1. Какой договор можно заключать
2. Как обмениваться документами, если сотрудник за границей
3. Преимущества мобильного электронного документооборота
4. Как организовать электронный документооборот
5. Как платить зарплату, если сотрудники за границей
6. Коротко о главном
Иногда компании нанимают сотрудников из другой страны, потому что у работников есть нужные навыки. А бывает, что работник решает переехать, но не планирует увольняться. Разбираемся, как поступать работодателю в таких ситуациях: какой договор оформить, как обмениваться документами и переводить зарплату.
Ситуация двоякая. Однозначного запрета на трудовые договоры с нерезидентами Российской Федерации нет. Как и нет запрета заключать трудовой договор с иностранцами: например, мигрантами.
Расшифруем: нерезидент — тот, кто живет в России менее 183 календарных дней в год. Любой, кто приезжает сюда на пару недель, а остальное время живет в условной Польше, считается нерезидентом. Даже если у него есть российское гражданство.
Запрета на трудовые договоры нет, но Министерство труда РФ в нескольких письмах рекомендует в такой ситуации использовать ГПХ: договор гражданско-правового характера. Минтруд объясняет это тем, что:
То есть если сотрудник переехал в другую страну навсегда, вы хотите сохранить команду в кризис и не планируете его увольнять, лучше составить с ним ГПХ. А если он живет в другой стране условные пару месяцев в год, можно продолжать работать с ним по трудовому договору.
Договор гражданско-правового характера отличается от трудового:
При этом ГПХ обязывает вас отчислять страховые взносы в ПФР и ФОМС.
Вне зависимости от формы договора вам придется наладить документооборот. В случае с трудовым договором — подписывать заявления на отпуск, в случае с ГПХ — оформлять акты и заказы. Есть три варианта обмена документами: отправка оригиналов, обмен скан-копиями и ЭДО. Разберемся по порядку.
Отправлять оригиналы документов сложнее всего. На это есть три причины:
Кроме того, сотрудникам, которые участвуют в документообороте, придется постоянно отвлекаться. Например, бухгалтер будет проверять, дошли ли бумаги, чтобы отправить зарплату. Это влияет на производительность работников.
Обмениваться скан-копиями намного быстрее — можно подписать документы буквально за пару минут, если у сотрудника есть принтер и сканер. Но ситуация с ними двоякая:
Поэтому чаще всего скан-копии используют, чтобы ускорить процесс документооборота. После обмена документами все равно отправляют оригиналы.
ЭДО, или электронный документооборот позволяет обмениваться документами за пару минут через специальную программу. Процесс выглядит так:
Подписывают документы электронной подписью. Это программное обеспечение на носителе: на сим-карте, flash-накопителе или smart-карте. Чтобы подписать бумаги, нужно открыть их в программном обеспечении и вставить носитель в ноутбук.
Отправлять оригиналы не нужно. Документы, подписанные с помощью электронной подписи, имеют полную юридическую силу. Но у этого способа обмена документами тоже есть нюансы.
Классический ЭДО описан выше. Это веб-сервис, в котором можно обмениваться документами и подписывать их. Использовать его могут только те, у кого есть ЭП: электронная подпись. Обычно используют КЭП: квалифицированную электронную подпись.
КЭП нужно получать в удостоверяющем центре — это стоит 2 000 рублей. Там же ее нужно обновлять минимум раз в год. Обновлять подпись можно дистанционно, только если:
Если одно из условий не выполнено, работнику придется продлевать КЭП в офисе. Тут и кроется проблема: удостоверяющие центры находятся только на территории России, за границей их нет.
Если у работника изменились данные, или он не успевает продлить КЭП, использовать ее дальше не получится.
Есть альтернатива: мобильный электронный документооборот. Он работает почти так же, как стандартный ЭДО — через приложение, установленное на смартфон. В нем сотрудник создает профиль и подтверждает данные, получая тем самым неквалифицированную электронную подпись.
Процесс выглядит так:
Мобильный электронный документооборот доступен в любой точке мира. Есть разные приложения, в котором можно вести его: например, это «Контур.Сайн», Nopaper и LightDoc. Есть и другие российские сервисы для бизнеса, в которых можно обмениваться бумагами.
Документы, подписанные таким образом, имеют полную юридическую силу. По сути это то же самое, что подписанные оригиналы или бумаги в классическом ЭДО.
Небольшие затраты. Доступ к мобильным приложениям с ЭДО платный. Но они обходятся дешевле, чем курьерская доставка или доставка почтой. Можно выбрать тариф, который подходит под потребности вашей компании.
Высокая скорость обмена. Как и в классическом ЭДО, документ поступает работнику мгновенно.
Минимальные риски. Документы хранятся на сервере или в облачном хранилище — их сложно потерять и невозможно испортить, пролив на них чашку чая. В любой момент бумаги можно распечатать.
Легкий контроль. Статус документа отображается в приложении. Если сотрудник не подписал его, можно напомнить о нужном действии в рабочем чате.
Экономия пространства. Компании не нужно хранить бумажные копии документов. И если сотрудников, живущих за границей, много, это позволяет существенно экономить место, которое заняли бы бумажные архивы.
Сначала нужно выбрать поставщика ЭДО. Их много: это Taxcom, «Контур», «Астрал» и многие другие компании. Выбирать нужно, исходя из потребностей компании и тарифных планов. Например, если за границей живет всего пара человек, выгодно будет выбрать поставщика, у которого есть тарифный план с минимальной оплатой.
Дальше все зависит от того, как оформлены трудовые отношения. В случае с ГПХ можно добавить в договор дополнительный пункт, в котором прописана договоренность обмениваться документами с помощью мобильного ЭДО.
Если с сотрудником заключен трудовой договор, понадобятся дополнительные документы:
Когда подготовите все бумаги, можно будет составить дополнительное соглашение об использовании ЭДО к трудовому договору и начать моментальный обмен документами.
Приостановка работы платежных систем MasterCard и Visa и отключение банков от SWIFT сделало невозможным перевод зарплаты сотрудникам в некоторых случаях. Чтобы продолжать переводить деньги работникам, можно использовать альтернативные варианты: банки не под санкциями и сервисы-посредники.
Банки, не попавшие под санкции, могут переводить деньги по реквизитам получателя в иностранные банки. Об этом сообщил ЦБ РФ. Правда, есть нюансы: из-за ужесточившегося контроля переводы идут дольше, по 3-5 рабочих дней, а сумма ограничена. Переводить можно не более 5 000 долларов США ежемесячно.
Сервисы-посредники тоже могут переводить деньги за границу, но делают это не по реквизитам, а по личным данным получателя. Правда, они работают не во всех странах, а иногда не предоставляют нужных услуг. Например, Contact и «Золотая корона» позволяют переводить деньги только между физическими лицами. Unistream позволяет переводы между юрлицами и физлицами, но не во все страны.
2500 предпринимателей прямо сейчас ведут учет в ПланФакте. Присоединяйтесь.