Как сократить время на учет финансов в 2 раза. Кейс Siberian Nutrogunz

Анастасия Казакевич, операционный директор компании из Новосибирска, рассказала:

• как сократила время на учет в 2 раза;
• как сэкономила на транспортных издержках более 10 000 руб. в месяц;
• как устранила кассовые разрывы.

О компании

Компания Siberian Nutrogunz занимается производством пищевых добавок более 4х лет. Основные клиенты – оптовые, сетевые и розничные магазины специализированного питания. Сейчас в компании работает 10 сотрудников. Параллельно ведется работа по 4м проектам (линейки пищевых продуктов, у каждого своя целевая аудитория), клиентов более 150.

Проблемы и задачи

С момента основания компании финансовым и управленческим учетом занималось два человека: собственник и операционный директор. Учет вели с помощью облачного сервиса МойСклад и Excel с Google-таблицами.

По мере роста Siberian Nutrogunz количество сотрудников росло, а учет усложнялся. Собственнику нужно было вносить большое количество данных, контролировать их внесение другими сотрудниками, решать вопрос с разграничением прав доступа, связывать данные между собой и обрабатывать все это:

«Нам не хватало инструментов, а сохранить корректно данные за прошлые периоды было практически невозможно. Также требовался контроль как дебиторской задолженности, так и кредиторской, контроль исходящих и входящих транзакций»

Периодически случались кассовые разрывы:

«Кассовые разрывы носили периодический характер и имели прямую зависимость от специфики рынка (сезонность)»

Внедрение и организация работы

Задача с ведением учета росла как снежный ком, нужно было что-то делать. Собственник принял решение использовать специализированный сервис. В течение полугода в компании использовали специальный продукт, но в нем не было бюджетирования. Руководитель продолжил поиски и нашел ПланФакт:

«В момент принятия решения по выбору системы финансового учета ПланФакт проявил себя как наиболее подходящий сервис для нашей компании»

Процесс внедрения занял 1,5 месяца, со стороны Siberian Nutrogunz им занимались 2 человека:

«Мы легко и быстро разобрались, интерфейс более, чем понятный. Поддержка у сервиса хорошая: отвечают всегда быстро, помогут разобраться с любой сложившейся проблемой»

Сейчас в ПланФакте работает 3 человека: 2 человека отвечают за определенный тип операций (доход/расход), третий человек, генеральный директор, просматривает и анализирует данные.

Результаты

1. Сократили время на учет в 2 раза:

«С самого старта мы стремились к прозрачной и удобной организации финансов, без большого количества таблиц, отчетов и прочего. Пользуемся сервисом уже 2,5 года. Сервис полностью соответствует нашим задачам. Мы сделали учет прозрачными и теперь тратим на него в 2 раза меньше времени»

2. Сохранили компанию в период низкого спроса:

«В 2017-2018 гг наблюдалось повсеместное падение покупательской способности, оборот нашей компании сократился. Используя анализ данных в ПланФакте, мы увидели точную сумму каждой операции по статьям и смогли проанализировать издержки. Было принято решение найти новых поставщиков. Общую доходность удалось сохранить, а на определенных участках даже увеличить. Также мы сохранили финансовую историю компании, данные из которой собираемся использовать при дальнейшем планировании»

3. Проанализировали расходы и сократили издержки на 10 000 руб.

«Через 3 месяца использования сервиса мы увидели полную картину по затратам на логистику и поняли, как мы можем их оптимизировать. Мы увеличили количество перевозимого с экспедитором товара и теперь экономим более 10 000 руб. в месяц»

4. Приняли решение о реструктуризации проекта:

«Мы выделили все операции по новому продукту в отдельный проект в ПланФакте. Все затраты были в одном месте. Мы тщательно отслеживали, как они влияют на общие затраты компании. На основании этого анализа мы приняли решение о дальнейшей реструктуризации проекта»

5. Устранили кассовые разрывы:

«Для устранения кассового разрыва нам требовалось прогнозирование. С ПланФактом мы закрыли этот вопрос. Сейчас мы видим разрыв заранее и можем создать резерв денежных средств к моменту его появления»