Когда бизнесу нужен проектный учет и какие показатели считать

Начиная работу над новым проектом или дополнительным направлением бизнеса предприниматель задумывается, сколько на этом можно заработать. Важно грамотно провести расчеты и учесть все факторы, способные оказать влияние на финансовый результат. Проводить подобный анализ необходимо не только по новым проектам, но и по действующим направлениям. Разберемся, как это сделать, и что расскажут полученные цифры.

Что считается проектом

Для ведения учета доходов и расходов по проектам необходимо разобраться в терминологии. В данном случае проект – направление деятельности компании, в рамках которого можно выделить не только поступления, но и выплаты. 

Например, цветочный магазин занимается продажей букетов и композиций из шаров. Это и есть проекты данного бизнеса. Если у компании несколько точек продаж, то направлениями могут стать магазины. В производстве в качестве проекта выделяют договор с клиентом на поставку или обслуживание оборудования. Строительные компании проектами считают объекты строительства. 

Вести проектный учет по кредитным договорам, личным тратам или офисным расходам некорректно, поскольку в этих случаях нет доходов, они не являются основной деятельностью бизнеса.

Почему общий доход ничего не говорит о здоровье бизнеса

Рассмотрим пример. Предприниматель Коля занимается ремонтом автомобилей. Его выручка за год составила 42 млн рублей. Конкуренты заработали за тот же период от 30 до 40 млн рублей, а прибыль составила 1–2 млн рублей. На первый взгляд выручка Николая выше среднего, значит и прибыль должна быть больше.

При выручке в 42 млн рублей бизнес заработал 400 000 рублей за год. Прибыль бизнеса конкурентов получилась выше, хотя они заработали меньше.

Большие объемы выручки ещё не говорят о том, что компания много зарабатывает. Более точная картина формируется после учета всех затрат. Полученный при расчете финансовый результат подскажет, насколько хорошо идут дела в общем по бизнесу. Наличие прибыли ниже среднего значения или вовсе убытка – лишь сигнал того, что нужно глубже разбираться в причинах такого финрезультата.

Когда бизнесу нужен проектный учет

Показатели бухгалтерской и налоговой отчетности отражают лишь общую картину бизнеса. По ним можно сказать, работает компания в плюс или терпит убытки. Но разобраться, из чего складываются эти значения получится лишь углубившись в цифры, разделив их по направлениям.

Предприниматели, которые ведут бизнес в нескольких сферах, с помощью управленческого учета по проектам могут проанализировать их сильные и слабые стороны. Благодаря этому можно сделать вывод, какое направление стоит развивать, а какое следует пересмотреть или вовсе закрыть.

Открывая новый магазин, заключая новый контракт или создавая новое направление деятельности стоит задуматься, насколько прибыльной окажется эта затея. Это поможет избежать финансовых и репутационных потерь.

Что считать: ключевые показатели по проектам

Для расчета прибыльности проекта необходимо сопоставить доходную и расходную часть – разница между ними покажет финансовый результат. 

Доходы разделить несложно. Часто одни и те же клиенты приобретают товары и услуги в рамках одного направления. В остальных случаях можно обратиться к первичным документам, например, договору оказания услуг или акту выполненных работ. Продажи в рамках одной торговой точки можно сопоставить по номеру мерчанта на терминале оплаты.

Разделение расходов – процесс более сложный. Стоит помнить, что есть два вида деления затрат:

1. Переменные и постоянные. Этот вариант больше подходит для компаний, занимающихся производством. Переменные затраты зависят от объемов производства и растут или снижаются вместе с ним. Постоянные издержки относительно статичны – они не зависят от объема заказов и новых договоров.
2. Прямые и косвенные. Подходят бизнесу, занимающемуся оказанием услуг или продажей товаров. Прямые затраты формируют себестоимость продукции. Косвенные – общие расходы, которые нельзя напрямую связать с единицей товара или услугой.

При анализе прибыльности проектов учитываются только переменные или прямые затраты, которые формируют маржинальную или валовую прибыль. Добавление постоянных или косвенных затрат искажает подсчеты и может привести к некорректным управленческим решениям.

Николай решил просчитать прибыльность своего бизнеса в разрезе проектов с учетом косвенных затрат. 

При равномерном распределении косвенных затрат замена жидкостей – убыточное направление, которое стоит закрыть. Во втором варианте закрывать нужно уже два направления – покраску и замену жидкостей. Если Николай закроет оба проекта, то все затраты перейдут на ремонт авто, и оно также станет убыточным.

При проектном учете важно отсеивать затраты, которые не связаны напрямую с основной деятельностью бизнеса. Зарплата административного персонала, аренда офиса, коммунальные платежи не связаны с проектами напрямую. В случае автосервиса Коли его проекты приносят хорошую валовую прибыль. Ему стоит обратить внимание на косвенные затраты.

Как считать прибыль по проектам в ПланФакте

Для ведения проектного учета ПланФакт предлагает отдельный раздел «Проекты». Направления удобно сравнивать между собой и отслеживать их в динамике.

Распределив все операции по проектам, предприниматель видит полную картину своей деятельности в разрезе точек продаж, городов, договоров, сфер деятельности. Проекты можно объединять по группам. Например, магазины в Москве и Санкт-Петербурге, объединены в одноименные группы.

Отчеты ДДС и ОПУ также можно просматривать по проектам или группам, сравнивать денежные потоки или полученную прибыль. Наглядность делает управленческий учет прозрачным и понятным, а принятие управленческих решений более быстрым и приятным процессом.

Подключайте ПланФакт и считайте цифры по каждому проекту. Вы сразу увидите, какие направления приносят прибыль, а какие тянут компанию на дно. Сравнивайте их, анализируйте потоки денег и управляйте бизнесом осознанно.

Как анализировать результаты

После сборки всех данных и распределения их по проектам, начинается анализ полученных результатов. Возможны следующие варианты:

1. Сравнение с прошлыми периодами. Полученный результат, например, в текущем месяце, можно сопоставить с предшествующим. Владельцам сезонного бизнеса подойдет сопоставление с аналогичным периодом прошлого года, например, 2 квартал 2025 года со 2 кварталом 2024.
2. Сопоставление с плановыми показателями. При начале работы над новым проектом, собственник представляет результат, которого хочет достигнуть. Сравнение этих цифр позволит понять, удалось выполнить план или нет.
3. Сравнение рентабельности проектов. Этот подход показывает способность направления приносить деньги. Чем больше рентабельность, тем больший объем прибыль составляет в выручке. Низкие показатели могут быть признаком того, что работа в этом направлении требует доработки. 

Проанализировав данные управленческого учета по проектам предприниматель видит, как работают составляющие части его бизнеса. На основе этого он решает, какие направления следует развивать, а какие стоит перестроить или вовсе закрыть.

Резюмируем

Проектный учет — разрез бизнеса по направлениям, в которых есть доходная и расходная часть. 

Ведение проектного учета полезно предпринимателям, которые ведут бизнес в разных направлениях. Проектами могут быть не только сферы деятельности, например, флористика и композиции из шаров, но и точки продаж, контракты.

Ведение управленческого учета по проектам позволяет разделить процессы в бизнесе и увидеть, какое направление способно генерировать прибыль, а какое стоит модернизировать или закрыть. Проектный учет делает принятие управленческих решений более точным и конкретным.