Обучение для удаленных сотрудников

После пандемии удаленный режим работы не потерял свою актуальность. Многие компании увидели, что это вполне жизнеспособная кадровая политика, и перевели большую часть сотрудников на удаленку на постоянной основе.

Но встал вопрос: каким образом развивать необходимые навыки, повышать квалификацию и обучать удаленных работников?

Рассказываем, почему компания заинтересована в профессиональном росте и обучении удаленных сотрудников, как это правильно организовать и как мотивировать самих работников прокачивать навыки.

Зачем бизнесу обучать удаленных сотрудников

Культура обучения персонала позволяет усилить конкурентные преимущества бизнеса. Если в компании обучают персонал, это:

• позволяет сотрудникам быстрее и эффективнее справляться со своими обязанностями;
• ускоряет развитие компании, благодаря совершенствованию навыков и компетенций сотрудников;
• повышает мотивацию работников;
• создает атмосферу сотрудничества в коллективе, способствует объединению;
• обеспечивает кадровый резерв и онбординг.

Удаленные работники — это такие же сотрудники компании, которые в той же мере нуждаются в повышении квалификации и приобретении новых навыков, как и офисные работники. Возможно, даже больше, потому что им не хватает понимания стратегии, они тревожатся о своем будущем в компании, испытывают отчужденность от коллектива и чаще подвержены профессиональному выгоранию. Обеспечить для удаленных работников обучение сложнее, чем для сотрудников в офисе, но усилия руководителя будут оправданы более сплоченным коллективом и повышением общей эффективности.

Катерина Акман, бизнес-коуч, основатель Международной Академии Бизнес-Коучинга 2WIN, автор методологии «Целостное влияние», поделилась своим опытом обучения удаленных сотрудников:

«Обучение сотрудника должно начинаться с первого дня работы в компании. Для этого полезно иметь базы знаний, которые можно организовать в любой форме: через Google диск, Notion, Atlassian (Confluence), даже в виде квеста в чат-боте. Также нужно продумать систему обучения: когда, как и чему должен учиться сотрудник. В удаленной работе мы не можем сделать для сотрудника экскурсию по офису и лично представить коллег. Помочь в этом может простое описание работы компании, где указано чем занимается организация, и как в ней все устроено.

Удаленная работа не в коем случае не является препятствием для карьерного роста. На самом деле организовать работу сотрудников и их продвижение по службе гораздо легче, чем оффлайн. Сейчас существует множество IT-решений, с помощью которых можно удобно отслеживать метрики и управлять процессом.

В нашей компании все сотрудники работают удаленно и большинство из них никогда не встречались лично. Несмотря на это, мы легко обучаем и развиваем сотрудников внутри организации. Когда в нашу команду приходит новичок, он изучает базу знаний для нового работника. Там описаны цели и ценности нашей компании, кто и какие задачи выполняет, как мы привыкли работать»

Трудности в обучении удаленных сотрудников

1. Очень сложно или невозможно обучать оффлайн. Собрать людей в одну команду, нанять эффективного тренера и провести оффлайн-обучение — максимально желательный сценарий. Но он не реализуем с удаленными работниками, зачастую они находятся в разных городах и странах.

2. Невозможно назначить обучение на определенное время. Люди могут находиться в разных часовых поясах и не смогут подключиться к занятию в одно и то же время.

3. Сложности с мотивацией и вовлеченностью. Общий корпоративный дух, который силен в офисе, к сожалению, плохо распространяется на удаленщиков. В среднем, у них слабее мотивация к обучению и участие в процессах компании.

Ирина Иванова, доцент кафедры «Управление персоналом и психология» Финансового Университета, считает мотивацию самой важной проблемой удаленных работников на пути к обучению:

«Для удаленно работающего персонала самым важным аспектом для эффективного обучения является мотивация к этому процессу. Именно осознанность отношения к происходящему позволит добиться желаемых результатов. Поэтому организациям следует начинать с изучения ожиданий и выявления возможностей своих работников. Если работник не вынужденно удален от офиса, а это обусловлено его работой в компании, то важным будет определить его склонности к самоконтролю и дисциплине. Для этого необходимо перед обучением провести тестирование на выявление его личностных качеств или дать возможность выполнить пробные задания с четко обозначенным результатом и сроком выполнения. Данный вид входящего контроля позволит выявить степень готовности и запустить мотивационный процесс у обучающегося»

Тимур Соколов, ключевой эксперт по стратегическому развитию и формированию культуры лидерства в организациях, CEO The Team, президент Академии тимшейперов, считает, что мотивация сотрудников к обучению находится в прямой связи с целью, ради которой проводится обучение:

«Ключевая задача в любом обучении, не только удаленном, связать его с той главной целью, с которой мы данное обучение проводим. В этом прямой ключ к мотивированности сотрудников принимать участие в той или иной образовательной программе. Если обучение понятно и полезно, оно всегда воспринимается людьми с благодарностью. Если польза для участников не очевидна, возникает внутренний конфликт»

4. Обучение удаленных работников сложно контролировать. Сотрудники могут включить онлайн-курс, а сами заниматься своими делами.

Тимур Соколов выделил некоторые обязательные характеристики дистанционного обучения, и обратил внимание на контроль:

«Формат дистанционного обучения предполагает некоторые обязательные характеристики: оно должно быть целенаправленным, системным и сбалансированным. Удаленные образовательные программы не дают возможности тренеру или специалисту по развитию персонала прямо влиять на участников процесса, поэтому они могут восприниматься хуже и их качество потенциально может быть не таким высоким, как при живом формате. Поэтому в случае дистанционного обучения программа чаще всего раскладывается на несколько последовательных микромодулей, а дальше ключевые идеи с постоянной регулярностью доносятся до сотрудников. В этом процессе очень важно поступательное движение для формирования у членов команды необходимого представления о том или ином предмете.

Также данный формат подразумевает регулярный срез, или проверку полученных знаний. С этой целью менеджер или лидер функции может внедрить систему тестирования: тогда большая программа делится на отдельные блоки, рассчитанные каждый, например, на 3 месяца, с маленькими микромодулями внутри. Это позволяет руководителю сделать срез усвоенных сотрудниками знаний и получить обратную связь от них. Кроме этого, можно разработать тематический кейс под решение определенной задачи и раз-два в месяц давать задания на прокачку практических навыков. Регулярность выполнения домашних заданий крайне важна, так как необходимо погрузить человека в культуру привыкания к обучению, чтобы он в хорошем смысле, как снежный ком, обрастал качественным контентом.

Например, если мы в The Team разрабатываем образовательную программу, рассчитанную на 9 месяцев и состоящую из 15 модулей, то по завершении каждого из модулей участниками обучения должно быть выполнено 15 контрольных заданий. Если стоит задача проработать командную историю и сформулировать общие цели, то мы даем сотрудникам задание найти и поставить общую командную цель по четким правилам. Если мы отрабатываем навыки ведения открытого диалога в команде, то заданием станет предоставить обратную связь коллегам»

5. Технические сложности. Для прохождения обучения нужен хороший бесперебойный интернет, специальное ПО или обучающее приложение. Слабо мотивированными сотрудниками все это воспринимается как преграды на пути, которые не хочется преодолевать.

6. Осложненный поиск информации. Сотрудник в офисе может быстро задать любой интересующий вопрос коллеге или руководителю, который отвечает за обучение. В случае с удаленными сотрудниками любой непонятный аспект может стать поводом бросить обучение по причине «мне непонятно, не стоит пытаться».

Как внедрить обучение для удаленных сотрудников

Практикуйте разные форматы обучения. Если оффлайн-сессии в принципе возможны, проводите их хотя бы раз или два за цикл. Если вам доступен только онлайн-формат, чередуйте индивидуальное обучение и совместные циклы. Синхронные блоки могут представлять собой лекции или сессии в группах, асинхронные блоки позволяют сотрудникам в своем темпе и в удобное время выполнять задания. Совмещение форматов поможет задействовать в процессе максимальное количество удаленщиков, при этом сам процесс не будет нудным и излишне академичным.

Сделайте обучение интересным. Помните, что удаленные сотрудники весь рабочий день проводят за компьютером. Предлагая им онлайн-учебу, фактически вы предлагает им еще несколько рабочих часов. Сделайте так, чтобы обучение было активным, интересным, снабдите курсы видео- и аудиоматериалами, анимацией, используйте сторителлинг, добавьте интерактив. Если обучение идет в онлайн-режиме, пусть оно больше будет похоже на отдых при чтении и просмотре соцсетей, чем на типичную работу.

Ирина Иванова считает, что для повышения эффективности большое значение приобретает визуализация контента:

«Недостаточным будет предоставление текстового материала и презентаций. Важно чувствовать присутствие человека, в том числе и на экране монитора, поэтому видео-лекции, запись которых сегодня возможна во многих современных форматах, очень важны. Более того, обучаясь удаленно, работники находятся в некоторой социальной изоляции, поэтому также важно поддерживать общение через форум, чат, как между преподавателем и обучающимися, так и предоставить им возможность общаться и обсуждать изучаемое между собой. Различные форматы проведения форсайт-сессий, поддержание профессионального нетворкинга — все это возможно в удаленном обучении, благодаря современным технологиям, и имеет большое значение»

Обеспечьте максимально простой доступ к обучающим материалам. Доступ к обучающему курсу должен происходить в один шаг. И обучение должно быть доступно с любого устройства. Если курс можно посмотреть только зарегистрировавшись на платформе, подтвердив свой номер телефона и только с одного компьютера, шансы, что сотрудник пройдет курс до конца, стремятся к нулю.

Структурируйте контент. Сотруднику должно быть сразу понятно, что представляет из себя курс, подходит ли он для его должности, сколько времени занимает его прохождение, какие он дает ему карьерные преимущества. Инструкции должны быть простыми и понятными.

Сделайте обучение частью корпоративной культуры. Для этого нужно, чтобы это было процессом, а не событием. И в нем должно быть задействовано большинство сотрудников компании. Тогда удаленные сотрудники будут воспринимать обучение как неотъемлемую часть рабочего процесса и не станут его саботировать.

Предоставьте удаленным сотрудникам выбирать обучающие курсы и модули. Отношение человека меняется, если он сам решает и выбирает какие-то аспекты. Это усиливает мотивацию.

Давайте персональные рекомендации. Если руководитель не просто отмечает недоработки, а советует, как их устранить, чему нужно научиться, какие навыки прокачать, и предоставляет эту возможность — обучение будет восприниматься удаленными сотрудниками как способ достижения профессиональных целей. Они будут понимать его прикладной смысл и с большей готовностью к нему приступят.

Привлекайте к обучению экспертов компании. Общий чат в телеграме, в котором эксперты компании делятся профессиональными лайфхаками, стимулирует желание учиться у коллег и укрепит ощущение причастности к команде. Потом из контента в мессенджере можно создать базы знаний, которые будут в общем доступе у сотрудников.

Популяризируйте развитие на примерах удачных кейсов. Карьерный рост сотрудников, прошедших обучение, истории успеха, новые карьерные возможности, вакансии, которые можно получить, пройдя обучение — такой пиар внутри компании сделает для удаленных работников обучение процессом, который приведет к понятным и желанным результатам.

Поощряйте удаленных сотрудников, прошедших обучение. Разумеется, не всякий обучающий курс должен вести за собой повышение в должности. Обучение не равно получению и эффективному использованию новых навыков. Однако, любое поощрение от руководителя, даже словесное, продемонстрирует удаленному сотруднику, что он учился не зря. Позитивная обратная связь также повысит мотивацию к обучению в будущем.

Как организовать обучение

Существуют разные системы для дистанционного обучения. Мы расскажем о некоторых из них.

Moodle — платформа для удаленного обучения. Она позволяет создавать свои курсы, следить за результатами обучающихся. Система легко адаптируется под мобильный телефон и позволяет вносить коррективы в работу сторонним программистам. На первый взгляд платформа может показаться сложной, но она имеет большое количество возможностей, которые помогут вам разработать обучение под нужды ваших удаленных работников.

ЭКВИО — электронная система для обучения, мотивации и управления персоналом. Она дает возможность проводить онлайн-презентации мобильным сотрудникам, работающим вне офиса, создавать обучающие курсы и организовывать обучение.

iSpring Learn — это интернет-сервис с безлимитным хранилищем, там не нужно ничего скачивать и настраивать. Регистрируетесь, загружаете курс и вперед учиться! Вернее, обучать своих сотрудников. Эта система имеет свое мобильное приложение, мобильную версию и даже возможность работать оффлайн.

Если подытожить, то смысл обучать удаленных сотрудников вполне очевиден. Это поможет сделать их работу эффективней, даст им возможности карьерного роста и ощущение, что они часть коллектива.
Да, обучать удаленщиков сложнее, чем сотрудников офиса, но можно подобрать оптимальный формат и сделать это частью корпоративной культуры.