоматизация учета и помощь финансового эксперта

Чтобы больше не попадать в подобные ситуации, собственники бизнеса решили автоматизировать финансовый учет. Они купили услугу «Внедрение» и начал совместную работу с финансовым экспертом Екатериной Лысенко.

Совместно с экспертом настроили систему учета: продумали логику разнесения денег и статьи расходов, интегрировали карты и банковские счета. Теперь все траты автоматически отображаются в отчетах. 

В процессе внедрения Михаил с Екатериной построили отчет о прибылях и убытках. Это позволило увидеть, как растет прибыль и за счет чего, как меняется рентабельность бизнеса и разных каналов продаж. 

Сейчас работа в ПланФакте строится так: Михаил самостоятельно распределяет данные по статьям. Раз в неделю на контрольном созвоне финансист проверяет и по необходимости корректирует информацию. 

Результаты

Михаил тратит 1 час в неделю на финансовый учет. До ПланФакта присутствовал хаос в финансах: собственники вели учет интуитивно, сверялись по банковским выпискам и тратили много времени на разнесение трат по категориям. 

Систематизировали и оцифровали данные. У собственников появилась возможность получать отчеты не только в разрезе юрлица, но и по отдельным направлениям. Также они увидели, что могут привлекать заемный капитал, чтобы закрывать цели по выручке. Финучет помогает определить, подходит ли процентная ставка по займу или нет. 

«Когда мы оцифровали финансовые показатели и увидели рентабельность бизнеса, мы поняли под какой процент можем привлекать заемный капитал. Кредиты помогли нам вырасти по выручке».

Управленческий учет позволил прозрачно экспериментировать с поставками, чтобы продукция не заканчивалась и не лежала на стоке. Например, компания делает закупку, карточка товара попадает в топ маркетплейсов и его быстро выкупают. На полученную выручку собственники заказывают новую продукцию, которая придет только через 3 месяца. Это тормозит рост. Но при этом, если закупать товара впрок на 6-12 месяцев, он может пролежать долго на стоке из-за фактора сезонности. Это невыгодно, так как бизнес занимает больше денег и платит больше процентов.

Финучет помогает увидеть оборачиваемость продукции и оптимально распределить поставки в течение года. 

Настроили расчет рентабельности и чистой прибыли по каждому каналу продаж, чтобы определить приоритетные направления развития бизнеса и точки роста.

«До финучета мы не получали дивиденды. Сейчас с ПланФактом понимаем, сколько денег можно вывести без ущерба для бизнеса. По итогам квартала считаем чистую прибыль, планируем будущие периоды и начисляем дивиденды». 

Создали систему фондов распределения чистой прибыли, чтобы начислять дивиденды не в убыток бизнеса, вкладываться в развитие и не попадать в кассовые разрывы.