Как навести порядок в финансах и сэкономить 200 000 рублей в год. Кейс

Илья Халтуринский, собственник агентства WebDevGroup из Москвы, рассказал:

• как навел порядок в финансах;
• как освободил время менеджера;
• как обнаружил 15% недополученной прибыли;
• как сэкономил 200 000 рублей за год.

О компании

Илья открыл агентство аутсорс продакшена WebDevGroup в 2010 году. Агентство занимается разработкой сайтов и веб-проектов. Основные клиенты компании – организации, которым для своих нужд требуются ERP- и CRM-системы, а существующие готовые варианты не подходят. WebDevGroup также работает с интернет-магазинами и выступает субподрядчиком у крупных digital-агентств. В компании работает 7 человек, все сотрудники работают удаленно. Годовой оборот агентства составляет 10-15 млн рублей.

Проблемы и задачи

До внедрения ПланФакта ведением учета занимался только Илья. Основная проблема была в отсутствии понимания прибыльности проектов. Агентство ведет несколько проектов одновременно и систематизировать платежи и трудозатраты в Excel было сложно:

«Если мы по договору получаем за проект фиксированную сумму, то при увеличении сроков разработки, в случае форс-мажора, мы легко можем уйти в минус. Особенно, если в проекте появляются непредвиденные накладные расходы. Расходная часть увеличивается, а доходная остается прежней. В Excel сводить это непросто, особенно методом начисления. Например, деньги за проект, полученные в апреле, это на самом деле деньги за февраль, а не за апрель. Все это не добавляло ясности учету»

Excel не помогал, и Илья задумался о реализации своего сервиса для учета:

«Я пытался писать свою систему, но это сложно и трудоемко. Не хватало времени и сил, чтобы все продумать. Также это увеличивало трудозатраты агентства, так как писали все своими силами. Идею пришлось оставить»

Вопрос с пониманием чистой прибыли в разрезе проектов оставался открытым.

Внедрение и организация работы

Илья стал присматриваться к специализированным сервисам и отобрал 3 варианта для тестирования:

«Я выбирал из трех сервисов для финучета. Первый я нашел в виджетах интернет-бухгалтерии, он был для нас дороговат. Второй не имел разбиения по проектам, да и остальной функционал нам не подошел. ПланФакт оказался для нас «золотой серединой»: в нем сочетались удобство и наглядность интерфейса, общий доступ к показателям и легкость внесения операций. У сервиса отличная поддержка: есть как понятный раздел FAQ по основным вопросам, так и отзывчивые онлайн-консультанты»

За месяц Илья перенес финансовые данные за всю историю работы агентства и приступил к полноценной работе.

Результаты

1. Сэкономили время собственника:

«Ранее сколько бы я не тратил времени на учет, я не получал того результата, который есть у меня сейчас. После внедрения ПланФакта я сократил личное время, которое трачу на учет, до 1 часа в неделю»

2. Освободили время менеджера:

«До декабря 2019 года я вел учет вместе с менеджером. Последний выполнял функции оператора и вносил финансовые данные по проектам. В декабре, с появлением автоматического разнесения платежей по статьям и проектам, надобность в помощи менеджера отпала. Платежи разбиваются автоматически, а я смотрю результаты и планирую расходы на будущий месяц»

3. Оценили прибыльность проектов:

«Нам важно понимать доходность не только по клиенту, но и по каждому из его проектов. Бывает, что клиент оплачивает 1 счет, в который включены работы по нескольким проектам. Подобные платежи мы разбиваем на несколько проектов. В ПланФакте делать это очень удобно. Выстроенный проектный учет показал нам проекты, на которых мы не зарабатывали. Из них большинство – проекты с большим оборотом и маленькой прибылью. Нам казалось, если мы получили от клиента большую сумму, то нас ждет большая прибыль. По факту, когда подсчитал расходы, оказалось, что ты не заработал ничего. Благодаря анализу расходов в ПланФакте, мы поняли, какие проекты и клиенты являются для нас прибыльными, а какие – нет. От некоторых из них нам пришлось отказаться, для других – мы повысили стоимость разработки»

4. Сэкономили 200 000 рублей за год на аренде серверов:

«Под некоторые проекты мы арендуем сервера у провайдера. Это накладные расходы, которые часто идут не через расчетный счет, а списываются с моей личной карты, поэтому их сложно учитывать. Но оказалось, что в ПланФакте можно вести и их. По итогу анализа этих платежей, мы увидели, что расходы на аренду серверов можно оптимизировать. Мы убрали лишние траты и смогли сэкономить 200 000 рублей за год»

5. Навели порядок в финансах и обнаружили 15% недополученной прибыли:

«ПланФакт дал мне четкую картину по выручке в разрезе месяца, проекта и клиента. Мы увидели наш настоящий cashflow и обнаружили 15% недополученной прибыли за 6 месяцев»