Как ПланФакт облегчает работу с Китаем. Кейс ИП Коломиец

ИП Коломиец занимается продажей детских товаров на популярных российских маркетплейсах. Это партнерский бизнес, который работает с Китаем.Товар закупается в Китае за юани, продается на Wildberries и Озон в России за рубли.

• В штате компании 7 сотрудников.
• Годовой оборот – 60 млн руб.

Excel – это трудоемко или дорого

Учет в компании велся в Excel, но это давало мало информации: не было представления о чистой прибыли и затратах. Из-за отслеживания расходов в юанях и учета доходов в рублях происходила путаница. О том, как используется Excel сейчас, рассказывает руководитель и собственник компании Татьяна Коломиец:

«Чтобы настроить информативный финансовый учет в Excel, нужно либо постоянно адаптировать формулы и цифры, либо нанимать отдельного специалиста, который будет заниматься только финансовым учетом в Excel. Первое слишком трудоемко, второе – дорого. Кроме того, Excel предполагает внесение всех данных вручную, а это неудобно, долго и грозит кучей ошибок.

Сейчас Excel закрывает только одну задачу: подсчет юнит-экономики. Это вполне удобно, потому что юнит-экономику все равно регулярно нужно адаптировать. У маркетплейсов постоянно меняются условия работы: то увеличивается стоимость доставки, то вводятся коэффициенты на доставку. И даже если попробовать реализовать универсальные формулы для подсчета, придется платить потом кучу денег программистам, которым еженедельно нужно будет что-то править. Поэтому для юнит-экономики удобнее пользоваться Excel»

Сервис бухгалтерского учета нам не нужен

Татьяна Коломиец предположила, что если есть сервис для учета личных денег, то должен быть подобный и для бизнеса.

«Я уже несколько лет использую приложение для учета личных финансов, заношу туда все свои операции. Нечто аналогичное хотелось найти и для бизнеса.
В группе селлеров на Wildberries мне порекомендовали сервис, но он оказался неким симбиозом бухгалтерского и финансового учета. Если быть честным, то полноценный сервис бухгалтерского учета нужен для ООО, а когда ты работаешь по УСН 6%, в нем нет необходимости! Один раз в квартал посчитал доходы, подал декларацию, сделал авансовые платежи и все. А финансовый учет отдельно в этом сервисе не был предусмотрен. Тогда в той же группе на Wildberries мне порекомендовали ПланФакт»

Внедрение сервиса проходило без сложностей, однако сама Татьяна признает, что функционал ПланФакта гораздо шире, чем используется в компании на данный момент:

«Единственная проблема при внедрении заключалась в отсутствии у меня финансового образования. Пришлось, например, параллельно вникать, что такое переменные и постоянные расходы. И я понимаю, что функционал сервиса позволяет учитывать многое из того, до чего у нас пока не дошли руки.

На данный момент мы добавили категории, расчетные статьи, по которым разбиваются доходы и расходы. Это позволяет видеть общую статистику. Завели в ПланФакт юаневые и рублевые счета, поэтому я могу теперь отслеживать помесячно, сколько было прибыли и затрат»

ПланФакт и в Китае ПланФакт. Результаты

По истечении трехмесячного срока использования сервиса, в компании решили оплатить сразу годовой период. Потому что результаты оказались ровно такими, как ожидалось.

1. ПланФакт на 80% экономит время, потраченное на финансовый учет.

«В Exсel все данные вносились вручную. Теперь у нас подключены интеграции, и на одном этом мы экономим время примерно в 8 раз»

2. Стали более прозрачные и понятные финансовые отношения с китайским партнером.

«Самый интересный результат нашей работы с ПланФактом в том, что в сервисе очень быстро разобрался наш китайский партнер. Он говорит и читает на русском, но Excel для него был совершенно не информативен, он не мог понять, куда и на что тратятся деньги. В ПланФакте он разобрался сразу и без проблем, теперь тоже отслеживает показатели. Это редкость, когда китаец может понять и принять логику российского интерфейса. Значит она создана действительно логичной и понятной»

3. Разграничили права доступа к финансовой отчетности.

«Это важно, когда ты ведешь партнерский бизнес. В ПланФакте есть права для «посмотреть» и для «исправлять». У меня администраторские права, я могу вносить правки и быть уверенной, что мои цифры окончательные. В Excel нужно включать пароли, и это неудобно»

4. Увидели рентабельность и доходы-расходы отдельно по маркетплейсам.

«На Wildberries очень сложно все посчитать. Там можно понять свою прибыльность только по общему потоку денег. Сколько ты товара отгрузил, сколько на выходе получил – вот и вся информация. А товар периодически теряется, отбраковывается, есть какой-то процент возвратов. В ПланФакте я могу теперь отслеживать помесячно прибыль и расходы.
И увидеть рентабельность по февралю и марту 27% было очень приятно, но главное, это не требовало от меня никаких расчетов»

Лучше 40 раз по разу, чем однажды 40 раз. Советы в кризис

Самый главный совет, который Татьяна Коломиец во время экономической нестабильности дает предпринимателям, – не принимать поспешные решения и тщательно анализировать рынок.

«Когда резко повысился курс, многие испугались и стали менять деньги по курсу 20-30 рублей за юань. Мы решили переждать и не покупать по высокой цене. Сейчас стоимость юаня даже ниже, чем была до 24 февраля. Мы можем обменивать в юани деньги, которые заработали за последние два месяца, по более выгодному курсу. Поэтому наши потери будут минимальны»

Предпринимателям, торгующим с Китаем, Татьяна Коломиец рекомендует использовать железнодорожный транспорт для доставки:

«Сейчас самый оптимальный способ – отправлять товары железной дорогой напрямую из Китая в Москву, потому что не задействована третья сторона. Если отправлять морем, то в игру вступают иностранные перевозчики, бывают задержки. Есть еще не самые официальные пути, но ими лучше не пользоваться. Сроки доставки по железной дороге из Китая в Москву не самые быстрые – 30-40 дней, зато точно все доходит.

Что касается стоимости доставки, цены постоянно меняются и зависят от спроса. До 24 февраля цены были высокие, потом все ушли в затишье, и был период, когда цены на железнодорожные контейнеры сильно упали, так как не было заказчиков. Поезда уходили почти пустыми. Сейчас все снова начали работу, цена повышается»

Для тех, кто торгует на российских маркетплейсах, Татьяна Коломиец советует сейчас отправлять товар понемногу, но часто. Эта же рекомендация актуальна и для покупки товара за рубежом в условиях волатильности курса:

«Если на Wildberries или Озон товар заканчивается, это очень сказывается на выдаче в поиске, товар не видят покупатели. Поэтому лучше отправлять по чуть-чуть, но часто, чем сразу большой объем. Это же поможет нивелировать и колебания курса. Если закупать понемногу, можно снизить среднюю ставку и общие затраты. Если вы купили одну партию товара при цене за доллар 120 рублей, следующую при цене 100, а потом и за 70, то средняя цена будет ниже, чем если вы закупили сразу большую партию при долларе по 120 рублей»