Фонд оплаты труда: все, что нужно знать собственнику

Все выплаты работникам вместе называются фондом оплаты труда (ФОТ). Его рассчитывают экономисты и бухгалтеры. ФОТ сильно влияет на прибыль, поэтому его регулярно анализируют и планируют. В статье разбираемся, как это делать. 

Что такое фонд оплаты труда

Фонд оплаты труда персонала — это сумма денег, которые предприятие направляет на выплату заработной платы сотрудникам за месяц, квартал, год. В фонд оплаты труда включаются:

• Основная зарплата — оклады, тарифы.
• дополнительная зарплата — премии, надбавки, бонусы.
• Отпуска  —  ежегодные, учебные, за ненормированный рабочий день.
• Больничные за три дня, оплачиваемые работодателем.
• Премиальные выплаты.
• Добровольное медицинское страхование.
• Материальная помощь.
• НДФЛ, страховые взносы.
• Бонусы, проценты, если они —  часть зарплаты.
• Отчисления на социальные нужды — выплаты отпусков, больничных, пенсионные взносы.

Отдельные организации добавляют: доплату за работу в ночную смену, повышенные тарифы в отношении пенсионных отчислений при работе в тяжелых или вредных условиях, командировочные. 

Зачем предпринимателю знать ФОТ

Размер фонда оплаты труда  — экономический показатель, отражающий уровень доходов работников, а также затраты предприятия на персонал. Управление ФОТ важно для предпринимателя по нескольким причинам.

Бюджетирование и планирование. Понимание ФОТ позволяет предпринимателям планировать будущие расходы, связанные с персоналом, бюджетировать их соответственно.

Оценка эффективности. Предприниматели обязаны следить за соотношением ФОТ к валовой выручке или прибыли, чтобы оценить производительность труда и эффективность расходования ресурсов.

Принятие решений по найму или сокращению. Анализ помогает в составлении штатного расписания, при расширении штата сотрудников или оптимизации (сокращении) численности персонала.

Регулирование трудовых отношений. Анализ ФОТ помогает в расчете справедливой заработной платы, заставляет придерживаться государственных регулятивных требований (например, минимальная зарплата), обеспечивать конкурентоспособность условий сотрудничества на рынке труда.

Оптимизация налогов. Позволяет управлять размером ФОТ.

Кадровая политика. Знание и анализ ФОТ создает среду для эффективной кадровой политики и системы мотивации сотрудников, влияющих на продуктивность и лояльность.

Контроль и анализ ФОТ позволяет предпринимателю управлять затратами на персонал более эффективно, улучшать финансовые результаты предприятия и создавать благоприятные условия для работы сотрудников.

Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы

Фонд оплаты труда — это совокупность выплат, производимых работодателем в пользу работников за их труд, включая основную заработную зарплату (оклады, тарифы), доплаты, премии, компенсации, другие вознаграждения. В ФОТ также входят начисления на социальные нужды (например, страховые взносы, ДМС), материальное стимулирование, доплаты.

Фонд заработной платы часто используется как синоним фонда оплаты труда, однако он описывает только ту часть, что напрямую связана с выплатами работникам за выполненную работу. То есть, зарплатный фонд — это сумма денег, предназначенная для выплаты заработной платы, а ФОТ — в широком смысле, включая добровольное страхование, выплат при увольнении, иное.

Сумма ФОТ больше, чем фонд заработной платы, потому что включает в себя дополнительные выплаты, отчисляемые в фонды и выплачиваемое на основании коллективного договора, иных локальных актов организации

Как рассчитать ФОТ

Формирование фонда оплаты труда — процесс расчета общей суммы выплат сотрудникам компании за месяц, квартал, год. Для расчета необходимо учитывать все виды выплат, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Обобщенная формула расчета:

ФОТ = основная ЗП + дополнительная ЗП + оплаты за сверхурочную работу + оплата отпусков и больничных + социальные выплаты + прочие выплаты + налоги (взносы).

В расчет могут также входить специфические выплаты, но это зависит от учетной политики организации. Например, компания тратит деньги на обучение сотрудников, медицинские осмотры, доплаты за стаж, дополнительные выплаты при увольнении.

При расчете учитывайте требование трудового кодекса, кадровую политику организации.

Как планировать ФОТ

Определение составляющих  фонда оплаты труда — это систематизированный подход к планированию. Оно помогает организации эффективно управлять расходами, мотивировать работников и обеспечивать их социальной защищенностью. Вот поэтапный план планирования ФОТ. 

1. Анализ текущей ситуации. Изучите текущую структуру оплаты труда в вашей компании. Оцените, насколько эффективна текущая система мотивации и вознаграждения. Анализируйте ключевые показатели, такие как средняя зарплата по рынку, уровень текучести кадров, производительность труда.

2. Определение бюджета. Исходя из финансовых возможностей компании и бизнес-плана, определите общий бюджет на ФОТ. Учтите предполагаемые изменения в штатном расписании и предстоящие увеличения заработных плат из-за инфляции или повышения знаний и навыков сотрудников.

3. Разработка структуры и правил расчета ФОТ. Определите, какие элементы будут входить в ФОТ (основная зарплата, премии, надбавки, выплаты по социальным пакетам и т.д.). Разработайте систему надбавок и премий, связанных с результатами труда, KPI или выполнением конкретных задач. Установите правила для периодического пересмотра,  индексации зарплат.

4. Планирование по персоналу. Проанализируйте потребность в новых сотрудниках в связи с расширением или сокращением бизнеса.  Планируйте возможные изменения в численности персонала и соответствующие корректировки в ФОТ.

5. Расчет зарплаты. Рассчитайте заработную плату сотрудников с учетом их должностных обязанностей, квалификации и производительности. Учтите налоги и взносы.

6. Контроль и анализ. Регулярно сравнивайте фактические расходы на ФОТ с планируемыми и анализируйте причины отклонений. Отслеживайте влияние ФОТ на финансовые результаты компании и производительность сотрудников.

7. Корректировка плана ФОТ. При необходимости делайте корректировки в план на основе анализа реальных результатов и изменений внешней  экономической среды

8. Прозрачность и коммуникации. Обеспечьте прозрачность системы оплаты труда для сотрудников. Сообщайте работникам о любых изменениях в системе вознаграждения и причинах этих изменений

Для обеспечения эффективности, точности планирования ФОТ предназначены различные инструменты и программное обеспечение, автоматизирующие расчеты и аналитику.

Как анализировать ФОТ

Формирование фонда оплаты труда недостаточно для эффективного управления финансами организации. Для этого требуется систематический анализ плановых и фактических показателей. В нем важно учесть несколько аспектов.

Общий размер ФОТ и его динамика. Посмотрите, как менялся показатель за разные периоды времени. Увеличение ФОТ говорит о росте компании и зарплат, найме новых сотрудников, введении дополнительных бонусных программ. Уменьшение размера ФОТ свидетельствует о сокращении персонала, снижении зарплаты или оптимизации расходов на персонал. 

Учитывайте также сезонные факторы. Это свойственно сельскохозяйственному производству, торговле. Например, магазин, где продаются меховые изделия, испытывает пик продаж осенью, когда покупатели готовятся к зимнему сезону. Это же касается продавцов пляжных аксессуаров, строительных компаний. Они испытывают повышение спроса в теплое время года.

Структура ФОТ. Проанализируйте, какие именно статьи расходов входят в фонд оплаты труда и какой процент они составляют от общего показателя. Высокая доля переменных компонентов (например, бонусов и премий) свидетельствует о гибкой системе мотивации, которая зависит от личных или командных результатов.

Сравнение с доходами компании. Важно сравнить расходы на оплату персонала с доходами или выручкой компании, чтобы понять, насколько эффективно используется трудовой ресурс. Для этого можно рассчитать коэффициент отношения ФОТ к выручке (ФОТ/выручка).

Соотношение между основной и дополнительной заработной платой. Анализ соотношения поможет понять степень мотивации сотрудников и их зависимость от дополнительных выплат.

Соответствие отраслевым стандартам. Сравните свой показатель с цифрами по отрасли. Это позволит оценить конкурентоспособность и привлекательность компании как работодателя.

Анализ используется для подтверждения или пересмотра плановых показателей.

Как уменьшить ФОТ

Уменьшить фонд оплаты труда  и взносы — не значит применять незаконные схемы. Сделать это можно легально, не нарушая трудового и налогового законодательства. Вот конкретные шаги.

• Удостоверьтесь, что каждый сотрудник работает эффективно и проанализируйте его загрузку в течение рабочего времени. При необходимости пересмотрите нагрузку специалистов.
• Оцените, насколько сотрудники квалифицированы и выполняют качественно работу на своей должности. Рассмотрите вариант обучения без отрыва или с отрывом от производства. 
• Оцените состояние технических средств и наличие программного обеспечения. Это также влияет на результат труда.
• Рассмотрите возможность привлечения самозанятых и индивидуальных предпринимателей для выполнения ряда работ. Они самостоятельно уплачивают взносы и налоги, что снижает показатель фонда оплаты труда.
• Продумайте, какую работу выгоднее отдать на аутсорс. Например, небольшим компаниям иногда выгоднее обратиться в специализированные фирмы за оказанием услуг ведения бухгалтерского, управленческого, кадрового учета.  

Использование налоговых льгот, связанных с отдельными категориями сотрудников и системой налогообложения — еще один вариант снижения расходов на персонал. 

ФОТ в 2025 году: что изменилось

При формировании фонда оплаты труда 2025 года учтите увеличение минимального размера оплаты труда. Он составит  22 400 рублей вместо 19 242  рубля в 2024 году. Ниже этого показателя за полностью отработанное время работодатель платить не вправе. 

В 2025 году заработала програссивная шкала НДФЛ. Теперь вместо 13–15% работодатель выплачивает от 13 до 24% в зависимости от дохода сотрудника: 

• 13% для доходов до 2,4 млн рублей в год,
• 15% — от 2,4 млн до 5 млн рублей в год,
• 18% — от 5 млн до 20 млн рублей в год,
• 20% – от 20 млн до 50 млн рублей в год,
• 22% – свыше 50 млн рублей в год.

ФОТ — важная составляющая расходов организации (ИП). Его нужно формировать, анализировать и пересматривать. Влияние на фонд оплаты труда персонала оказывают внешние факторы, стоимость рабочей силы у конкурентов и внутренние факторы организации.