Делегировать финансовый учет, но держать все под контролем. Кейс «Хелп Консалтинг»

Юридическая компания «Хелп Консалтинг» оказывает услуги в Москве и Московской области с 2009 года. Компания занимается юридическим сопровождением сделок, судебными спорами и правовым сопровождением бизнеса. В команде 17 человек.

Особенность работы заключается в том, что большая часть оплаты приходит после завершения дела. А рабочий цикл длится от 3 до 9 месяцев.

«Бывает такое, что мы заключаем договор в марте, а получаем оплату в декабре», — рассказывает руководитель компании «Хелп Консалтинг» Андрей Лихачев.

Google-таблицы множились в геометрической прогрессии

Финансовый учет в компании велся в google-таблицах. Андрей Лихачев рассказал, как пытался удержать контроль над разрастающимися таблицами и формулами.

«Google-таблицы — это реальный кошмар. Расходные и приходные статьи переходили из таблицы в таблицу, под каждый месяц нужно было создавать отдельную вкладку, где-то обязательно все «ползло». Потом нужно было открывать отдельную вкладку, проверять, корректно ли там работают формулы. А каждый месяц при создании новой вкладки, нужно было пройтись по всем таблицам и во все формулы добавить эту новую таблицу, поскольку из нее нужно брать данные»

Вторая большая проблема с google-таблицами заключалась в том, что руководитель не мог разграничить в них доступ для сотрудников.

«Либо ты предоставляешь полный доступ, и сотрудник видит абсолютно все, либо доступа нет вообще. Либо ты создаешь 20 разных таблиц с разными доступами, но тогда это настолько сложная система, что модерировать ее практически невозможно»

Сложность ведения учета в google-таблицах привела к тому, что 2 месяца в компании «Хелп Консалтинг» финансовый учет не велся вообще.

«Объем основной работы и решение управленческих задач привели к тому, что я просто не успевал обновлять формулы в новых таблицах. 2 месяца компания работала вслепую. А в бизнесе все просто: как только вы упускаете контроль, вы упускаете выгоду. Я принял решение, что нам нужно автоматизировать финансовый учет, и начал искать сервис»

800 тысяч должны где-то «висеть»

Андрей Лихачев начал изучать возможности разных сервисов и обратил внимание на видео, в котором партнер сервиса ПланФакт Станислав Сульский рассказывает о его работе.

«Станислав так задорно и легко про все рассказывал, что это вызвало во мне доверие, я решил попробовать ПланФакт. Начал работу и практически сразу понял, чтобы грамотно внести всю информацию и учесть все нюансы работы нашей компании, мне нужен консультант»

Андрей купил услугу «Обучение», в рамках которого финансовый консультант помог разработать систему учета «чужих» денег в компании «Хелп Консалтинг»

«Через нас проходило много фактически чужих денег. Например, нашему клиенту должны миллион, мы выкупаем у него долг и обязуемся после взыскания долга выплатить 80% клиенту, 20% компания удерживает в качестве комиссии. Мы получаем 1 миллион рублей, 200 тысяч можем сразу учитывать себе, а 800 тысяч должны отдать клиенту. Но если ответчик обжаловал решение суда, то нам необходимо ждать кассации. А это значит, что прямо сейчас мы не можем выплатить клиенту деньги, по условиям мы должны это сделать после кассации, примерно через 3 месяца. Получается, что 3 месяца 800 тысяч рублей должны где-то у нас «висеть», но при этом не должны проходить через наш оборот, а должны проходить по пассивам или активам, поскольку это не наши деньги, а деньги третьих лиц. При этом нужно было учесть, что налог мы платим со всей суммы, то есть с 1 миллиона рублей.

Такого рода операции сложны для учета.

Совместно с консультантом мы разработали систему, кто будет контрагентом в подобных операциях, как будет разбиваться операция, что пойдет в актив, а что в задолженность»

Консультант помог найти оптимальный способ ведения отчетности по этой категории сделок. По другим услугам также были вопросы с учетом:

«Допустим, при заключении договора мы можем начислять предоплату сразу. То есть датой начисления мы ставим дату поступления предоплаты, которую уже получили. Такой способ ведения отчетности мы определили как оптимальный для нашей компании в процессе работы с консультантом. Дальше мы ставим запланированный платеж, а когда завершаем дело, находим этот платеж, меняем в нем дату, меняем сумму, если она скорректировалась в процессе работы (так бывает часто, потому что наше вознаграждение зависит от результата). Такая система помогает нам вести учет по клиентам, в том числе планировать будущие поступления»

Экономия 70 тысяч в месяц, контроль и детальный анализ

Руководитель «Хелп Консалтинг» вместе с консультантом ПланФакта максимально оптимизировали сервис под нужды и проблемы компании. Теперь он работает так, будто задумывался специально под специфику конкретной юридической компании.

1. Теперь Андрей Лихачев может видеть все статьи расходов компании, анализировать их максимально дифференцированно и экономить 70 тысяч рублей в месяц:

«Особенно хочется отметить возможность деления статей на подразделы. Например, я могу посмотреть общий срез по маркетингу, могу развернуть и посмотреть, сколько потрачено на сервисы, рекламу, а потом могу развернуть «рекламу» и посмотреть, сколько потрачено на каждый рекламный канал. С помощью ПланФакта мы смогли оптимизировать расходы на рекламу, работу сервисов автоматизации и аутсорсинговых компаний и ежемесячно экономим более 70 000 рублей»

2. Также именно ПланФакт наглядно продемонстрировал руководителю компании, что стоит перевести большую часть клиентов на систему постоплаты:

«Мы увидели, что есть большая разница между поступлениями по предоплатам и постоплатам из месяца в месяц. Проанализировали собранную в сервисе информацию и пришли к выводу, что нашим клиентам выгоднее работать с нами по системе постоплаты, когда они платят непосредственно за результат.

Мы прислушиваемся к нашим клиентам, проводим опросы, но никогда не думали, что еще лучше услышать и понять их нам поможет сервис учета финансов. С помощью ПланФакта мы смогли выявить идеальное соотношение предоплаты и постоплаты, выгодное как для нашей бизнес-модели, так и для наших клиентов»

3. Руководитель «Хелп Консалтинг» стал экономить много времени за счет интеграции сервиса с банками и настройки автоматических действий:

«Никто из сотрудников не имеет доступа к «личному кабинету» банка, они не могут посмотреть, прошла ли оплата от клиента. Раньше каждый день я собственноручно выгружал им информацию об оплатах. Это отнимало время и было в целом неудобно. А сейчас ответственный за учет сотрудник видит все операции сам, так как они «подтягиваются» в систему по интеграции.

Еще одна очень удобная функция — автоматические действия, где сервис сам распределяет операции по заданным условиям. Мы так настроили многие повторяющиеся платежи типа налоговых выплат, платежей в фонды и банковских комиссий. По ним статья расхода проставляется автоматически»

4. Главная ценность сервиса для Андрея Лихачева в том, что он смог делегировать финансовый учет при сохранении полного контроля над финансами:

«ПланФакт позволил мне свести к минимуму мое участие в ведении финансового учета, при этом сохранить 100% контроля и получить еще больше срезов для анализа информации. Я смог делегировать ведение учета, занесение данных и всю операционную рутину. Google-таблицы не предоставляли мне и десятой доли того удобства и возможностей, которые я получил в ПланФакте»