Делегирование задач. Пошаговый план для руководителя

Рано или поздно собственник любого бизнеса приходит к пониманию, что не может делать все сам. Необходимость делегирования лучше осознать как можно раньше. В этом случае можно освободить свое время для решения стратегических задач, а бизнес сделать более эффективным. Расскажем про основные принципы делегирования и составим пошаговый план, чтобы не было так страшно.

Что такое делегирование и зачем оно нужно

Делегирование — это передача выполнения тех или иных рабочих задач от руководителя подчиненным. Оно помогает:

• распределить рабочую нагрузку; 
• освободить время руководителя;
• развивать команду; 
• повысить эффективность персонала;
• запустить масштабирование компании. 

Борис Сысоев, основатель сервиса myresume.ru, специалист по отбору и развитию персонала обращает внимание на психологический аспект:

«Если руководитель хочет масштабировать свой бизнес, то в какой-то момент ему придется делегировать большую часть операционных задач. И здесь есть два важных момента:
1. Нельзя передавать все дела сразу. Каждой задаче должно быть свое время.
2. Нужно побороть страх, что кто-то справится с работой хуже, чем вы. 
Как правило, опасения по поводу качества выполнения задач вполне оправданы, но если не пробовать делегировать, то уйти дальше в плане развития продукта не получится»

Пошаговый план делегирования задач

Чтобы делегирование задач не превратилось в перекладывание ответственности, а помогло повысить эффективность сотрудников, нужно вводить его постепенно и руководствоваться определенными правилами. Составили план, который поможет избежать распространенных ошибок.

Шаг 1

Определитесь с задачами, которые хотели бы передать сотрудникам. Это могут быть рутинные процессы, которые отнимают у вас много времени, узкоспециальные, на которые у вас не хватает компетенций, те, которым легко научить. Но, в любом случае, задачи для делегирования должны:

• быть посильными;
• иметь четкий результат и понятный алгоритм выполнения.

Елена Уварова, стратегический бизнес-партнер в сферах HR, маркетинга, продаж, карьерный консультант, психолог, рекомендует начать с рутинных процессов, а финансовые решения не делегировать вообще:

«Какие задачи стоит отдать сотрудникам:
1.    Рутинные, не требующие особых навыков.
2.    Узкоспециализированные, когда лучше справится работник с соответствующим профессиональным опытом. 
Примеры: разработка маркетинговой стратегии развития компании, поиск, подбор персонала, закупка материалов на производстве, ведение социальных сетей, организация мероприятий, ведение внутренней, внешней корреспонденции, общение с неключевыми клиентами. 

Задачи, которые лучше оставить в зоне ответственности руководителей:
1.    Стратегическое планирование.
2.    Деловые переговоры с крупными клиентами, бизнес-партнерами, поставщиками, контрагентами.
3.    Принятие управленческих решений,  в том числе финансовых, кадровых»

Борис Сысоев также не доверяет решение финансовых задач сотрудникам, однако допускает такое развитие:

«Принципиально не передаю дела, которые касаются бюджета компании, и не делегирую никому работу с ключевыми партнерами. Предпочитаю заниматься этими направлениями сам, так как ошибки здесь могут дорого стоить. Но вполне возможно, что со временем решусь доверить кому-то и их»

Шаг 2

Выберите нужного сотрудника. Одной из самых распространенных ошибок делегирования задач является неудачный выбор ответственного. 

Можно отдать работу тому, кто уже когда-то зарекомендовал себя как успешного исполнителя и продемонстрировал желание расти, развиваться в компании. В данном случае шансы на успех достаточно высоки. Скорее всего, это мотивированный сотрудник, он с энтузиазмом возьмет на себя задачу.

Есть еще один путь: доверить задачу новичку. Здесь больше рисков: у нового сотрудника недостаток экспертизы и опыта. Однако, если вы дадите подробный алгоритм выполнения и возможность консультироваться с компетентными коллегами, задача будет выполнена. А ваш новый сотрудник получит позитивный, мотивирующий опыт и новый навык.

Илья Самсонов, операционный директор компании MediaPro, советует делегировать в соответствии с умениями команды: 

«Если у ваших сотрудников есть определенные навыки, которые вы считаете полезными, не стесняйтесь делегировать им задачи, связанные с этой экспертизой. Если сотрудники не знакомы с задачей, предоставьте им необходимое обучение и ресурсы»

Шаг 3

Составьте алгоритм выполнения, определите дедлайн и сформулируйте четкий результат. Пожалуй, это самый главный шаг. Любая задача для делегирования должна быть:

• понятной;
• реализуемой;
• с ясными сроками выполнения;
• с четким измеримым результатом.

Сергей Жвакин, управляющий партнер Шахматной Школы №1, рассказал  о важности последнего пункта:

«Самая большая ошибка — делегировать задачу, не описав необходимый результат, более того, не понимая, какой результат нужен. Также не стоит делегировать задачи, где цена ошибки слишком значима для владельца бизнеса. Либо нужно быть на 100% уверенным, что человек справится. Так, например, у нас был неудачный опыт делегирования всего маркетинга компании без четкого описания нашего опыта: какие инструменты работают, какие нет. У человека было мало знаний именно в нашей сфере, и хотя он был опытным маркетологом, заданных целевых показателей он не достиг, что серьезно сказалось на выручке и устойчивости бизнеса в целом»

Борис Сысоев описал свою подготовку задачи к делегированию:

«Я делаю так: готовлю подробные инструкции в текстовом варианте, при необходимости дополняю их пошаговыми видеоруководствами, ознакамливаю с ними специалистов, объясняю суть работы. Обязательно проговариваю сложности, которые могут возникнуть, и пути их решения» 

Шаг 4

Выделите достаточно времени. Нужно понимать, что на первых порах задачи нужно будет дорабатывать и переделывать. 

Вениамин Бакалинский, генеральный директор Бюро переводов iTrex, подтверждает это: 

«Важно заранее закладывать время на доработки, переделки, исправления. Хорошо, когда делегируемая задача исполняется так, как в голове у того, кто делегирует. Но поскольку мы не телепаты, и идеальная постановка задачи тоже очень большая редкость даже у опытных сотрудников, важно понимать, что могут всплывать дополнительные вводные по ходу дела. Поэтому заранее закладываем необходимое время с запасом. Если не потребуется – отлично. Если потребуется, значит работа пройдёт в срок без срывов. Кажется, что это перерасход ресурса, но когда это системно и регулярно, то, на самом деле, это наоборот, снижение необходимых ресурсов и своевременная, более эффективная работа по процессам» 

Шаг 5

Установите зоны ответственности. Пусть каждый сотрудник четко знает, за какой этап выполнения работы он отвечает, кто его проверяет и контролирует, чем ему грозит невыполнение.

Сергей Кирилловский, предприниматель из Санкт-Петербурга, руководитель юридическо-бухгалтерской компании «Бизнес диалог», рекомендует четко оглашать правила:

«Тотальный контроль «разбалтывает» коллектив — они перестают думать и брать ответственность. Даже если руководитель идеально поставил задачу, сотрудники могут забыть, не понять, постесняться уточнить.
Нужно приучить работников комплексно решать задачу: внимательно принимать, качественно выполнять, вовремя отчитываться и убирать рабочее место. Бесконечные «подпинывания» заканчиваются, когда обе стороны приняли такую позицию: руководитель — «дал задачу и забыл», подчиненный — «взял задачу, дальше сам». Это не значит, что сотрудники остаются наедине с задачей и не могут просить помощи. В компании должны быть прописаны правила, что делать, если что-то идет не так»

Шаг 6

Не контролируйте каждый этап, уберите микроменеджмент, он только вредит. Если вы решились на делегирование задач, необходимо доверять своим сотрудникам и дать им возможность выполнить работу.

Борис Сысоев рекомендует постепенно снижать свое участие в решении задач:

«На амбразуру никого не кидаю, но и микроменеджментом не занимаюсь. Первое время, обычно это месяц, смотрю, как сотрудник справляется с работой, поддерживаю его, даю обратную связь. Когда понимаю, что цепочка с делегированием налажена, постепенно снижаю градус своего присутствия в рамках конкретной задачи до нуля. Если продолжать всё контролировать, то смысла от передачи дел не будет никакого. Вы просто будете тратить свое время, хотя по идее должны, наоборот, высвободить его для решения других вопросов»

Максим Оганов, бизнес-консультант, автор проекта «Oganov.Consulting», советует давать сотрудникам достаточно свободы: 

«Важным аспектом делегирования задач является умение не переделывать и не перепроверять работы сотрудников. Перед тем как делегировать задачу, необходимо четко обозначить требования и ожидания относительно результата. Сотруднику следует дать достаточно свободы и доверия для выполнения задания, а также определить четкие сроки исполнения. Важно помнить, что сотрудники могут выполнять задачи по-своему, и это может быть полезной возможностью для развития их креативности и самостоятельности»

Шаг 7

Оцените результат, дайте обратную связь. Очень важно признавать заслуги и манифестировать ценность, которую сотрудник принес компании, выполнив задачу. Если были допущены ошибки, помогите их исправить, дайте возможность доделать задачу правильно. Важно, чтобы команда получала позитивный фидбэк, это повысит мотивацию и эффективность в целом.

Хотя некоторые руководители предпочитают не хвалить за успешный результат, а воспринимать его как норму. К таким относится Сергей Кирилловский:

«В течение 4 лет мои сотрудники допускали досадные ошибки, которые тормозили бизнес. Опечатки в документах, забытые поручения, потерянные письма, а виноватых не найти. Когда устал разгребать задачи «в одни руки», вывел для сотрудников 11 правил: что делать, когда что-то идет не по плану. Объединил правила в «Инструкцию №0» и сделал её допсоглашением к трудовому договору. Подписал — работаешь по этим правилам. Не хочешь соблюдать правила — не работаешь в компании. 14 лет продолжаю заниматься внедрением «Инструкции №0», так как это процесс бесконечный. Качественные показатели бизнеса улучшились, а в коллективе сложилась установка: работаем хорошо, потому что по-другому не умеем» 

Распространенные ошибки

1. Тотальный контроль или его полное отсутствие. 

И в том и в другом случае результат будет плохой. Чрезмерное контролирование и участие сведет на нет саму суть делегирования. Вы будете продолжать выполнять задачу сами, только медленнее и с большими эмоциональными затратами. Отсутствие контроля приведет к ошибкам, неверным результатам и создаст у сотрудников впечатление, что делегированные им задачи можно не выполнять.

2. Недостаточная коммуникация.

Помните, что сотрудник делает новую для себя работу, дайте ему возможность обращаться за помощью, проговаривать, как он понял задачу, задавать вопросы.

3. Размытие зон ответственности.

Частая ошибка — делегировать группе. Сотрудники не понимают, кто за что отвечает, и получается, что вроде бы делают все, но не делает никто.

4. Делегирование неподходящих задач.

Например, кадровые решения, расчет эффективности команды, онбординг сотрудников — это лучше делать руководителю.

Илья Самсонов рекомендует четко разграничить процессы:

«Важные стратегические решения и направления должны оставаться под вашим контролем. Также не стоит делегировать личные и конфиденциальные задачи, а также те, которые требуют вашей экспертизы. Если у вас есть уникальные знания или навыки, которые необходимы для задачи, делегирование может быть непрактичным» 

5. Переделывание за сотрудниками.

Если задача выполнена неверно, не нужно ее переделывать самому, укажите на ошибки и дайте время на их исправление. 

Резюме

Делегирование — неизбежный процесс, если собственник планирует рост и развитие бизнеса.  За счет него получается сделать с теми же или меньшими ресурсами гораздо больше. Эффективная система делегирования позволяет снизить риски и лучше контролировать процесс и результат. 

Для этого нужно:

• определить задачи;
• выбрать подходящих сотрудников;
• составить алгоритм выполнения;
• выделить достаточно времени;
• установить зоны ответственности;
• убрать микроменеджмент;
• оценить результат и дать обратную связь.