Как внедрить учет денег и сократить ФОТ на 150 тысяч в месяц. Кейс «Пакснаб»

Компания «Пакснаб» занимается оптовой продажей одноразовой посуды, хозтоваров и бытовой химии в Москве. Еще одно направление работы —  продажи на маркетплейсах. 

• В штате компании 15 сотрудников.
• Годовой оборот — 10 млн руб. 

Финучет в 1С и Excel расшифровывал специальный сотрудник

Для финансового учета в компании использовали 1С и таблицы Excel. О проблемах рассказывает генеральный директор Рамиз Садыков:

«В 1С велась закупка, приход, склад — этим занималась бухгалтерия. Таблицы в Excel тоже были разделены. Продажи на маркетплейсах вели одни люди, оптовые продажи — другие. Потом мы пытались собрать это в один отчет. Получалось сложно и не до конца понятно. Был даже специальный сотрудник, который расшифровывал и пояснял для меня отчеты»

В результате данные то сходились, то не сходились. Главная проблема финансового учета в таком режиме состояла в том, что в его ведении задействовано слишком много людей. Человеческий фактор приводил к ошибкам и беспорядку в цифрах. 

Интерфейс и техподдержка определили выбор сервиса

Рамиз Садыков раньше работал в производственном бизнесе, где все процессы были максимально автоматизированы. Он понял, что финансовый учет тоже можно и нужно автоматизировать. 

«На обучении управлению задал вопрос по автоматизации финучета. Один из участников курса рассказал, что пользуется ПланФактом и доволен результатами. Я протестировал ПланФакт и еще несколько сервисов и тоже решил остановиться на первом»

В пользу ПланФакта говорили интерфейс и оперативная техподдержка:

«Во-первых, в отличие от других сервисов, мне понравился интерфейс: все просто, удобно и понятно. 
Во-вторых, у сервиса максимально оперативная техподдержка. Все мои проблемы решались мгновенно. Когда я тестировал другой сервис, их служба поддержки присылала мне ссылки на обучающие материалы, если я не мог разобраться сам. Это не помогало, вопросы только множились. В ПланФакте тебя никогда не оставляют один на один с проблемой. Все и всегда помогают решить, во всем разобраться»

Внедрение проходило без проблем. Предприниматель опасался за внесение данных по прошлым годам, думал, что не удастся их внести корректно. Но с этим помогла техподдержка, все синхронизировалось и прошло штатно.

Результаты

За год работы с сервисом в компании «Пакснаб» можно выделить такие результаты:

1. Автоматизация позволила сократить ФОТ на 150 тыс. руб. ежемесячно.

«До внедрения ПланФакта учетом занимались 4 человека в компании. После внедрения их функции стали автоматизированы, ведением сервиса занимается один человек. Мы ежемесячно экономим 120-150 тыс. руб. на зарплате»

2. Упростилась механика ведения учета.

«Раньше мне нужно было запросить отчет, попытаться в нем разобраться самому, попросить разъяснений. Это съедало кучу времени и нервов. Сейчас я трачу 15 минут в день, чтобы посмотреть максимально наглядную отчетность и принять управленческие решения»

3. Расходы корректируются и сокращаются в реальном времени.

«Например, я смотрю в ПланФакт и вижу, что потолок по офисным расходам 15 тыс. руб., а в этом месяце потрачено 18. Сразу узнаю, по какой причине произошел перерасход, корректирую сумму на следующий месяц. Это позволяет держать расходы в строго определенном коридоре и следить за ними в реальном времени, а не через несколько месяцев, когда перерасход становится очевиден всем.

Увидел, что в ноябре на обслуживание сайта потратили 20 тысяч. Это много. Оказалось, были какие-то сбои, провели  оптимизацию. На январь заложили 15 тыс. руб., но потратили 13, то есть сотрудники понимают и стараются корректировать, не тратить деньги компании впустую»