Сокращение сотрудников: когда оно выгодно бизнесу и как провести его правильно

В фильме «Мне бы в небо» герой Джорджа Клуни летает бизнес-классом по всей стране и с кажущейся легкостью сообщает сотрудникам плохие новости о сокращениях в компании. Так ли это просто на самом деле, и какая предварительная подготовка проводится перед этим разговором по российскому законодательству — разберемся в статье.

Когда бизнесу стоит задуматься о сокращении сотрудников

Сокращение сотрудников — один из способов уменьшить расходы компании или избежать банкротства в тяжелых экономических условиях. О других вариантах снижения издержек бизнеса читайте в нашем блоге. Результаты опроса, проведенного компанией HeadHunter, показали, что в 2022 году каждая четвертая компания (27 % опрошенных) проводила сокращение сотрудников. Причем в 4 % случаев работодатели отмечали массовые сокращения — то есть коснувшиеся более трети сотрудников.

Впрочем, иногда целесообразно рассмотреть сценарий сокращения, не дожидаясь кризиса. Андриана Михалчич, юрист в сфере трудового права, отмечает, что необходимость в сокращениях чаще всего вызвана снижением объема работы или переходом на новую деятельность:

«Несколько примеров, когда в компании может возникнуть необходиость сократить штат: 

• В компании изменились технологические условия труда. Например, автоматизировали какой-либо процесс, и это позволило сократить расходы на персонал.
• Компания делегировала отдельные виды работ на аутсорсинг и теперь не нуждается в штатных работниках, которые их выполняли»

Роман Саркисов, CEO StepUp, тоже уверен, что о сокращениях полезно задумываться не только когда ситуация в компании уже катастрофическая.

«Сокращать людей необходимо в двух случаях. Первый — это плановое сокращение раз в год. Периодически, даже если кажется, что все в порядке, нужно пересматривать кадры — некоторые сотрудники начинают лениться, и их эффективность падает. Второй случай, когда стоит говорить об увольнении, — если в коллективе уже появились конфликты, которые невозможно разрешить мирным путем. Все это поводы разбираться в ситуации, изучать показатели эффективности и, если нет другого выхода, чистить кадры»

Как предотвратить сокращение

Сокращение сотрудников — радикальная мера. Всегда лучше заранее построить кадровую политику так, чтобы избежать массовых увольнений. Вот что можно сделать:

• Тщательнее подходить к отбору сотрудников. Принимая человека на работу, оцените — уверены ли вы, что именно он будет отлично справляться с работой?
• Регулярно оптимизировать кадры. Речь идет не об увольнениях, а об обучении, мотивации, перераспределении обязанностей между сотрудниками.
• Автоматизировать часть функций, а для этого — делегировать программам часть ручной работы (особенно это касается бухгалтерских функций и финансового учета).
• Отдать часть задач на аутсорсинг. Можно хорошо сэкономить, отдав непрофильные функции подрядчикам — например, ведение бухучета, кадрового учета, юридическое сопровождение (вряд ли микробизнесу и малому бизнесу действительно нужен в штате собственный юрист).

Какие есть альтернативы сокращениям

У сокращений есть недостатки — это решение не так просто принять, и оно вряд ли улучшит атмосферу в коллективе. Кроме того, оно не бесплатное — при сокращении предусмотрены обязательные выплаты сотрудникам. Поэтому если у работодателя все-таки есть надежда, что кризис в компании рано или поздно закончится, имеет смысл попробовать по-другому снизить расходы на оплату труда и обдумать следующие варианты:

• самый распространенный — снижение размера премий. Подходит для компаний, где зарплата состоит из фиксированного оклада и ежемесячной или ежеквартальной премии;
• переход на режим неполного рабочего времени;
• оформление простоя, когда сотрудникам выплачивается ⅔ оклада;
• оформление неоплачиваемых отпусков.

Алена Талаш, основатель и управляющий партнер ГК «РосКо», выделяет еще один:

«В качестве непопулярной меры компания может прибегнуть к уменьшению оклада работника. Снизить зарплату персоналу работодатель может в одностороннем порядке (ст. 74 ТК РФ). Но в этой ситуации должны быть действительно объективные причины снижения оклада, связанные с изменением организационных или технологических условий труда. Если речь дойдет до судебных тяжб, то именно работодатель должен доказать суду, чем вызваны эти изменения. И никакие доводы компании, связанные с усилением мотивации персонала здесь не помогут (решение Исакогорского районного суда г.Архангельска от 06.05.2014 г. №2-239/2014). А вот внедрение новых форм организации труда может являться причиной законного уменьшения оклада»

Большинство этих мер вызовут недовольство в коллективе, но позволят сотрудникам сохранить свои рабочие места.

Какие ошибки можно сделать, сокращая сотрудника

Сокращение сотрудников — процесс намного более сложный, чем привычное увольнение по собственному желанию. Основной риск для работодателя заключается в том, что работник может оспорить свое сокращение, если докажет, что не все нюансы процедуры были соблюдены. И для компании это обернется дополнительными расходами.

Вместе с экспертами рассмотрели основные этапы процедуры сокращения и выделили типичные ошибки работодателя.

Сократить сотрудника с иммунитетом

Формировать пофамильный список сокращаемых сотрудников нельзя без их проверки на так называемый иммунитет.

Алена Талаш:

«Перед тем как запустить процедуру сокращения, в компании должны составить список «неприкосновенных» работников. Независимо от квалификации нельзя сокращать: 

— беременных женщин;
— одиноких матерей и лиц, воспитывающих ребенка до 14 лет;
— родителей ребенка-инвалида до 18 лет;
— женщин с ребенком возрастом до трех лет.

Нередки ситуации, когда в процессе сокращения работница еще не знала о своей беременности. Но если впоследствии выяснится, что на дату увольнения она была в положении, то суд восстановит ее на работе со всеми причитающимися выплатами за время вынужденного отдыха»

Если в день увольнения сотрудник находится в отпуске или на больничном, сократить его нельзя, сначала необходимо дождаться его выхода на работу.

Проигнорировать преимущественное право работника на оставление на работе

В соответствии с ТК такое право есть у более производительных и квалифицированных работников. Алена Талаш о том, как понять, кто более производителен:

«Немало конфликтов возникает по причине несоблюдения преимущественного права оставления сотрудника на работе. Как определить и сравнить квалификацию двух работников? Работник, имеющий высшее профильное образование имеет более высокую квалификацию, нежели сотрудник, не имеющий образования или имеющий по другой специальности (решение районного суда г. Воронежа от 12.03.2014 г. №М-351/20142-685/14). Зачастую сам работодатель не учитывает положения коллективного договора фирмы, в котором прописаны условия соблюдения преимущественного права работников»

И только если установлено, что у двоих работников одинаковая квалификация, можно подключать социальные критерии — тогда работать останутся единственные кормильцы в семье, семейные с как минимум двумя иждивенцами, те, кто получил во время работы профзаболевания, и некоторые другие категории сотрудников.

Андриана Михалчич напоминает, что иногда работодатель может попытаться обойти исследование преимущественного права:

«Например, в компании есть три менеджера, надо сократить двух. Кадровику не хочется исследовать преимущественное право, потому что в этом случае может остаться не тот сотрудник, на которого рассчитывает руководство. И тогда нужного человека переводят на позицию старшего менеджера, оставляя тот же оклад и обязанности. Соответственно, в штатном расписании вместо трех менеджеров остается два менеджера и один старший менеджер. После чего двоих менеджеров кадровик сокращает. Изменения произошли по форме, но не по сути. Если сокращенный работник заявит в суде, что работодатель искусственно избежал исследования преимущественного права, то суд распознает такую махинацию и восстановит сотрудника в должности. Для работодателя это повлечет расходы на возмещение морального вреда работнику и судебных издержек»

Не предложить сотруднику вакансию в той же компании

Прежде чем попрощаться с сотрудником, работодатель обязан попробовать трудоустроить его в той же компании, а для этого — проанализировать имеющиеся вакансии и предложить каждому сокращаемому сотруднику все подходящие.

Алена Талаш уверена, что эта ошибка — одна из самых частых:

«Первая ошибка работодателя – не предложить работникам имеющиеся вакансии. Например, компания может посчитать, что вакансия временная или с меньшей зарплатой и не предложить ее работнику. Либо кадровик в устной форме уведомил сокращаемого о наличии вакансии, а потом сотрудник неожиданно обратился в суд»

Критерия для оценки, подходит ли внутренняя вакансия сотруднику, всего два:

1. Она соответствует квалификации работника.
2. Для работника нет противопоказаний по здоровью.

То есть предлагаемая позиция может быть нижестоящей, может ниже оплачиваться или предполагать неполную ставку. А процедуру увольнения можно запускать только после того, как работник отказывается от всех вариантов.

Неправильно сообщить о сокращении сотруднику

О том, какими словами лучше сообщать сотруднику, что он подлежит сокращению, поговорим ниже, а пока коснемся формальной стороны вопросы. Работодатель обязан предупредить сотрудника о предстоящем сокращении:

• персонально (то есть не просто вывесить приказ на доске объявлений);
• под подпись (то есть убедиться, что сотрудник с ним ознакомлен);
• не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения.

На практике иногда работники отказываются ставить подпись под приказом. Но решение есть — работодатель может либо зачитать приказ вслух и составить при свидетелях акт об отказе, либо отправить его сотруднику по почте (обязательно дождаться уведомления о вручении). Но в любом случае, простого устного сообщения для законности процедуры недостаточно.

Не сообщить о сокращениях в службу занятости

О сокращении работника необходимо сообщить не только ему самому, но и в службу занятости, а также в профсоюз. Андриана Михалчич отмечает, что компании нередко забывают об этом:

«Часто возникают проблемы, когда работодатель не уведомляет о сокращении сотрудника Центр занятости населения и профсоюз (если он есть). Если не уведомить Центр занятости населения о сокращении, организацию могут оштрафовать на сумму от 3 до 5 тысяч рублей, а должностное лицо (в частности, руководителя — от 300 до 500 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).

Если у компании есть профсоюз, его также надо уведомить о сокращениях. Наказать за неуведомление могут по статье 5.27 КоАП РФ: компанию оштрафуют на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а руководителя — на сумму от 1000 до 5000 рублей»

Если соблюдать все тонкости процесса и строго соблюдать алгоритм сокращения — оспорить свое сокращение не сможет даже самый юридически подкованный сотрудник.

Как смягчить процесс увольнения для сотрудника

Мы рассмотрели основные формальные аспекты сокращения сотрудников, а теперь немного остановимся на психологических и человеческих. Важно постараться сделать сокращение комфортным (насколько это вообще возможно) для обеих сторон — и для сотрудника, который столкнулся с серьезной проблемой, и для руководителя, которому тоже может быть нелегко расставаться с человеком.

Евгения Калашникова, HR, Фобизнес, отмечает:

«Увольнение — это всегда стресс. Но как бы то ни было, расставаться лучше в хороших отношениях. Можно сделать акцент на том, что эта ситуация — не повод опускать руки, а скорее, толчок, который позволит двигаться дальше, развиваться и пробовать себя в чем-то новом. Важен правильный подход к донесению информации. Сообщите сотрудникам, что у вас для них плохие новости: это позволит им морально подготовиться — и после этого в одном–двух предложениях сообщите о сокращении.

Не оправдывайтесь, не жалейте и не говорите, что знаете, что люди сейчас чувствуют. Дайте сотрудникам время осмыслить сказанное. Обговорите все важные моменты. Детально опишите дальнейший ход событий, сообщите обо всем, что касается выплат, пособий, неиспользованного отпуска, рекомендательных писем, содействия в трудоустройстве»

Алена Талаш также уверена, что очень важно и информационно, и психологически поддержать сотрудника, с которым приходится прощаться.

«При сокращении не стоит забывать о прописной истине — Земля круглая. Поэтому расставание должно пройти мягко, без нервозности и судебных баталий. Прежде всего, работодатель должен оказать информационную поддержку: разъяснить бывшему работнику его права и гарантии (например, как и в какие сроки нужно встать на биржу труда), поделиться информацией, где требуются специалисты уровня уволенного работника. В поиске будущей работы помочь могут и рекомендательные письма компании.

Не лишней будет и психологическая поддержка. Стив Джобс говорил: «Увольнение из Apple стало для меня лучшим событием в жизни. Я получил свободу, которая позволила мне вступить в один из самых творчески активных периодов жизни». Обиженный работник может не справиться с эмоциями и не очень лестно разговаривать с причастными отделами компании. Поэтому работодатель должен спокойно объяснить работнику причину сокращения и не обрывать с ним контакты. Ведь если ситуация улучшится, то компания может вновь обратиться к сотруднику с предложением о работе»

Если вы приняли решение сократить сотрудников, помните, что не стоит затягивать с реализацией. Напряженное ожидание сокращений только ухудшит климат в коллективе — а его важность отмечают многие эксперты. 

Резюме

Сокращение — сложная, но иногда неизбежная процедура. Чтобы снизить риски того, что увольнение будет оспорено, строго соблюдайте все требования закона:

• помните, кого из сотрудников нельзя сокращать;
• учитывайте преимущественное право на оставление на работу;
• предложите сотруднику все подходящие вакансии;
• сообщите ему самому, а также в службу занятости и в профсоюз;
• и не забудьте про все причитающиеся выплаты.

И постарайтесь сохранить с сотрудниками хорошие отношения!