Как теперь работать с сотрудниками, которые находятся за границей

Иногда компании нанимают сотрудников из другой страны, потому что у работников есть нужные навыки. А бывает, что работник решает переехать, но не планирует увольняться. Разбираемся, как поступать работодателю в таких ситуациях: какой договор оформить, как обмениваться документами и переводить зарплату.

Какой договор можно заключать: трудовой или ГПХ

Ситуация двоякая. Однозначного запрета на трудовые договоры с нерезидентами Российской Федерации нет. Как и нет запрета заключать трудовой договор с иностранцами: например, мигрантами.

Расшифруем: нерезидент — тот, кто живет в России менее 183 календарных дней в год. Любой, кто приезжает сюда на пару недель, а остальное время живет в условной Польше, считается нерезидентом. Даже если у него есть российское гражданство.

Запрета на трудовые договоры нет, но Министерство труда РФ в нескольких письмах рекомендует в такой ситуации использовать ГПХ: договор гражданско-правового характера. Минтруд объясняет это тем, что:

• По Статье 13 ТК РФ трудовое законодательство действует только на территории Российской Федерации. За рубежом, где находится удаленный сотрудник, оно недействительно.
• Если произойдет несчастный случай, работодатель не сможет расследовать его по Статье 312.3 ТК РФ. Значит, работодатель заведомо не может выполнить одно из условий трудового договора.

То есть если сотрудник переехал в другую страну навсегда, вы хотите сохранить команду в кризис и не планируете его увольнять, лучше составить с ним ГПХ. А если он живет в другой стране условные пару месяцев в год, можно продолжать работать с ним по трудовому договору.

Договор гражданско-правового характера отличается от трудового:

• Удерживать НДФЛ не нужно. Нерезидент РФ должен платить налоги самостоятельно по месту проживания.
• Платить нужно за результат. По ГПХ вы оплачиваете оказанную услугу и не можете требовать соблюдения графика работы и нахождения на связи в рабочее время.

При этом ГПХ обязывает вас отчислять страховые взносы в ПФР и ФОМС.

Как обмениваться документами, если сотрудник за границей

Вне зависимости от формы договора вам придется наладить документооборот. В случае с трудовым договором — подписывать заявления на отпуск, в случае с ГПХ — оформлять акты и заказы. Есть три варианта обмена документами: отправка оригиналов, обмен скан-копиями и ЭДО. Разберемся по порядку.

Отправлять оригиналы документов сложнее всего. На это есть три причины:

• Процесс долгий. Даже если использовать экспресс-доставку курьерскими службами вместо отправки по почте, документы будут идти как минимум несколько дней. Обычно они приходят в течение 7-10 дней в зависимости от места проживания сотрудника.
• Нужен постоянный контроль. Чтобы поддерживать правильный документооборот, придется готовить документы заранее. А потом — контролировать, когда они дошли и когда вернутся обратно.
• Это дорого. Чем больше у компании сотрудников, которые живут за границей, тем больше денег придется тратить на обмен документами.

Кроме того, сотрудникам, которые участвуют в документообороте, придется постоянно отвлекаться. Например, бухгалтер будет проверять, дошли ли бумаги, чтобы отправить зарплату. Это влияет на производительность работников.

Обмениваться скан-копиями намного быстрее — можно подписать документы буквально за пару минут, если у сотрудника есть принтер и сканер. Но ситуация с ними двоякая:

• в одном письме Министерство финансов РФ говорило, что обмениваться скан-копиями можно — у них будет та же юридическая сила, что и у оригиналов;
• в другом — что обмен скан-копиями допустим только в исключительных случаях вроде пандемии.

Поэтому чаще всего скан-копии используют, чтобы ускорить процесс документооборота. После обмена документами все равно отправляют оригиналы.

ЭДО, или электронный документооборот позволяет обмениваться документами за пару минут через специальную программу. Процесс выглядит так:

• Работодатель формирует документ в программе и подписывает его.
• Отправляет документ сотруднику. Он приходит мгновенно по интернету.
• Сотрудник подписывает документ — это действие сразу отображается в программе.

Подписывают документы электронной подписью. Это программное обеспечение на носителе: на сим-карте, flash-накопителе или smart-карте. Чтобы подписать бумаги, нужно открыть их в программном обеспечении и вставить носитель в ноутбук.

Отправлять оригиналы не нужно. Документы, подписанные с помощью электронной подписи, имеют полную юридическую силу. Но у этого способа обмена документами тоже есть нюансы.

Когда ЭДО не получится использовать и что тогда делать

Классический ЭДО описан выше. Это веб-сервис, в котором можно обмениваться документами и подписывать их. Использовать его могут только те, у кого есть ЭП: электронная подпись. Обычно используют КЭП: квалифицированную электронную подпись.

КЭП нужно получать в удостоверяющем центре — это стоит 2 000 рублей. Там же ее нужно обновлять минимум раз в год. Обновлять подпись можно дистанционно, только если:

• текущий сертификат действует;
• сертификат квалифицирован — то есть у вас КЭП, а не ЭП;
• ФИО, СНИЛС и ИНН не менялись.

Если одно из условий не выполнено, работнику придется продлевать КЭП в офисе. Тут и кроется проблема: удостоверяющие центры находятся только на территории России, за границей их нет.

Если у работника изменились данные, или он не успевает продлить КЭП, использовать ее дальше не получится.

Есть альтернатива: мобильный электронный документооборот. Он работает почти так же, как стандартный ЭДО — через приложение, установленное на смартфон. В нем сотрудник создает профиль и подтверждает данные, получая тем самым неквалифицированную электронную подпись.

Процесс выглядит так:

• Работодатель формирует документ, подписывает его и отправляет сотруднику.
• Сотрудник мгновенно получает документ и подписывает его за пару нажатий кнопок.
• Работодатель видит информацию о подписи в режиме реального времени.

Мобильный электронный документооборот доступен в любой точке мира. Есть разные приложения, в котором можно вести его: например, это «Контур.Сайн», Nopaper и LightDoc. Есть и другие российские сервисы для бизнеса, в которых можно обмениваться бумагами.

Документы, подписанные таким образом, имеют полную юридическую силу. По сути это то же самое, что подписанные оригиналы или бумаги в классическом ЭДО.

В чем преимущества мобильного электронного документооборота

Небольшие затраты. Доступ к мобильным приложениям с ЭДО платный. Но они обходятся дешевле, чем курьерская доставка или доставка почтой. Можно выбрать тариф, который подходит под потребности вашей компании.

Высокая скорость обмена. Как и в классическом ЭДО, документ поступает работнику мгновенно.

Минимальные риски. Документы хранятся на сервере или в облачном хранилище — их сложно потерять и невозможно испортить, пролив на них чашку чая. В любой момент бумаги можно распечатать.

Легкий контроль. Статус документа отображается в приложении. Если сотрудник не подписал его, можно напомнить о нужном действии в рабочем чате.

Экономия пространства. Компании не нужно хранить бумажные копии документов. И если сотрудников, живущих за границей, много, это позволяет существенно экономить место, которое заняли бы бумажные архивы.

Как организовать электронный документооборот

Сначала нужно выбрать поставщика ЭДО. Их много: это Taxcom, «Контур», «Астрал» и многие другие компании. Выбирать нужно, исходя из потребностей компании и тарифных планов. Например, если за границей живет всего пара человек, выгодно будет выбрать поставщика, у которого есть тарифный план с минимальной оплатой.

Дальше все зависит от того, как оформлены трудовые отношения. В случае с ГПХ можно добавить в договор дополнительный пункт, в котором прописана договоренность обмениваться документами с помощью мобильного ЭДО.

Если с сотрудником заключен трудовой договор, понадобятся дополнительные документы:

• локальный акт о вводе электронного документооборота, в котором надо указать поставщика услуги и цели ЭДО;
• локальный акт о порядке ЭДО: в нем нужно указать, как работать с электронными документами — кто и когда их отправляет, в течение какого времени их подписывают, сколько их хранят;
• уведомление сотрудников о вводе ЭДО — можно уведомлять только тех, кто будет работать с ним.

Когда подготовите все бумаги, можно будет составить дополнительное соглашение об использовании ЭДО к трудовому договору и начать моментальный обмен документами.

Как платить зарплату, если сотрудники за границей

Приостановка работы платежных систем MasterCard и Visa и отключение банков от SWIFT сделало невозможным перевод зарплаты сотрудникам в некоторых случаях. Чтобы продолжать переводить деньги работникам, можно использовать альтернативные варианты: банки не под санкциями и сервисы-посредники.

Банки, не попавшие под санкции, могут переводить деньги по реквизитам получателя в иностранные банки. Об этом сообщил ЦБ РФ. Правда, есть нюансы: из-за ужесточившегося контроля переводы идут дольше, по 3-5 рабочих дней, а сумма ограничена. Переводить можно не более 5 000 долларов США ежемесячно.

Сервисы-посредники тоже могут переводить деньги за границу, но делают это не по реквизитам, а по личным данным получателя. Правда, они работают не во всех странах, а иногда не предоставляют нужных услуг. Например, Contact и «Золотая корона» позволяют переводить деньги только между физическими лицами. Unistream позволяет переводы между юрлицами и физлицами, но не во все страны.

Коротко о главном

• Если сотрудник переехал за рубеж, лучше оформить ГПХ. Если он живет в России более 183 дней в году, можно оставить трудовой договор.
• Обмениваться документами можно в оригиналах, в скан-копиях или в системе ЭДО. Электронный документооборот удобнее всего.
• Классический ЭДО не всегда подходит, потому что требует выпуска и обновления КЭП. Мобильный ЭДО работает с неквалифицированной подписью, поэтому с ним меньше проблем.
• Мобильный ЭДО ускоряет процессы, снижает риски и позволяет экономить по сравнению с обменом оригиналами.
• Чтобы организовать ЭДО, нужно выбрать сервис и прописать в договоре либо в локальных актах новые правила обмена документами.
• Для перевода зарплаты в другие страны можно использовать банки, не находящиеся под санкциями, или платежные сервисы вроде Unistream.