Как повысить валовую рентабельность на 20% за полгода. Кейс Intensa

Кирилл Трофимов, собственник веб-студии из Тулы, рассказал:

• как построил систему финансового учета;
• как увеличил валовую рентабельность на 20%;
• как экономит 12 часов своего времени в месяц.

О компании

Веб-студия Intensa занимается разработкой, поддержкой и продвижением сайтов с 2007 года. Основная специализация – комплексное развитие e-commerce проектов. Клиенты – магазины, которые ведут розничную торговлю онлайн с оборотом продаж через сайт 15-100 млн рублей в месяц. Одновременно студия работает над 25-30 проектами. Сейчас в команде 20 человек, оборот – 3 млн рублей в месяц. В 2020 году Кирилл планирует увеличить оборот в 1,5 раза.

Проблемы и задачи

С момента основания студии Кирилл вел учет в Excel. В 2013 году было принято решение автоматизировать учет, и все данные он перенес в «1С:Управление нашей фирмой»:

«В «1С» был очевидный плюс: начисления появлялись в учете автоматически, так как все закрывающие документы велись тут же. Но нам не хватало интеграции с банками, у системы был перегруженный интерфейс, низкая скорость работы и отсутствие доступа с телефона. Если в 2013 году возможность работать с телефона для нас не являлась критичной, то в 2019 году она стала одной из решающих. И несмотря на плюсы программы, в итоге «1С:УНФ» оказалась для нас не очень полезной»

Внедрение и организация работы

О ПланФакте Кирилл узнал на конференции в 2019 году и сразу же приступил к изучению и тестированию сервиса:

«Проблемы, которые были в «1С», в ПланФакте отсутствовали. При этом сервис обладал еще и дополнительными преимуществами: бюджетирование, автоматическое разнесение платежей по статьям, разделение затрат по проектам и услуги финансового консультанта, полезный функционал для собственников без специального образования»

Настройка прошла легко, в июле полностью внесли все данные и приступили к работе.

«У нас несколько юрлиц и счетов, некоторые клиенты платят сразу, другие – по факту выполненных работ, а еще ежемесячная поддержка, и оплата соответственно, – объединить это в одну систему было очень сложно. С возможностью разбивки платежей, которая появилась в ПланФакте летом, мы с этим наконец-то справились. Все волшебно умещается и не возникает проблем»

Сейчас с сервисом работает 2 человека: собственник и офис-менеджер. Менеджер выполняет функции оператора, вносит платежи и распределяет их по статьям. Контролем, анализом и планированием занимается только Кирилл.

Результаты

1. Сэкономили время собственника:

«Я экономлю 3 часа в неделю на рутине, которую теперь могу передать офис-менеджеру. А менеджер, в свою очередь, экономит время благодаря интеграции с банком и автоматическому разнесению платежей по статьям. Сам трачу всего 3-4 часа в месяц, по часу в неделю, на анализ доходов и расходов»

2. Увеличили валовую рентабельность на 20%:

«Наша основная деятельность – продажа времени специалистов. Я постоянно анализирую рентабельность и отслеживаю убыточные проекты. Мы стараемся снижать трудозатраты на неприбыльные проекты и вкладывать силы в те, где можем заработать дополнительно. По итогу второго полугодия 2019 года мы выросли по валовой рентабельности на 20%»

3. Наладили систему учета и устранили кассовые разрывы:

«Основной плюс ПланФакта, который существенно отличает его от «1С», – это то, что на его основе можно выстроить систему учета финансов. Для меня, как для руководителя, работа в «1С» была сложной и неудобной. Я постоянно откладывал ее до последнего момента, что не позволяло вести учет регулярно. Сейчас, впервые за полгода активной работы, я себя не заставляю садиться за учет и подводить месяц, а делаю это с удовольствием: анализирую, провожу операции, к которым нет доступа у офис-менеджера, и по чек-листу подвожу итоги и смотрю прибыль в разрезе проектов и отделов. Жду 10-е число, чтобы посмотреть на цифры и получить удовольствие от того, что я смог выстроить систему учета и в ней все понятно. В такой ситуации кассовых разрывов и быть не может»