Как навести порядок в финансах за 30 минут в день. Кейс SMART ROOMS

Михаил Грозин, соучредитель компании SMART ROOMS, рассказал:

• как наладить качественный учет за 30 минут в день;
• как узнать рентабельность по проектам;
• как сохранить компанию в кризис.

О компании

Компания Михаила существует с 2015 года. SMART ROOMS занимается оснащением конференц-залов и переговорных комнат, одновременно в работе до 10 проектов. В штате работает 8 сотрудников. В 2019 году оборот компании составил 61 млн рублей, 2020-й год Михаил планирует закрыть с оборотом 80 млн рублей.

Проблемы и задачи

Финансовым учетом в компании занимались двое:

«С самого начала учет мы вели вместе с моим коллегой-соучредителем. Сначала сидели в Excel, потом перешли на EasyFinance. Все нужно было вводить вручную, это было неудобно, систематически это делать не получалось, поэтому информация всегда была не актуальной»

Данных для качественного учета не хватало, поэтому Михаил принял решение искать систему с автоматическим импортом операций из банка со всех расчетных счетов.

Внедрение и организация работы

Михаил принимал участие в мастермайнде и неожиданно нашел решение своей проблемы:

«На мастермаинде одни предприниматели использовали ПланФакт, а другие – аналогичный специализированный продукт. Я опросил и тех, и других и принял решение, выбрав наиболее удобный для себя сервис»

Так в конце 2018 года Михаил стал клиентом ПланФакта.

«Мы по-прежнему ведем учет вдвоем с соучредителем, но теперь появилась возможность часть рутины, внесение простых операций, делегировать ассистенту»

Результаты

1. Наладили качественный учет за 30 минут в день:

«Сейчас на работу с ПланФактом я регулярно трачу минут 30-40 в день. Раньше учет велся набегами, и от этого страдало качество. Сейчас у нас все четко»

2. Узнали рентабельность по проектам:

«Для нас важно, что в одном окне мы видим рентабельность всех проектов. Каждый болтик и каждый кабель учтены в расходах. Когда видишь рентабельность каждого проекта, легко принимать решения»

3. Сохранили компанию в кризис:

«В период пандемии ПланФакт оказался особенно актуален. Посмотрели свои расходы и ближайшие платежи, и, чтобы сохранить компанию, поговорили с сотрудниками и совместно приняли решение сократить всем, и себе в том числе, зарплаты на 20%. Эта мера помогла нам продержаться в самые тяжелые месяцы карантина (апрель и май) и, благодаря ей, мы миновали кризис и сейчас успешно работаем. А начиная с июня, уже восстановили зарплаты в полном объеме»