Как с помощью ПланФакта автоматизировать учет. Кейс «Меридиан»

Михаил Занозин, финансовый директор частного медицинского центра «Меридиан», рассказал:

• как автоматизировал учет финансов;
• как делегировал учет финансовому менеджеру;
• как сэкономил свое время.

О компании

Медицинский центр «Меридиан» работает в Ростове-на-Дону с 2012 года. Центр предоставляет услуги профпатологии: проводит медосмотры, положенные по законодательству при приеме на работу, и выдает соответствующие заключения. Основные клиенты – предприятия общепита и торговли, в том числе такие крупные компании, как «Тандер», McDonald’s и KFC. «Меридиан» также оказывает услуги и населению – выдает справки для получения водительского удостоверения и разрешения на оружие, устройства на госслужбу и поступления в университет, а еще помогает с получением медкнижек физлицам, которые обращаются за их оформлением самостоятельно. В штате работает 70 сотрудников. Годовой оборот медцентра – 80 млн рублей. В 2020 году Михаил планирует активный рост и открытие новых офисов.

Проблемы и задачи

До внедрения ПланФакта Михаил вел учет в Excel:

«Мы всегда четко разделяли понятия: бухучетом занимался бухгалтер, я вел учет финансов в Excel. Спецрешения не использовал, только Excel с макросами, которые я отлично умел составлять благодаря своему опыту. Excel можно доверять ровно до того момента, как не отдашь его в чужие руки. Как ты отдал его в чужие руки, ему веры нет»

Для того, чтобы делегировать учет другому сотруднику, нужно было найти удобный инструмент для учета:

«Я искал на рынке решение, чтобы безболезненно делегировать ведение учета и при этом иметь возможность верифицировать вводимую сотрудником информацию в разрезах, которые я представляю исходя из своего опыта»

Внедрение и организация работы

Михаил стал присматриваться к вариантам и для более детального изучения выбрал 2 онлайн-сервиса: ПланФакт и другой специализированный продукт для ведения учета.

«Выбирал между ПланФактом и похожим специализированным продуктом. Ваш сервис оказался более гибким в настройке и предоставил возможность дробления операций в ручном режиме, которая оказалась весьма полезна. Например, я плачу за оргтехнику, контрагенты сваливают в 1 счет и ремонт оргтехники, и текущее обслуживание. Все эти расходы мне нужно было разделить по статьям и учесть, чтобы своевременно принять решение об обновлении оборудования и вывода старого из использования. Также нам была нужна простая автоматизация: ничего не вносить руками, а все подхватывать из банковской выписки»

Процесс внедрения прошел быстро, Михаилу все было интуитивно понятно. Сейчас с ПланФактом в основном работает помощник, а Михаил верифицирует данные посредством отчетов:

«Я открываю отчет и смотрю, какие статьи вызывают у меня вопросы. Проваливаюсь в эти статьи и просматриваю правильность соотнесения операций»

Результаты

1. Сэкономили время финансового директора:

«Чтобы понять и оценить итоги месяца, мне хватает половины рабочего дня, ранее я тратил на это 3 рабочих дня»

2. Автоматизировали учет и делегировали его менеджеру:

«После того, как я нашел ПланФакт и автоматизировал учет, я смог взять человека, которому я все делегировал»

3. Внесли ясность и прозрачность в учет:

«С ПланФактом учет стал более наглядным, и я уверен, что ничего не потеряется. Я четко знаю, что если мы что-то не внесли, то у нас не сойдутся остатки. По ним я и проверяю работу финансового менеджера: открываю ПланФакт, смотрю остатки и, если они не сходятся с данными из банка и из кассы, надо перепроверить работу сотрудника»