Принцип двойной записи: почему активы равны пассивам

Иван взял в долг 150 рублей у друга. 100 рублей он потерял, а на оставшиеся деньги купил два карандаша по 10 рублей. 30 рублей сдачи он вернул другу и остался должен еще 120 рублей. Плюс у него остались два карандаша по 10 рублей — еще 20.

120 + 20 = 140

Куда делись десять рублей?

Представим движение денег в виде таблицы:

Суммировать долги и карандаши не стоит — их движение учитывается отдельно от денег. Десять рублей никуда не пропали, просто поступления и выплаты нужно правильно посчитать.

Эта таблица — упрощенный пример счета «Деньги». Счет в бухгалтерском учете — это регистр, в котором компании учитывают движение средств и источников их образования. Каждая операция записывается на двух счетах. Этот способ называется двойной записью. Он показывает взаимосвязь потраченных денег и купленного товара. Иван потратил 20 рублей на покупку карандашей: количество денег уменьшилось, а количество карандашей увеличилось.

Каждая операция фиксируется проводкой. В левой части указывается де́бет — приход имущества и материалов. В правой кр́едит — источник, из которого финансируется приобретение. Также проводка содержит дату операции и ее сумму.

Если бы карандаши покупала компания за наличные, проводка выглядела бы так:

25.08.2022 Дт 10 «Материалы» Кт 50 «Касса» 20

Названия и номера счетов одинаковы для всех компаний, ведущих стандартизированный бухгалтерский учет с помощью принципа двойной записи. Они пользуются планом счетов, утвержденным Приказом Минфина. В управленческом учете компания может использовать тот план счетов, который ей удобен.

Счет может быть разбит по субсчетам. Так счет 41 «Товары» включает товары в рознице, на складах, тару и покупные изделия. Все операции по счету за месяц суммируются и формируют оборот за период. Он считается отдельно по дебету и кредиту. Остаток по счету на конец периода называется сальдо:

Счет 50 «Касса»

Виды счетов

Счета могут быть активные, пассивные и активно-пассивные. Часть счетов совпадает со статьями бухгалтерского баланса: активы включают основные и оборотные средства, пассивы — собственный капитал и обязательства. Активы приносят прибыль, пассивы — ее финансируют, поэтому активы всегда равны пассивам.

Активные счета применяют для фиксирования движения основных и оборотных средств:

• основные средства включают оборудование, транспорт, недвижимость;
• оборотные — складские запасы, деньги на расчетном счету и в кассе. 

Сальдо (конечный остаток) по этим счетам может быть только дебетовым (положительным) или нулевым. Примером такого счета может быть счет 41 «Товары» — запас товаров в магазине не может уйти в минус.

Пассивные счета используют для учета собственного капитала и обязательств. К обязательствам относятся кредиты. Сальдо по этим счетам может быть только кредитным или нулевым. Пассивным является счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Активно-пассивные счета могут иметь как положительное, так и отрицательное сальдо. К ним относятся расчеты с поставщиками, покупателями, персоналом, бюджетом. Например, счет 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Сальдо по активным счетам формирует активы в бухгалтерском балансе. Сальдо по пассивным — пассивы. Дебетовое сальдо по активно-пассивным счетам суммируется и отражается в балансе как дебиторская задолженность, а кредитное — как кредиторская.

Также существуют временные счета, они закрываются в конце отчетного периода. Счет 90 «Продажи» аккумулирует информацию по доходам и расходам, например, себестоимости проданного товара за период, обычно месяц.

Пример

Рассмотрим на примере, как с помощью принципа двойной записи ведется учет в реальном бизнесе. У Ксении школа английского языка для детей.

1. В начале месяца родители учеников оплатили занятия:

01.07.2022 Дт 50 «Касса» Кт 62 «Покупатели» 100 000

По счету 62 «Покупатели» образуется кредиторская задолженность — деньги уже поступили, а услуги пока не оказаны.

2. Потом Ксения заплатила аренду:

05.07.2022 Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 50 «Касса» 50 000

Возникает дебиторская задолженность (авансы выданные) — Ксения заплатила деньги за месяц вперед.

3. В конце месяца Ксения приобрела проектор, это оборудование, оно относится к основным средствам:

29.07.2022 Дт 01 «Основные средства» Кт 50 «Касса» 10 000

На основе этих данных бухгалтер может составить баланс.

В финансовом учете такие сложности не нужны. Его можно автоматизировать с помощью сервиса ПланФакт, который работает по принципу двойной записи. Собственнику достаточно внести операции, а баланс сформируется автоматически. В балансе школы видно, что активы школы (дебиторская задолженность, деньги в кассе и оборудование) финансируются за счет пассивов — кредиторской задолженности перед учениками.

Филипп Щиров, директор сервиса облачной автоматизации Altapp:

«Принцип двойной записи отражает любое движение денег одновременно по дебету и кредиту счетов. Он позволяет избежать ошибок в управленческих отчетах. Будь то классический бухгалтерский учет или даже международная система финансовой отчетности — все основаны на методе двойной записи. Он может применяться и при оценке бизнеса. Если компания не использует принцип двойной записи, она не способна проверить отчеты на сходимость, вероятность ошибок в управленческом учете повышается»

Резюмируем

• Все счета делятся на активные, пассивные и активно-пассивные.
• На активных счетах отражены активы, то, что приносит компании деньги.
• Пассивные счета показывают, за счет чего финансируются активы.
• Двойная запись помогает правильно отражать финансовые операции, но не страхует от ошибок. Если данные внесены неверно или не внесены вовсе, отчеты будут искажены.
• Принцип двойной записи — основополагающий в бухгалтерском учете, знать его суть собственнику полезно, но с помощью автоматизированных сервисов вести учет намного проще.