Финансовый учет в ИТ, стройке, торговле и услугах: в чем разница

Расскажем об особенностях финансового учета в различных отраслях и о тех общих моментах, на которые важно обратить внимание всем бизнесменам.

Зачем нужен финансовый учет в бизнесе 

В отличие от бухучета, финансовый управленческий учет предназначен в первую очередь для целей управления бизнесом.

Его основная цель — давать собственникам и руководителям информацию для принятия верных решений.

Правильно выстроенный финансовый учет позволяет:

• Видеть реальную прибыль и понимать разницу между прибылью и остатками на счетах.
• Контролировать денежные потоки и заранее предупреждать кассовые разрывы.
• Оценивать рентабельность как в целом по бизнесу, так и в разрезе проектов, клиентов, товарных категорий. 

На основе  данных финансового учета собственник может принимать обоснованные решения о расширении или сокращении бизнеса, вложениях в определенные направления, ценообразовании.

Финансовый учет в ИT-бизнесе

Основные особенности

Высокая доля фонда оплаты труда (ФОТ), которая может составлять до 70% от всех расходов и более. 

Проектный учет. Доходы и расходы в ИТ-бизнесе привязаны к разным проектам, для которых могут  быть предусмотрены различные модели оплаты. Основных варианта два: оплата по ставке за час работы или фиксированная сумма за проект в целом.
  
Неравномерность денежных потоков. Эта особенность прямо вытекает из предыдущей. Основные суммы выручки по проектам могут поступать раз в несколько месяцев, крупными траншами.  А ключевые расходы, такие, как зарплата или аренда, в любом случае нужно оплачивать ежемесячно.

Типичные ошибки и как их избежать

Завышение фонда оплаты труда. При высокой доле ФОТ снижение выручки легко может привести к убыткам. А если сотрудники работают на окладах, то у бизнесмена не будет возможности быстро оптимизировать ФОТ.

Поэтому в ИТ-бизнесе важно обратить особое внимание на разработку системы оплаты труда и регулярно контролировать соотношение между ФОТ и выручкой.

Отсутствие учета по проектам. Бизнес может быть в целом прибыльным, но убыточные проекты могут «съедать» существенную часть прибыли от доходных направлений. 

Поэтому важно внедрить детальный проектный учет. По каждому проекту нужно составлять отдельный бюджет и отслеживать выполнение показателей доходов и расходов. 

Подключайте ПланФакт и считайте цифры по каждому проекту. Вы сразу увидите, какие направления приносят прибыль, а какие тянут компанию на дно. Сравнивайте их, анализируйте потоки денег и управляйте бизнесом осознанно.

Пример 1

ИТ-компания ведет три проекта. В целом показатели следующие:

• выручка  — 10 млн рублей,
• расходы  — 8  млн рублей,
• прибыль — 2 млн рублей.

Теперь рассмотрим, как это выглядит в разрезе проектов.

Из таблицы видно, что убытки по проекту 1 компенсируются за счет прибыли от других проектов. Это не значит, что от проекта  1 следует сразу отказаться, ведь он дает существенную часть выручки. Но нужно поискать пути повышения доходности по нему: поднять тариф или оптимизировать расходы.

Неверная оценка стоимости рабочего часа. В результате компания занижает цены для клиентов, что ведет к убыткам.

В реальную стоимость рабочего часа входят не только зарплата и страховые взносы, но также накладные расходы и целевая прибыль. К накладным в данном случае можно отнести  все расходы для обеспечения деятельности ИТ-компании, не связанные с зарплатой основных специалистов. Это например, аренда, связь, зарплата бухгалтера.

Пример 2

Зарплата разработчика 165 000 рублей в месяц. В среднем за месяц при графике 5/2 и 8-часовом рабочем дне получается около 165 рабочих часов. Рассмотрим, какой тариф нужно установить, чтобы компания работала с прибылью.

Средняя зарплата за час:
СЗч = 165 000 / 165 ч = 1000 ₽.

Страховые взносы:
В = 1000 х 30% = 300 ₽.

Накладные расходы по установленному в компании нормативу 25% от зарплаты разработчиков:
НР = 1000 руб х 25% = 250 ₽.

Плановая прибыль по нормативу 15% от всех затрат:
ПР = (1000 ₽ + 300 ₽ + 250 ₽.) х 15% = 232,5 ₽.

Часовой тариф для клиента:
Т = 1000 ₽ + 300 ₽ + 250 ₽ + 232,5 ₽ = 1782,5 ₽.

Таким образом, при часовой зарплате в 1000 рублей нужно установить тариф почти на 80% больше, чтобы покрыть все затраты компании и обеспечить прибыль.

Отсутствие платежного календаря. Проекты и бизнес в целом могут быть прибыльными, но из-за разницы между периодами поступления денег и платежами может возникать дефицит.

Пример 3

По итогам месяца ИТ-компания показала прибыль по начислению 2 млн рублей при обороте 10 млн рублей. Однако на расчетном счете компании осталось только 500 000 рублей. Дело в том, что один из крупных клиентов по условиям контракта платит в течение месяца после сдачи проекта.

Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно вести платежный календарь и планировать в нем поступления и списания на несколько месяцев вперед с учетом условий оплаты по всем проектам.

Финансовый учет в строительстве

Основные особенности

Длительные и многоэтапные проекты. Строительство объекта может длиться несколько лет, а признание выручки и оплату обычно производят поэтапно. 

Высокая доля материальных затрат.  Материалы могут составлять до 60-70% строительной сметы и более. 

Работа с субподрядчиками. Большое количество подрядных организаций усложняет учет затрат и расчетов.

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие учета по проектам и этапам. Из-за этого компания может неверно определять финансовый результат и допускать кассовые разрывы при финансировании.

Нужно вести учет в разрезе проектов, обычно проект в строительстве — это отдельный объект. Каждый проект нужно разбить на этапы, например: земляные работы, фундамент, «коробка», отделка. Для каждого этапа — разработать свой бюджет и график финансирования.

Пример 4 

Стоимость здания для заказчика — 500 млн рублей, плановые затраты строительной компании — 400 млн рублей, срок строительства — 2 года. 

График оплаты следующий:

• 30% (150 млн рублей) — аванс,
• 40% (200 млн рублей) — после возведения «коробки»,
• 30% (150 млн рублей) — после сдачи «под ключ». 

Возвести «коробку» компания планирует через 8 месяцев после начала строительства. Плановые затраты в первый год — 300 млн рублей.  Поступление денег в первый год — 350 млн рублей. Плановые затраты во второй год —100 млн рублей, поступления на 2 год — 150 млн рублей.

В целом на каждый год денег достаточно, но нужно с помощью платежного календаря сбалансировать поступления и платежи по месяцам, а внутри месяца — по дням, чтобы избежать кассовых разрывов.

Слабый контроль за соответствием фактических затрат сметным. Строительные работы, как правило, дорогостоящие, и даже 1-2% перерасхода могут вылиться в существенные убытки. 

Особенно важно вести скрупулезный учет материалов. Нужно контролировать нормы расхода, учитывать потери при транспортировке и хранении, регулярно проводить инвентаризацию на складах и объектах.

Пример 5 

По смете на фундамент нужно 100 кубометров бетона по цене 10 000 рублей за кубометр.  Нормативный коэффициент потерь — 5%. Значит, нужно закупить не более 105 кубометров. Если закупили 110 кубометров — это сигнал о перерасходе, краже или неправильном хранении. В результате компания потеряла 50 000 рублей (5 кубометров х 10 000 рублей).

Также важно контролировать и сроки выполнения. Остановка работ на объекте из-за непогоды или согласований также приводит к дополнительным расходам: простаивает арендованная техника, нужно платить за охрану.

Пример 6

Еженедельные затраты на содержание стройплощадки — 100 000 рублей. Получается, что задержка работ на 1 месяц ведет к потере 400 000 рублей прибыли.

Отсутствие контроля  за субподрядчиками. Срыв сроков субподрядчиками может вызвать по цепочке и  нарушение сроков самой компанией, что не только затягивает процесс, но и ведет к росту затрат. 

Причина может быть, в том числе, и в нарушении сроков расчета с субподрядными организациями. Поэтому нужно проводить с субподрядчиками регулярные сверки и своевременно рассчитываться с ними, а также контролировать сроки выполнения ими отдельных этапов работ.

Финансовый учет в торговле

Основные особенности

Основная статья активов в торговле — товары, а основные расходы — их закупочная стоимость. Поэтому учет остатков и движения товаров в первую очередь влияет на расчет прибыли.

Ключевой показатель эффективности — оборачиваемость. Она показывает, сколько раз за период товар превращается в деньги. 

Важность правильного ценообразования. Нужно учесть все расходы, целевую прибыль и обоснованно применять скидки. 

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие налаженного учета наличия и движения товаров. В результате по одним позициям может возникать дефицит, а по другим — затоваривание. В обоих случаях компания теряет деньги.

Нужно внедрить полноценную систему учета товаров, лучше всего — автоматизированную. В любой момент времени по каждой товарной позиции должны быть понятны закупочная стоимость, цена продажи, текущий остаток.

Обязательно проводить регулярную инвентаризацию. Для скоропортящихся товаров — раз в неделю или в месяц, для товаров с длительным сроком хранения — раз в квартал.

Пример 7 

При ежемесячном обороте в 3 млн рублей сверхнормативные потери в 2% — это 60 000 рублей убытка в месяц или 720 000 рублей в год. Регулярная инвентаризация помогает выявить и устранить причины потерь: неправильное хранение, хищения.

Нет контроля за оборачиваемостью. В результате деньги могут быть надолго заморожены в неликвидных запасах. 

Нужно не реже, чем раз в месяц анализировать оборачиваемость, как в целом по компании, так и по товарным группам

Чтобы рассчитать коэффициент оборачиваемости, нужно разделить себестоимость проданного за период товара на средний товарный запас за этот же период.

Пример 8 

Себестоимость проданного за год товара — 12 млн рублей. Средний запас за год — 4 млн рублей. Оборачиваемость — 3 раза в год. Другими словами, товарные запасы в среднем полностью обновляются раз в 4 месяца. 

Общей нормы для оборачиваемости нет. Она существенно зависит от типа товаров. Например, для продуктов лучше, чтобы период оборачиваемости не превышал 2-3 недель, а для бытовой техники и мебели он может достигать и 3-4 месяцев.

Но в любом случае нужно стремиться  к тому, чтобы от периода к периоду оборачиваемость снижалась, или как минимум, не росла

Неверное ценообразование. При расчете цены нужно учитывать все затраты, с учетом принятого метода ценообразования. Например, при расчете по прямым затратам — не только закупочную цену, но и расходы на доставку, обработку заказов, эквайринг.

Пример 9

Закупочная цена товара — 1000 рублей. Логистика — 50 рублей за единицу. Реальная себестоимость по прямым затратам — 1050 рублей. При продаже за 1200 рублей маржинальная прибыль — 150 рублей (14% рентабельности)  а не 200 рублей (20% рентабельности), как может показаться при расчете только с учетом закупочных цен.

Финансовый учет в услугах

Основные особенности

Высокая доля ФОТ. Зарплаты исполнителей, экспертов, консультантов — основа затрат. Услуги в целом сходны с ИТ-бизнесом 

Ключевая роль учета рабочего времени. В отличие от ИТ, в услугах часто выручка состоит из множества поступлений от разовых клиентов. Поэтому нужно стремиться максимально эффективно использовать рабочее время специалистов. 

Сезонность. Для многих услуг, например, туризм или образование, характерны сезонные всплески и спады продаж, что сильно влияет на денежные потоки.

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие точного учета времени. Например, оказана услуга за 30 000 рублей, но непонятно, сколько на это ушло времени: 5 часов, 10 или 15? Без ответа на этот вопрос нельзя определить ее стоимость.

Поэтому  в услугах важно строго вести учет рабочего времени с помощью тайм-трекеров, ежедневных отчетов.

Также нужно контролировать коэффициент загрузки специалистов: процент оплачиваемого клиентами времени от общего рабочего времени. Для сервисных компаний норма в среднем 65-75%. Если ниже, то падает прибыльность, если выше — есть риск выгорания сотрудников и снижения качества, что ведет к оттоку клиентов и опять-таки к убыткам.

Пример 10

В месяце у специалиста было 165 рабочих часов. Из них 120 часов оплачено клиентами. Коэффициент загрузки:

К = 120ч / 165ч = 72,7%.

Сотрудник работает эффективно, но дополнительную нагрузку ему лучше без крайней необходимости не давать. 

Неверный расчет стоимости часа. Использование заниженной ставки ведет к убыткам. Подход похож на ИТ-бизнес. Стоимость часа должна включать, как зарплату сотрудника со взносами, так и накладные расходы, и целевую прибыль

Пример 11 

Зарплата консультанта — 120 000 рублей в месяц. При 160 рабочих часах в месяц ставка — 750 рублей/час. Реальная стоимость часа для клиента с учетом всех надбавок может достигать 1200-1400 рублей и более. 

Игнорирование сезонности. Нежелательно тратить всю прибыль, которая заработана в «высокий» сезон. Иначе затем, в период спада, можно столкнуться с кассовыми разрывами. Лучше заранее создать резервы, чтобы пережить сложный период.

Универсальные ошибки во всех отраслях

Отсутствие планирования. Если в бизнесе нет планирования, то он не управляется. Это все равно, что вести корабль в море без карты и компаса. Первая же «буря», то есть изменение рыночной ситуации приведет такой бизнес к катастрофе. 

О том, как внедрить бюджетирование читайте в блоге ПланФакта. 

Нет оперативной отчетности. Получать отчет  за месяц 25 числа следующего месяца — значит, управлять бизнесом по событиям почти месячной давности. 

По ключевым показателям сводки должны быть как минимум еженедельными, а при существенных оборотах — и ежедневными. Это отгрузка, поступление денег, дебиторская и кредиторская задолженность, запасы.

Путаница между личными и корпоративными финансами. Средства ООО по закону обособлены от его владельцев. И даже единственный учредитель не может распоряжаться деньгами компании, как своими. Он должен или получить дивиденды, если есть прибыль, или зарплату, если находится в штате компании. В противном случае будут претензии от налоговиков и банков

У ИП ситуация проще — его личные средства и средства бизнеса не разделяются. Однако и предпринимателю лучше не выводить средства бесконтрольно. Это может привести к дефициту оборотных средств и проблемам в текущей деятельности.

Нет контроля за дебиторкой. Если клиенты платят все медленнее, это значит, деньги компании работают уже на них. Нужно строго контролировать сроки оплаты, использовать штрафы за просрочку или скидки за предоплату.

Об управлении дебиторской задолженностью читайте в блоге ПланФакта.

Чрезмерная зависимость от заемных средств. Кредитные ресурсы и отсрочки при закупках позволяют бизнесу развиваться быстрее. Однако если пользоваться ими бесконтрольно, то у компании могут возникнуть проблемы с платежеспособностью, вплоть до банкротства. 

Чтобы избежать этого нужно регулярно контролировать показатели ликвидности. 

Не отслеживается точка безубыточности. Это минимальный объем продаж, который нужен, чтобы покрыть все расходы. 

Коротко о финансовом учете в разных отраслях

Финансовый учет в разных отраслях существенно отличается.

Например, в ИТ и услугах нужно делать акцент на контроль ФОТ и рабочего времени, в строительстве — на учет материалов, в торговле — на управление товарными запасами. 

Также есть и общие моменты в ведении учета, на которые следует обратить внимание всем бизнесменам. Это, например, важность планирования, контроль ликвидности, управление задолженностями.

Вне зависимости от отрасли, налаженный финансовый учет позволит принимать обоснованные управленческие решения и развивать бизнес.

Настроим прозрачную систему финансового учета «под ключ»

Неважно, работаете вы в ИТ, строительстве, торговле или услугах — ПланФакт поможет наладить учет доходов, расходов и прибыли именно под специфику вашего бизнеса. Персональный финансист настроит систему «под ключ»: автоматизирует ввод данных, подключит банки и 1С, сформирует отчеты ДДС, ОПУ и Баланс, найдет узкие места и подскажет точки роста.

Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, как можно сделать сделать бизнес более прибыльным и управляемым благодаря ПланФакту. 3500+ компаний уже автоматизировали учет в сервисе.