Как управлять бизнесом удаленно

Все больше компаний полностью или частично переходят на удаленку. Аналитики из ВЦИОМ провели опрос и определили, что:

• 13% работающих россиян работают удаленно,
• еще у 12% — гибридный режим работы: часть времени проводят дома, часть — в офисе.

То есть всего 25% россиян работают удаленно. Удаленные сотрудники могут быть не менее эффективными, чем офисные, но все зависит от того, как выстроить бизнес-процессы в компании. В статье рассказываем, как управлять бизнесом на удаленке, чтобы команда работала продуктивно.

Чек-лист перед выходом на удаленку

Подключить ЭДО и ЭЦП

Чтобы работать с документами удаленно, нужно подключать электронный документооборот. Часть документов можно отправлять сканами или в бумажном виде по почте, но такой вариант подходит не всегда, так как это долго. 

ЭДО позволяет быстро подписывать документы: договоры, акты, накладные, счета, отчеты. Например, бухгалтер отправляет по ЭДО трудовой договор удаленному сотруднику, тот подписывает его с помощью специальной электронной подписи и моментально отправляет обратно бухгалтеру. Работа с документами отнимает 5 минут. 

Как подключиться к ЭДО:

• Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителю и всем сотрудникам, которые будут подписывать документы. Предприниматель или руководитель бизнеса может бесплатно сделать КЭП в ФНС, сотрудникам подписи оформляют в удостоверяющих центрах: Контур, Астрал.
• Выбрать оператора ЭДО — это компания, которая предоставляет услугу по обмену документами. Есть Эвотор, Контур Диадок, Такском, СБИС и другие операторы. 
• Определить подходящий способ работы с ЭДО: просто работать в системе из браузера или подключить ее к 1C, CRM-системе.
• Оформить документы: приказ и положение о переходе на ЭДО. 
• Обучить сотрудников. Обычно у операторов ЭДО есть уроки о том, как работать в системе.
• Отправить приглашения контрагентам внутри сервиса ЭДО: партнерам, клиентам, поставщикам. После этого вы сможете обмениваться документами.

Так выглядит приглашение контрагентов в системе Эвотора. Источник: zhiza.evotor.ru

Сделать электронные доверенности или МЧД

Если сотрудник подписывает документы в системе ЭДО от лица компании, для этого ему помимо всего остального нужна МЧД — машиночитаемая доверенность. МЧД выполняет те же самые функции, что и обычная доверенность, то есть доказывает: сотрудник уполномочен совершать определенные действия.

Условно говоря, если бухгалтер отправляет отчет в налоговую, он подписывает его своей подписью КЭП и должен приложить доверенность, чтобы в налоговой понимали: у него есть право сдавать отчеты.

Как создать МЧД. Перейдите на сайт налоговой. Здесь нужно выбрать тип доверенности, указать данные: внутренний номер доверенности, срок действия, ФИО, ИНН, СНИЛС доверителя, данные о представителях, их полномочиях.

Оформление МЧД в ФНС

Теперь вы можете скачать файл доверенности на компьютер, но это еще не все. МЧД должен подписать доверитель с помощью открепленной КЭП. Это можно сделать, например, в программе КриптоПро. В программу нужно загрузить файл доверенности, нажать «Создать отсоединенную подпись», подписать доверенность. После этого подписанный файл загружают в реестр на сайте ФНС. Теперь МЧД готова.

Обустроить хранение данных 

Для хранения обычных документов, инфографики, видеоинструкций можно использовать любое облачное хранилище: Яндекс Диск, Сбер Диск, Облако Mail.ru. В хранилищах можно создавать папки, предоставить доступ к ним отдельным сотрудникам. 

Сложнее хранить персональные данные сотрудников и клиентов, можно выбрать один из вариантов:

• CRM, HRM-системы. Подойдут для хранения ФИО, паспортных данных, истории покупок. Важно выбирать защищенные решения, чтобы избежать утечек.
• Облачные серверы, соответствующие 152-ФЗ. Сервер должен находиться на территории России и соответствовать законодательству.
• Блокчейн-технологии. Это самый сложный и дорогостоящий вариант. В этом случае каждый блок информации защищен криптографически. Чтобы защитить данные, нужно настроить блокчейн-сеть.

Важно, чтобы выбранная информационная система соответствовала требованиям ФСТЭК. Понять, какой уровень защищенности персональных данных нужно обеспечить, можно при помощи калькулятора ФСТЭК.

Как работать с удаленной командой

Найм удаленных сотрудников

Если нанимаете сотрудников удаленно, есть несколько советов, которые помогут отобрать лучших кандидатов:

• Составьте портрет идеального кандидата. Это образ сотрудника, которого вы хотите видеть на определенной должности. Так будет проще отсеивать специалистов. Что нужно описать: опыт, навыки, цели, ценности, мотивацию, личные качества, где и как ищет работу. После собеседования нужно проанализировать, соответствует ли кандидат составленному портрету.
• Проводите кейс-интервью или интервью по компетенциям. В первом случае нужно описать ситуацию кандидату и послушать, как он планирует действовать дальше. Например, кандидату на должность менеджера описывают разговор с клиентом, он должен рассказать, что будет говорить дальше. Для интервью по компетенциям определяют ключевые компетенции для должности, затем просят рассказать кандидата о реальной ситуации, в которой он проявлял эти компетенции. Опираясь на поведение кандидата в разных ситуациях, делают выводы о его эффективности.
• Давайте тестовые задания после минимального знакомства с кандидатами. Необязательно проводить собеседование, чтобы дать тестовое задание, но нужно хотя бы изучить резюме человека, пообщаться с ним. Тестовое, которое вы дадите при первом же контакте, отпугнет часть соискателей.
• Оценивайте навыки, которые важны для удаленной работы: дисциплинированность, основы тайм-менеджмента, самомотивация. Без них даже самый лучший специалист не сможет работать удаленно, выдерживая график. 
• Уточняйте часовой пояс кандидата. Если он сильно отличается от того, по которому работает команда, будет сложно синхронизироваться. Представьте, что у вас запланирован созвон в 11:00, а в это время у кандидата из Калифорнии час ночи.

Важно проводить онбординг для новичков. Для этого создают базу знаний, в которой есть описание бизнес-процессов компании, уроки по использованию сервисов, оргструктура организации. Новым сотрудникам будет проще влиться в работу.

Такая база знаний помогает обучить удаленных сотрудников. Источник: OkoCRM

Работа удаленной команды

Как и у офлайн команды, у удаленной должен быть офис, пусть и виртуальный. Для этого нужен корпоративный мессенджер или CRM-система, чатов в Telegram будет достаточно только для небольших проектных команд. 

Как создать виртуальный офис. В корпоративном мессенджере можно создать чаты для разных команд, направлений бизнеса или задач. Например, у вас digital-агентство, которое продвигает компании. Структура чатов будет примерно такая:

• Зарплаты сотрудников. Здесь ведут все отчеты по оплатам.
• Отдел продаж. В чате менеджеры обсуждают свои вопросы.
• Отдел продвижения. Пиарщики и копирайтеры общаются по поводу рекламы самого агентства.
• Бухгалтерия. Чат для обсуждения бухучета.
• Организационные вопросы. Здесь обсуждают, как провести корпоратив и когда проведут оплату рабочего сервиса.
• Флудилка. Чат для обсуждения личных вопросов, сближения коллег.

Для каждого вопроса есть конкретный чат, сотрудники понимают, где посмотреть информацию или куда им обращаться. Такую структуру можно выстроить внутри CRM-системы, если в ней есть корпоративный чат.

Как работать над проектами удаленно. Вернемся к примеру с агентством. Команда ведет несколько проектов одновременно, продвижением занимается большой штат: дизайнеры, копирайтеры, маркетологи. Распределять задачи, следить за сроками и KPI в мессенджере неудобно. 

Поэтому нужен сервис, где команда будет планировать и вести задачи, вроде Trello. Это может быть таск-менеджер, например, Week или ЛидерТаск. Также вести работу можно в CRM-системе, у большинства решений есть встроенный таск-менеджер.

Для каждого проекта команда заводит канбан-доску, на которой распределяет задачи по колонкам «Хотим сделать», «Делаем», «Сделали». Также колонки можно настроить под каждый проект: сделать декомпозицию, разложив его на этапы работы. Этапы будут колонками канбана.

Так выглядит работа над проектом на канбан-доске. Источник: ЛидерТаск

Как проводить собрания. Чтобы синхронизировать работу команды, нужно проводить планерки. Для этого используют сервисы для видеоконференций: Zoom, Контур.Толк, Compass, SberJazz. 

При выборе сервиса важно учесть:

• Безопасность данных. Изучите, какие протоколы используют при передаче данных.
• Гостевой доступ. Хорошо, если есть эта функция, тогда к видеозвонку смогут подключаться клиенты, партнеры.
• Лимиты. В некоторых сервисах есть ограничения на количество подключенных людей или продолжительность звонка. 

Как контролировать удаленную команду

Глобально есть два способа контроля.

Использовать программу. Есть системы учета и контроля рабочего времени сотрудников, которые:

• фиксируют начало и конец работы,
• контролируют перерывы,
• фиксируют, на какие сайты заходят сотрудники, какие программы используют,
• записывают разговоры, видеозвонки,
• делают скриншоты рабочего стола,
• оценивают продуктивность каждого сотрудника, сравнивают результаты с коллегами,
• присылают сотрудникам уведомления, что перерыв затянулся и пора поработать.

Такие функции выполняют сервисы Kickidler, Time Doctor, Инсайдер. Они помогут полностью контролировать работу сотрудников, но у этого решения есть недостатки. Люди негативно воспринимают работу таких программ, они чувствуют себя некомфортно. Чтобы не демотивировать специалистов, можно выбрать второй вариант.

Запись рабочих столов сотрудников, сразу видно кто и чем занимается. Источник: Kickidler

Выстроить структуру работы. Когда сотрудники работают в офисе, сосредоточиться на задачах им помогает обстановка. Дома же сосредоточиться на работе помогает дисциплина. Для этого нужно ввести правила для сотрудников. Не просто рассказать им о графике работы, а закрепить это какими-то действиями, которые они должны будут делать. 

Например, ввести правило: утром каждый сотрудник присылает в чат сообщение со списком задач на сегодня. Это и будет означать начало рабочего дня. В конце дня нужно прислать список выполненных задач, а если что-то не успели, важно написать почему. Такие отчеты будут дисциплинировать, так как сотрудник знает: сделает мало задач — это заметят.

Инструменты для удаленной команды

Необходимый минимум инструментов для удаленной работы:

• CRM-система. Битрикс24, Мегаплан, amoCRM, OkoCRM, RetailCRM. В CRM работает не только отдел продаж, но и другие сотрудники. Обычно в CRM-систему встроен таск-менеджер, корпоративный чат, поэтому она позволяет выстроить виртуальный офис.
• Таск-менеджер. Week, Shtab, Wrike. Здесь сотрудники работают над проектами, контролируют дедлайны, отмечают выполнение задач.
• Корпоративный мессенджер. Compass, Express, Пачка. Здесь создают чаты для отдельных команд или рабочих процессов. 
• Сервис для ВКС. TrueConf, Compass, Яндекс Телемост. Инструмент используют для проведения собраний, для созвонов с клиентами.

Дополнительные полезные инструменты:

• Сервис для ведения финансов Планфакт. Помогает оптимизировать расходы, увидеть прибыльные направления бизнеса, предупреждает о кассовых разрывах, автоматически формирует финансовые отчеты: ДДС, ОПУ, Баланс. 
• Сервис распределения времени World Time Buddy. Здесь вы вносите в программу города коллег, чтобы в любой момент понять, сколько у них сейчас времени. Очень удобно, если коллектив работает в разных часовых поясах.
• Онлайн-доска MyBoards. Иногда для совместной работы не хватает канбана. На онлайн-доске можно оставлять заметки или создавать майнд-карты, например, прописать цепочку email-рассылок. 

Ошибки при управлении удаленной командой

1. Отсутствие четкого распределения обязанностей. Бывает, сотрудники не понимают, кто за что отвечает, поэтому могут не делать вовремя важные задачи. 

Что делать. Планируя работу над проектом, назначайте ответственного по каждой задаче. Ответственных можно отмечать в таск-менеджере, там же указывают наблюдателей — сотрудников, которые будут контролировать ход работ. 
Для разграничения обязанностей есть удобный инструмент — матрица RACI. С ее помощью каждому сотруднику назначают роль в каждой задаче по проекту:

• R — ответственный
• A — утверждающий
• C — контролирующий
• I — информируемый

Глядя на матрицу, сотрудники будут понимать, за что они отвечают, поэтому не будет недоговоренностей.

2. Отсутствие четких правил. Если в компании нет правила о том, как и когда сдавать отчеты, уходить на больничный, предупреждать о рисках, скорее всего, выстроить эффективную работу не получится.

Что делать. Прописать инструкции, регламенты для всех случаев: для работы с задачами, общения в коллективе, работы с клиентами и т. д. Инструкции добавить в базу знаний, чтобы к ним был доступ у всего коллектива.

3. Нехватка поддержки и вовлеченности. На удаленной работе, как и на обычной, сотрудники выгорают, только понять это намного сложнее. Если в офисе по человеку сразу видно, что что-то не так, то пара созвонов в неделю не всегда помогают вовремя увидеть тревожные признаки. 

Что делать. Чтобы избежать выгорания, нужно запрещать сотрудникам перерабатывать, не перегружать их работой, давать интересные задачи. Еще полезно периодически проводить тесты на выгорание, например, использовать опросники Маслач или Бойко.

4. Слишком жесткий контроль. Контроль сотрудников с помощью систем учета может привести к снижению мотивации. Скорее всего, специалисты начнут меньше отвлекаться, но и работать будут с меньшим рвением.

Что делать. Подумать, как можно уменьшить контроль, чтобы это не отразилось на эффективности работы. Например, ввести KPI и премии, отчеты, использовать таск-менеджеры. Эти инструменты также помогут держать руку на пульсе, но при этом вызовут меньше отторжения.

Как сделать прибыльным удаленный бизнес

Еще один важный аспект удаленной работы — деньги. Предпринимателю, руководителю бывает сложно понять, почему на счету нет денег и куда уходит вся выручка, или сколько денег можно вывести без ущерба для бизнеса. 
Чтобы не тратить время на поиск и подбор финансового директора для удаленной работы, вы можете обратиться к специалистам Планфакта и заказать услугу «Финансовый директор на аутсорсе». Сначала вы созвонитесь с экспертом в Zoom, расскажите о своих трудностях, получите небольшую консультацию. После этого сможете сделать выбор о целесообразности такой услуги.

Чем поможет финансовый директор Планфакта:

• Оцифрует бизнес и настроит корректный учет финансов, отчеты ДДС, ОПУ, Баланс.
• Настроит платежный календарь, научит прогнозировать кассовые разрывы.
• Подскажет, как оптимизировать расходы.
• Покажет точки роста, прибыльные направления, проекты.

Резюмируем

• Чтобы вести бизнес удаленно, нужно подключить систему электронного документооборота, сделать электронные подписи и машиночитаемые доверенности для сотрудников, обустроить хранение данных.
• У удаленной команды должен быть виртуальный офис. В этом помогут, корпоративный мессенджер, CRM-система, таск-менеджер, сервис для ВКС. Есть решения, которые совмещают все сервисы вместе. Тогда сотрудники смогут общаться по рабочим вопросам, фиксировать задачи, работать со сделками и проводить созвоны в одном сервисе. 
• Контролировать работу удаленщиков помогут специальные системы учета: Kickidler, Time Doctor, Инсайдер. Такой способ контроля может вызвать негативную реакцию у сотрудников, поэтому иногда лучше выбрать более мягкие методы: внедрить регламенты, отчеты, KPI. 
• Контролировать финансы на удаленке поможет Планфакт. Сервис позволяет оптимизировать расходы, увидеть прибыльные направления бизнеса, предупредит о кассовых разрывах, автоматически сформирует отчеты: ДДС, ОПУ, Баланс. 
• Навести порядок с финансами также поможет услуга «Финансовый директор на аутсорсе» от Планфакта. Эксперт настроит корректный учет финансов. Финдиректор подскажет, как оптимизировать расходы, покажет точки роста, прибыльные направления, проекты.