Финансовый учет для маркетингового агентства: уйти от иллюзии и видеть реальную прибыль
- 29.09.25
- 556
- Читать ≈ 9 минут
Владимир Назаров, владелец маркетингового Head Promo вел учет в Excel. Цифры получались очень приблизительными. Планировать и развиваться в таких условиях было сложно. Поэтому он решился на автоматизацию в ПланФакте. Рассказываем, что из этого вышло.
Клиент — маркетинговое агентство с годовым оборотом 30 млн ₽
Компания Head Promo занимается поисковым маркетингом с 2016 года. Агентство помогает бизнесу привлекать новых клиентов из поисковых систем, вроде Яндекс и Google, по всему миру.
В компании работает 18 человек, годовой оборот составляет 30 млн рублей.
Основное направление Head Promo — SEO-продвижение сайтов.
С 2025 года Владимир развивает новое направление: GEO-продвижение в ответах нейросетей. Это новый инструмент, который позволяет работать с алгоритмами искусственного интеллекта и делать так, чтобы ChatGPT и прочие нейросети рекомендовали бренды заказчиков агентства.
Учет в Excel завышал реальную прибыль
Финансовый учет основатель студии Владимир Назаров вел сам — в двух таблицах Excel:
- в одной — клиенты и их бюджеты,
- в другой — фонд оплаты труда и приблизительные расходы.
Чтобы посчитать прибыль, Владимир вычитал второе из первого. Разница между ними выглядела оптимистично: «планово» компания всегда была в плюсе. Но эти цифры были очень условными.
Из-за этого в таблицах агентство зарабатывало больше, чем в реальности. Ситуация беспокоила собственника — планирования не было, кассовый разрыв мог случиться в любой момент. Эффективно работать и развиваться в таких условиях невозможно.
Кассовый разрыв стал холодным душем и привел к автоматизации учета
Декабрь 2022 года стал для компании переломным. Это был первый месяц, когда бизнес ушел в минус на 300 000 рублей. Владельцу пришлось перекрывать кассовый разрыв из личных накоплений.
«Кассовый разрыв случился, когда я зимовал на Бали. Красивая “инстаграмная” картинка снаружи и тревога из-за дыры в бюджете внутри» — Владимир Назаров, собственник Head Promo.
Причинами кассового разрыва стали завышенные цифры и отсутствие планирования. Предоплаты тратились сразу, а текущие расходы покрывались за счет новых поступлений. До кризисного 2022 года эта схема стабильно работала. После — любая задержка по оплате или ушедший клиент ломали привычную математику.
Поэтому собственник решил разобраться с цифрами и начать строить систему учета финансов.
«Я понял, что знаю финансовую картину лишь примерно и не могу ответить на базовый вопрос — сколько реально зарабатываю и какая у компании чистая прибыль. Поиск решения привел меня на программу “Бизнес-акселератор”, где мы учились финансовому планированию и оцифровке бизнеса. Именно там я впервые услышал о ПланФакте — и с его помощью начал наводить порядок в учете» — Владимир Назаров, собственник Head Promo.
Первые шаги по автоматизации давались нелегко
Внедрение ПланФакта происходило в несколько этапов:
- Настроили учет доходов и расходов. Составили дерево учетных статей, разнесли их по нужным категориям.
- Подключили банки и сервисы. Данные стали подтягиваться автоматически.
- Собрали ключевые управленческие отчеты. Теперь у Владимира на дашборде всегда под рукой: ДДС, ОПУ и Баланс.
- Запустили аналитику по проектам. Стало видно, какие проекты реально приносят прибыль, а какие — нет.
«Финансовый учет — не то, чем я люблю заниматься. Пару раз всерьез хотел бросить: Зачем платить за сервис, если и в Excel вроде можно вести? Но я находил аргументы, чтобы отложить все это.
Через время удалось настроить все так, что ведение учета теперь занимает не больше 1-2 часов в месяц» — Владимир Назаров, собственник Head Promo.
Как работает учет в ПланФакте
Теперь учет занимает у Владимира всего 1–2 часа в месяц. Обычно до 5 числа текущего месяца он закрывает отчетность за прошедший: заносит все поступления и расходы, сверяет данные, и на этом работа заканчивается.
Никого из команды Владимир подключать не стал, так как автоматизаци сильно упростила учет: ежемесячные поступления от клиентов плюс стабильные расходы. Все повторяется из месяца в месяц.
Получили данные и решили сокращать производственные расходы
Сейчас у компании стоит задача сократить производственные расходы на 10%. Команда перебирает разные варианты: пересматривает сервисы для работы, оптимизирует обслуживание, перераспределяет задачи в команде, думает над изменением штата, тестирует гипотезы с внедрением искусственного интеллекта. ПланФакт помогает фиксировать результаты и видеть, какие шаги реально дают эффект.
«Главный показатель для меня — структура расходов. Важно понимать не только, сколько мы заработали, но и куда уходят деньги. Иногда рост прибыли достигается не за счет увеличения дохода, а благодаря оптимизации затрат. Сократили расходы на 5–10% — и прибыль уже ощутимо выросла» — Владимир Назаров, собственник Head Promo.
Результаты внедрения сервиса ПланФакт
Рост оборота на 5% за счет анализа рентабельности. С внедрением ПланФакта компания начала измерять рентабельность каждого проекта. Там, где она оказалась ниже нормы, Head Promo вышла к клиентам с предложением повысить чек. Это решение дало около +5% к обороту. Кроме того, ежегодная индексация цен на 10–15% теперь тоже опирается на точные данные о рентабельности.
Актуальные цифры по бизнесу всегда под рукой. Если раньше Excel отнимал часы и давал лишь иллюзию контроля, то сейчас весь учет закрывается за 1–2 часа в месяц. Автоматизация операций и наглядные дашборды позволяют в пару кликов получить данные за любой период.
Оптимизация расходов. Владимир видит, на что уходят деньги компании, и ставит конкретные цели по сокращению затрат. Например, сейчас стоит задача снизить производственные расходы на 10% за счет оптимизации сервисов, перераспределения нагрузки и внедрения ИИ.
Кассовые разрывы — в прошлом. Теперь Владимир точно видит, сколько реально зарабатывает компания, где слабые места и какие статьи расходов можно оптимизировать. Зная все цифры наперед, компания заранее видит потенциальные проблемы и управляет ими.
Проектный учет помогает запускать новые направления. С помощью него Владимир отслеживает эффективность внутренних проектов: рейтинга загородных застройщиков Regrade и агрегатора франшизных предложений 100 Франшиз.
«После внедрения ПланФакта финучет перестал быть для меня рутиной. Если раньше я жил с двумя Excel-таблицами, которые требовали постоянного ручного обновления, то теперь на весь учет уходит 1–2 часа в месяц. Автоматизация — настоящая киллерфича: без нее я бы точно быстро сдался» — Владимир Назаров, собственник Head Promo.
Внедрение финучета под ключ с ПланФактом
Head Promo увидели реальную прибыль и увеличили оборот бизнеса. Хотите также? Финансист ПланФакта внедрит финучет под ключ:
- Разложит доходы и расходы по полочкам.
- Автоматизирует внесение данных, подключит банки, маркетплейсы и 1С.
- Сформирует три главных отчета: ДДС, ОПУ и Баланс.
- Наладит планирование денег и прибыли: составит бюджет и платежный календарь, избавит от кассовых разрывов.
Если захотите, финансист продолжит вести учет после внедрения — как ваш личный финансовый директор.
