Работа с контрагентами: как не нарушить закон и не попасть под блокировку счета

В 2001 году появился №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Вслед за ним создали Росфинмониторинг, который следит за исполнением закона. Согласно ему, Центробанк должен противодействовать незаконным финансовым операциям.

За всеми действиями бизнеса следят банки, в которых открыты расчетные счета. Алгоритмы и сотрудники службы финмониторинга анализируют операции и блокируют их, если замечают что-то подозрительное в работе с контрагентами. Если они не будут делать этого, Центробанк заберет у банка лицензию.

Подозрительными с точки зрения банка будут считаться любые нетиповые операции: если сняли со счета наличные, чтобы отдать задаток за стройматериалы, или перевели деньги на карту фрилансера, чтобы рассчитаться за сайт. Буквально одно неверное движение — и придется доказывать сотрудникам банка, что в операции нет ничего странного, а счет нужно разблокировать.

Разбираемся, по каким причинам банки блокируют расчетные счета при работе с контрагентами чаще всего. Их восемь: от снятия наличных до работы себе в убыток, даже если она жизненно необходима.

1. Снятие наличных слишком часто или сверх лимита

Нужно поменять проводку в офисе, а штатного специалиста нет. Нашли выгодное предложение на сайте услуг, но электрик работает как физическое лицо. Чтобы не платить дополнительные налоги и не оформлять документы, снимаете наличные со счета и отдаете ему. А банк блокирует расчетный счет.

Что думает банк

С его точки зрения такая операция — отмывание денег. Служба финансового мониторинга не понимает, на что вы потратили наличные: может, купили новый принтер, а может, профинансировали террористов. Поэтому происходит блокировка, особенно часто — если нарушать установленные лимиты.

У каждого банка свой лимит, в среднем он не превышает 600 000 руб. Если снимать каждый месяц почти весь лимит — например, 560 000 руб., это выглядит подозрительно.

Также счет могут заблокировать, если снимаете наличные слишком часто: даете деньги водителям на заправку, оплачиваете такси тем, кто задерживается на производстве, или покупаете расходные материалы без договора у частных лиц. В этом случае банк тоже не понимает, зачем нужно столько операций и куда уходят деньги — и на всякий случай приостанавливает подозрительную деятельность. Не всегда проблему удается решить, об этом рассказал Максим Прусаков, директор транспортной компании «ШЕРЛ»:

«Сталкивались с блокировкой по №115-ФЗ несколько раз. Поскольку мы транспортная компания, то часто нанимаем машины у индивидуальных предпринимателей (ИП). Иногда банки воспринимают такие операции как незаконное обналичивание и блокируют счёт. Как правило, все вопросы решаются за 2-3 дня путем предоставления в банк документов о реальности этой сделки (договоры, акты выполненных работ, документы о предыдущих сделках с этим контрагентом, декларации об уплате налогов).

Самый неприятный случай произошёл у нас со «Сбербанком» 3 года назад. Я находился в Охотском Море, путешествовал по Курильским островам. Связи там практически нет. В какой-то момент пробился звонок от бухгалтера, которая сказала, что банк требует подтверждения моей личности по телефону в целях проверки в рамках 115-ФЗ. Я с трудом дозвонился и сообщил банку, что от меня требовалось. Но связь была плохая (половину слов не было слышно), а затем и вовсе пропала. Через 3 дня, когда наш корабль снова зашел в порт, я дозвонился в банк снова и выяснил, что счет заблокирован, поскольку от меня не получены соответствующие подтверждения. Вернувшись в Москву, я попробовал разобраться во всей этой истории и несколько раз ездил в различные службы банка, но все мои попытки ни к чему не привели. Так этот заблокированный счет и висит, денежные средства с него мы отправили в счет налогов (это разрешено).

Надо понимать, что блокирует операции по счету не какой-то конкретный сотрудник банка, а так называемый робот, то есть программное обеспечение, и зачастую операционисты даже не могут пояснить, по какой причине произошла блокировка, в результате чего приходится предоставлять банку массу документов, которые не нужны для разбора конкретной ситуации»

Как защититься

Никак: всегда есть статьи расходов, на которые нужны наличные. Купить новый степлер в офис или принести сотрудникам торт в честь корпоративного праздника. Все, что вы можете сделать, чтобы избежать блокировки — сразу после операции самостоятельно отправить в банк документы, которые обосновывают снятие наличных. Это могут быть чеки, счета, договоры: любые бумаги, которые покажут, куда ушли деньги.

2. Работа себе в убыток

Есть фабрика, которая делает мебель для детей. Вроде все хорошо, но одна модель кроватки оказалась невостребованной, и партия занимает место на складе. Ее пробовали продавать и оптом, и в розницу, и со скидками до –20%, спроса все равно нет. Тогда производитель решает продать кроватки по цене ниже себестоимости, чтобы закупить партию сырья для производства новых моделей. Находит покупателя, заключает договор, получает оплату на расчетный счет — и его блокируют.

Что думает банк

Компания работает с контрагентами себе в убыток: тратит на производство больше, чем потом получает с продаж. Конечно, служба финансового мониторинга не знает, во сколько обошлось производство, и не может посчитать себестоимость продукции — автоматические алгоритмы просто сравнивают суммы по контракту с другими и «бьют тревогу», если видят сильную разницу. Сотрудники банка могут посчитать, что сделки фактически не было, а через вас отмывают деньги. А если компания создана недавно, это дополнительный негативный сигнал.

Счет могут блокировать даже если продаете товары не в убыток. Раньше отгружали дорогостоящие модели и получали за партию из 20 штук 200 000 руб., а теперь занялись дешевыми и получаете за поставку такого же объема 120 000 руб. — это уже выглядит подозрительно для банка.

Как защититься

Избежать приостановления операции не получится. Но можно снизить риски, если сразу объяснить сотруднику банка целесообразность сделки: почему именно такая сумма фигурирует в договоре и почему он выгоден компании.

Есть нюанс: если компания постоянно показывает убытки, служба финансового мониторинга может заподозрить, что что-то не так. Тогда за движением денег будут следить тщательнее, а блокировать чаще.

3. Работа с ненадежным контрагентом

Производство спокойно работает с несколькими поставщиками, с одним из них уже второй год. Каждый месяц заказывает у него примерно одинаковые партии товара, оплачивает их, а очередную операцию блокируют. Все потому что в отношении этого поставщика завели уголовное дело, а он не ответил на запрос от финмониторинга своего банка.

Что думает банк

Если у бизнеса возникают проблемы (уголовное дело), финансовый мониторинг тщательнее проверяет операции. В отдельных случаях может запросить какие-то данные: документы, обоснования операций, счета. И если компания не отвечает, со стороны банка это выглядит подозрительно — возможно, дело в каких-то махинациях.

Для банка компания, которая не ответила на запрос службы финмониторинга — ненадежный контрагент. А значит, в поле зрения попадают все фирмы, которые работают с ней: что-то покупают или продают. Банк считает, что они тоже могут принимать участие в незаконных сделках, и проверяет их тщательнее или блокирует счет до выяснения обстоятельств.

Как защититься

Не работать с ненадежными контрагентами. Помимо блокировки счета, они могут принести другие проблемы: проверки от ФНС, увеличение налога или даже плотное общение с правоохранительными органами.

В блоге ПланФакт уже рассказывали, как проверить надежность контрагента. Посмотрите информацию о нем во всех источниках. И даже если все хорошо, это не повод расслабляться — компанию, с которой вы работаете, могут продать кому-то, и из нее сделают пункт для обналичивания денег. Лучше проверять контрагентов все время, пока работаете с ними: хотя бы раз в 2-3 месяца.

4. Отсутствие оборота наличных на расчетном счету

Есть компания, которая занимается ремонтом помещений. По одному из договоров оплата была наличными: прораб принял ее и не положил на расчетный счет, а сразу отдал деньги за партию материалов для следующего заказа. Через несколько дней банк блокирует расчетный счет.

Что думает банк

Договор, сметы и акт выполненных работ есть, а оплаты нет — на расчетный счет она не поступала. Если прораб купил материалы как физическое лицо, то и расходов у компании тоже нет: фактически документы оформлены, но денег по ним не было. Это похоже на оформление поддельного договора.

Риск получить блокировку повышается, если делать так часто. Оборота по расчетному счету не будет, а договоров будет много — сотрудники финансового мониторинга подумают, что все документы липовые.

Кроме того, принимая оплату наличными в сумме более 100 000 руб. от индивидуального предпринимателя или юридического лица, вы нарушаете кассовую дисциплину. А это — дополнительный повод для банка пристальнее следить за вашими операциями. Подробнее о кассовой дисциплине тоже можно узнать в блоге ПланФакта.

Как защититься

Показывайте деятельность: проводите наличные через расчетный счет. Тогда банк увидит, что вы действительно получаете оплату по договорам и тратите деньги на закупки новых партий расходных материалов или товара.

Если не хочется совершать дополнительные операции, в исключительных случаях можно не класть деньги на расчетный счет. Но будьте готовы, что его могут заблокировать. Чтобы снять ограничения, придется предоставить доказательства оборота денежных средств:

• документы по продаже услуги или товара — как минимум договор и акт;
• документы, подтверждающие, что вы потратили наличные: чеки, договоры, счета.

5. Отправка денег физическим лицам

Допустим, вы решили переделать сайт и привлечь к работе фрилансеров. Они не оформлены как индивидуальные предприниматели или самозанятые и не платят налоги. Вы не хотите отдавать дополнительные 13% НДФЛ за них и оформлять договор ГПХ, поэтому просто переводите деньги со счета на карты исполнителей. Оплачиваете услуги один раз, второй — а после третьего перевода денег одновременно двум фрилансерам счет блокируют.

Бывает, что операцию приостанавливают сразу. О своем опыте ПланФакту рассказал Марат Самитов, налоговый эксперт и руководитель бухгалтерской и юридической компании «Авирта»:

«Мы сами занимаемся юридическими и бухгалтерскими услугами и помогаем клиентам разблокировать счета, но тоже попали под действие №115-ФЗ. Решили попробовать РКО у нового онлайн-банка и открыли там расчетный счет.

Пришло несколько платежей от клиентов, и я решил перевести 100 000 руб. себе на карту под отчет. Проведение операции моментально заблокировали. Созвонился с сотрудниками банка в Zoom, показал паспорт (для проверки личности) и минут 20 отвечал на вопросы. Самое главное, что их интересовало — экономическая целесообразность операции, потому что вывод средств на карту похож на обналичивание. Я обосновал операцию необходимостью закупить рекламу у блогеров, так как большинство из них работают неофициально. Счет успешно разблокировали.

Я работаю с банком не первый раз и был готов к такой проверке. Часто вижу, что начинающие предприниматели не знают, как правильно общаться с сотрудниками банка, и не могут объяснить целесообразность операции, даже если она законна. Здесь главное — верно донести, в чем смысл перевода, и подробно отвечать на вопросы. Универсальных ответов нет, в каждом случае он индивидуален и зависит от бизнеса»

Что думает банк

Сотрудники службы финмониторинга не понимают, кому и почему вы переводите деньги. Фактически без оформления документов эти переводы не являются расходами компании: с точки зрения банка, эти деньги уходят «налево» просто так. Операции похожи на отмывание денег или финансирование незаконной деятельности.

Риск получить блокировку возрастает, если такие переводы совершаются массово или часто. Чем больше отправляете деньги физическим лицам, тем пристальнее будут следить за вами и тем вероятнее приостановят деятельность по расчетному счету.

Как защититься

Оформляйте отношения по договору ГПХ: гражданско-правового характера. По нему вы заплатите 13% НДФЛ за исполнителя, но в случае проблем сможете обосновать переводы на карту физическому лицу необходимыми расходами компании.

Вариант еще проще — работать с индивидуальными предпринимателями или самозанятыми. Заключаете договоры с ними и переводите деньги за работы на счет или на карту, но получаете чек. В этом случае у банка вообще не возникнет вопросов.

6. Отсутствие расходов

Чаще по этой причине блокировки расчетного счета по №115-ФЗ под раздачу попадают индивидуальные предприниматели, оказывающие какие-то услуги. Например, человек консультирует предпринимателей и принимает оплату на сайте, через онлайн-кассу. Выводит деньги на расчетный счет и сразу снимает или переводит на личную банковскую карту. Работает так месяц, два — а потом ему приостанавливают операции.

Что думает банк

В подавляющем большинстве случаев у бизнеса есть расходы: нужно платить за ведение соцсетей подрядчику или оплачивать доступ к каким-то онлайн-сервисам. Если расходов совсем нет, это подозрительно: модель похожа на отмывание денег. Особенно если бизнес создан недавно, а его контрагенты ненадежные и имеют признаки фирм-однодневок с точки зрения банка.

Если сотрудники службы финансового мониторинга видят, что деньги на счет поступают часто, а потом их выводят в виде прибыли, они могут попросить прислать пояснения. И если не получат внятного ответа, почему так происходит, ограничат обслуживание.

Как защититься

Подумайте, какие расходы у вас есть, и покажите их банку: заплатите за доступ к CRM-системе не с личной карты, а с расчетного счета. Или оплатите услуги исполнителям через расчетный счет, а не наличными после снятия с банковской карты.

Если расходов совсем нет (такое бывает, если оказываете какие-то услуги), просто приготовьтесь в случае проблем обосновать доходы. Покажите договоры с клиентами и объясните, чем именно занимаетесь. В службе финансового мониторинга работают люди, которые легко поймут вас: не надо бояться говорить правду.

7. Отправка платежей не по ОКВЭД

Представьте: есть компания, которая занимается выращиванием пшеницы, овса, ячменя и ржи. У нее свои поля, комбайны. Она закупает только удобрения, семена и запчасти для техники. Большинство операций проводит через расчетный счет. А потом собственник решает попробовать себя в животноводстве: корм есть, площади тоже, можно попробовать. Покупает 10 коров для производства молока — и получает блокировку расчетного счета.

Что думает банк

У каждой компании есть четкие сферы деятельности, указанные в кодах ОКВЭД. Все операции должны быть так или иначе связаны с указанной сферой. Если даже строительная компания оплачивает внедрение CRM по договору, банк может посчитать операцию подозрительной.

С точки зрения службы финансового мониторинга, любая операция не по ОКВЭД может быть какой-то махинацией. Например, обналичиванием денег по фиктивным договорам. Именно поэтому их часто приостанавливают, а у предпринимателей запрашивают дополнительную информацию.

Как защититься

Если планируете заниматься новым видом деятельности, добавьте его в устав предприятия и в ЕГРЮЛ. Для этого подайте в ФНС форму Р13014 и дождитесь, пока информацию обновят, а после уведомите банк о добавлении новых ОКВЭД. Тогда за операции по новым сферам деятельности ничего не будет.

Если нужно провести несколько платежей не по ОКВЭД, добавлять новые нет смысла. Просто подготовьте документы, которые обоснуют целесообразность операции, и предоставьте их при запросе банка.

8. За что еще и каким образом банк может приостановить деятельность по расчетному счету

Банки проверяют абсолютно все операции по расчетному счету. Подозрительными им кажутся любые переводы, снятия или поступления, которые могут оказаться вне закона. Например, если компания или индивидуальный предприниматель:

• уклоняются от уплаты налогов и часто снимают наличные средства;
• платят с расчетного счета только часть налогов — например, отчисляют НДФЛ, но не оплачивают страховые взносы;
• используют неточные формулировки в назначениях платежа;
• резко увеличивают обороты по счету без видимых причин;
• показывают затраты, нетипичные для этого вида деятельности.

У каждого банка есть своя «статистика» по операциям, и если перевод чуть отличается от нее, это уже вызывает подозрения. Наталья Ступина, эксперт сервиса «Смарт» от «Контур.Фокуса», поделилась конкретными цифрами:

«Среди наиболее частых причин можно выделить низкую налоговую нагрузку (менее 0,9% от суммы исходящих платежей), частое снятие наличных (30-50 % от исходящего оборота по счету), переводы на счета физических лиц без уплаты НДФЛ, отрицательную деловую репутацию контрагентов»

Елена Волкоедова, директор департамента клиентского обслуживания «СДМ-Банка», рассказала о том, как происходит отслеживание деятельности, чуть подробнее:

«Во-первых, клиенты должны понимать, что банки ориентируются на рекомендации ЦБ. В результате банк реагирует на любую операцию, которая выходит за рамки стандартной. Срабатывают автоматические банковские программы, в которых заложены различные варианты отклонения от правил, — счет блокируется. Например, все операции с наличными средствами изначально имеют довольно высокий процент риска.

Во-вторых, если собственник понимает, что планируемая операция будет выбиваться из привычных для компании, то следует «привести» ее к установленным стандартам, либо заблаговременно связаться со своим банком и сделать пояснения. Это позволит в будущем избежать блокировки.

Чтобы не сталкиваться с блокировками, достаточно перейти на безналичные расчеты, показывать реальную финансово-хозяйственную деятельность, платить налоги и тщательно выбирать партнеров. Также важно следить за снятием наличных: это одна из самых рискованных операций»

Если есть сомнительные операции, служба финансового мониторинга запускает процесс внутренней проверки. Сотрудники банка просят предоставить документы по сделкам и устанавливают срок, в который вы должны это сделать. Если не ответить на запрос, есть три варианта развития событий:

• банк отклонит операцию и сообщит о попытке провести ее в Росфинмониторинг;
• банк проведет операцию, но присвоит ей статус подозрительной и тоже сообщит в Росфинмониторинг;
• банк пересмотрит уровень доверия к компании или индивидуальному предпринимателю.

Возможен вариант, когда счет сразу блокируют — обычно это происходит, если бизнес зарегистрирован недавно, или банк видит сразу несколько нарушений при работе с контрагентами.

Чтобы не допускать ограничения деятельности и выходить из блокировок, если они уже выданы, важно обосновывать все операции документами: счетами, актами, договорами, чеками. Подробнее о том, как все работает, можно почитать в другой статье о №115-ФЗ. Наталья Ступина, эксперт сервиса «Смарт» от «Контур.Фокуса», поделилась другими советами, как не допускать ограничений:

«Не игнорируйте запрос документов от банка, часто причиной блокировки может стать непредставление документов в срок. Чаще всего банк дает на подготовку документов 5-7 дней, реже — 2 дня, если вопрос срочный.
Напишите информационное письмо для банка с подробным описанием вашего бизнеса.
Поддерживайте налоговую нагрузку на уровне не менее 1,5 % от объема исходящих платежей.
Все расходы, связанные с обслуживанием бизнеса, проводите через расчетный счет (арендная плата, коммунальные платежи, зарплата с налогами). Это поможет сделать вашу деятельность прозрачной.
Раскрывайте полную информацию о сделке в платежном документе, то есть укажите не просто «по договору №» или «по счету №», а «за выполненные работы по организации мастер-класса для детей дошкольного возраста в ДК»

Иногда банк может слишком тщательно проверять операции и часто приостанавливать их, не принимая во внимание ваши обоснования. Что делать в таких случаях, рассказал Андрей Лихачев, руководитель юридической компании «Хелп Консалтинг»:

«По №115-ФЗ банк имеет право отказать клиенту в выполнении транзакции, если работник кредитной организации заподозрит, что она производится в целях отмывания доходов. Процедура соответствующей проверки регламентируется банком самостоятельно, это разъяснил ЦБ РФ в Информационном письме от 28.03.2014 № 23.

Обычно вызывают подозрения у работников банков недавно учрежденные юридические лица или ИП, которые совершают крупные операции от 600 000 руб. Несмотря на то, что такие транзакции часто блокируются, для снятия всех запретов достаточно предоставить банку оригиналы договоров.

Но если документы направлены в банк, а операции продолжают приостанавливаться, то рекомендуем подать в кредитную организацию заявление с просьбой разъяснить причины введения таких мер. В том случае, когда ответа не последует или он будет формальным, можно подать жалобу в Центральный Банк»

Елена Волкоедова, директор департамента клиентского обслуживания «СДМ-Банка», предоставила ПланФакту более подробную инструкцию. Она рассказала, что делать, если счет заблокировали:

«Нужно направить в банк официальный запрос на зарегистрированном бланке, с регистрационным номером исходящего письма. Банк должен будет предоставить официальное объяснение в течение 30 дней, но в большинстве случаев будет действовать гораздо быстрее (по практике, в течение суток). Вполне возможно, что на этом этапе банк запросит у вас дополнительные документы, подтверждающие ваш бизнес и его законность.

Если из-за блокировки страдает ваша деятельность, не ждите положенного срока и сами идите в банк. Обязательно возьмите с собой все имеющиеся документы. Знайте, что ваша активность и настойчивость помогут ускорить разблокировку счета.

Если банк так и не ответил на ваш запрос, вы можете обратиться в Центральный Банк. На сайте ЦБ есть интернет-приемная (главная страница), через которую можно подать жалобу (https://www.cbr.ru/reception/). ЦБ реагирует на подобные заявления в кратчайшие сроки.

Если даже после предоставления всех необходимых документов вы получили отказ в разблокировке счета, то есть еще один вариант. Это подача заявления в межведомственную комиссию при Банке России. Существуют определенные требования к заявлению, их легко найти в открытом доступе в интернете. Заявление можно подать как в бумажном, так и электронном виде»

Работа без блокировок реальна: достаточно предоставлять банку все документы по деятельности бизнеса, вовремя сообщать об изменениях и совершать типовые операции. А если что-то идет не так, проблему всегда можно решить адекватными ответами на запросы службы финансового мониторинга.