11 полезных приложений для бизнеса

Есть сервисы, которые существенно облегчают жизнь предпринимателя: автоматизируют рутинные процессы, считают финансы, напоминают о важных делах. Предлагаем вам список из 11 приложений, о которых не все знают.

1. Личный кабинет предпринимателя

Это официальное приложение от ФНС России на Android и iOS. Отдельный сервис для тех, кто часто ездит по командировкам и не может пользоваться браузерной версией личного кабинета.

В сервисе можно делать то же самое, что в обычном личном кабинете:

• подать заявление на регистрацию индивидуального предпринимателя в упрощенном режиме;
• получать выписки из ЕГРИП;
• отправлять электронные версии документов налоговой;
• контролировать расчеты;
• оплачивать налоги и задолженности;
• переписываться с представителями ФНС и записываться на прием.

Это удобно — можно не возить с собой ноутбук и не искать компьютер в командировке, а делать все со смартфона.

2. CamScanner

Приложение для предпринимателей, превращающее смартфон в портативный сканер документов. Работает на Android и iOS. Позволяет сканировать разные бумаги с помощью камеры.

Отсканированные документы можно редактировать, пересылать в мессенджеры или по почте, хранить в облачных хранилищах, отправлять по факсу или печатать. А еще группировать по папкам, сортировать по тегам или датам, искать нужные файлы по ключевым словам.

Пользоваться сервисом можно бесплатно, но в этом случае на сканы будет наложен водяной знак. Чтобы убрать его и получить больше функций, нужно оплатить 4,99 $ в месяц или 49,99 $ в год.

3. «Консультант Плюс»

Отдельное приложение от онлайн-базы законов, доступное на Android, iOS и на Windows. В нем собраны все действующие законодательные акты Российской Федерации и поправки к ним — в любой момент можно посмотреть, сколько теперь придется платить налогов или как вы должны действовать по закону с работником.

Искать нужные законы можно по названиям, номерам или ключевым словам в них. А переходить к нужной части — по оглавлению или поиску по тексту документа. Любой документ можно сохранить в «Избранном», чтобы он всегда был под рукой.

Пользоваться сервисом можно бесплатно, но в нем будут доступны не все документы. Часть будет открыта только по расписанию: Можно снять ограничения, если купить платный доступ. Его стоимость зависит от того, какие именно документы вам понадобятся.

4. ПланФакт

Это мобильная версия сервиса управленческого и финансового учета «ПланФакт». В ней можно понять, что вообще происходит в компании, и посмотреть детальную информацию по каждой операции. А работает она так же, как личный кабинет на компьютере.

Сервис помогает анализировать доходы и расходы компании и понимать, когда нужна корректировка. В мобильной версии можно проанализировать разные части бизнеса, посмотреть детали операций и быстро внести информацию о платежах. А еще мобильная версия подскажет наступление кассового разрыва, и подготовит отчеты по главным показателям — это поможет разработать финансовый план.

Стоимость доступа — 3 100 рублей в месяц, если оплатить сервис на год вперед. Есть тариф дороже, в нем можно добавлять сколько угодно юрлиц и пользователей.

5. Trello

Одно из самых популярных полезных приложений для бизнеса. Работает и в приложениях на Android и iOS. Сервис создан для управления проектами, но в нем также можно хранить информацию, планировать какие-то встречи и создавать напоминания.

В Trello управляют небольшими задачами и проектами. Вы можете назначать задачи исполнителям (сотрудникам) и ставить сроки сдачи, проверять выполнение работы и видеть, на каком этапе она находится. Другими словами — полностью контролировать сотрудников на удаленке или даже тех, кто работает в офисе, но часто уезжает в командировки.

Сервис бесплатный, но с ограничениями: нельзя подключать много улучшений и создавать больше 10 досок для одной команды. При этом его вполне хватает для управления штатом из 10–100 человек. А платный доступ стоит 10$ за одного пользователя в месяц.

О Trello хорошо отзываются и работники, и предприниматели. Вот что рассказал нам Максим Ковалевский, руководитель компании Chocolate Fiesta:

«Мы занимаемся разработкой, производством и продажей 3D принтеров для печати шоколадом. Стараемся упрощать коммуникацию между отделами, вместе с сотрудниками эффективно ставить задачи и контролировать их выполнение, поэтому основная часть процессов оцифрована. В моем телефоне порядка 5-6 мобильных приложений, помогающих вести бизнес, но самое нужное среди них, безусловно, Trello.

Trello — крайне полезное приложение для организации деятельности в небольшой компании. Для каждой группы процессов Chocolate Fiesta — разработка, производство, закупки, ведение клиентов, стратегическое планирование, маркетинг — в Trello заведена отдельная доска. К каждой доске прикреплены сотрудники соответствующего подразделения, их задачи с подробным описанием, чек-листом и сроками выполнения. Как руководитель я могу прямо со смартфона отслеживать текущий прогресс, вносить корректировки в планы, задавать сотрудникам вопросы и, в обратную сторону, уточнять, если им что-то непонятно.

В компаниях, в которых процессов достаточно много, такой формат незаменим — я могу буквально за полчаса в цифровом формате «пробежаться» по всей компании и оценить, где дела идут хорошо, а где пора принять меры для ускорения работы»

6. Google Drive

Облачное хранилище файлов, которое работает онлайн и в приложениях на Android и iOS. В нем можно хранить и создавать документы, презентации, таблицы, изображения и аудиозаписи.

Хранилище работает при подключении к интернету. Вы можете создавать и загружать туда документы, редактировать и сохранять их, распределять по папкам. А еще делиться файлами с пользователями: открывать им доступ по ссылке или по почте, чтобы никто другой не смог увидеть документы.

Сервис абсолютно бесплатный. Каждый пользователь получает 15 Гб пространства — его хватит надолго, даже если загружать на диск все документы компании.

7. Microsoft To Do

Планировщик дел на Android и iOS. Вы сами загружаете туда задачи и ставите им сроки выполнения, а сервис присылает напоминания о том, что нужно что-то сделать.

Приложение не только уведомляет о задачах: оно само добавляет нужные дела в список на день. А еще в нем можно создавать повторяющиеся задачи, классифицировать их по цветам, добавлять заметки и файлы до 25 Мб. Задачами можно делиться с кем-то — например, с сотрудником, с которым вы должны поехать на встречу, или с семьей.

Сервис полностью бесплатный, можно использовать его без ограничений.

8. Blue Mail

Еще одно полезное приложение для бизнеса — универсальный почтовый клиент для Android и iOS. Он собирает в одном месте письма со всех почтовых ящиков: Mail, Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo и многих других.

Приложение позволяет не только получать письма, но и группировать их, создавать отдельные группы получателей, просматривать цепочки переписок с конкретными людьми. Еще в нем можно планировать письма на потом и настраивать уведомления о том, что нужно написать кому-то.

Почтовый клиент полностью бесплатный.

9. Speak to Voice Translator

Карманный переводчик на Android позволит общаться с партнерами из-за границы на 100 языках. Внутри интегрировано четыре системы перевода от Google, «Яндекса», Microsoft и Baidu.

Приложение может переводить текст и аудио. Можно выбрать язык перевода и систему, которая его осуществит. Сервиса хватает, чтобы принимать активное участие в разговорах с иностранцами.

Сервис бесплатный, но разработчики монетизируют его рекламой. Чтобы отключить ее, нужен платный доступ — он стоит от 159 рублей до 999 рублей в зависимости от товара, который выберете внутри.

10. Restik PO‪S‬

Приложение для автоматизации ресторанного бизнеса на iOS. Оно позволяет учитывать смены работников и принимать заказы — сотрудники будут меньше ошибаться, а вы сможете анализировать продажи в личном кабинете.

Приложение соответствует №54-ФЗ об онлайн-кассах. К нему можно подключить онлайн-кассу и формировать чеки, чтобы отдать их клиенту и отправить в ФНС. А еще доступно слежение за остатками на складе, инвентаризация и добавление программ лояльности для постоянных гостей.

Работать в сервисе можно бесплатно.

11. «Касса МойСклад»

Мобильная касса для смартфонов на Android. Тоже работает по №54-ФЗ и позволяет принимать оплату, выдавать чеки и управлять торговлей.

Приложение создано для мобильных торговых точек и курьеров. В нем можно открывать и закрывать смены, регистрировать продажи, сканировать штрихкоды, создавать товары и ценники к ним, импортировать и редактировать списки продукции. Сервис работает даже без интернета: когда он снова появляется, передает сохраненные данные на сервер.

Приложение можно синхронизировать с системой учета, чтобы потом анализировать продажи и остатки продукции.

По сути сервис помогает организовать прием платежей проще, чем при стандартном подключении онлайн-кассы и эквайринга. Стоимость его использования зависит от вашего бизнеса.

Какие еще приложения могут быть полезны предпринимателям

Есть еще много полезных приложений для бизнеса — Zoom для организации видеовстреч, корпоративные чаты, сервисы для электронного документооборота. Мы решили спросить у предпринимателей, какими приложениями они пользуются.

Алексей Рыбаков, генеральный директор IT-компании Omega, рассказал о приложениях, которыми пользуется чаще всего:

«Современный режим работы предпринимателя, предполагающий множество командировок и оперативное решение вопросов в дороге, привел к тому, что основным инструментом для работы стал смартфон. Примерно 80% задач я решаю на смартфоне, и только 20% за ноутбуком.

Выделю пять приложений, которыми я пользуюсь в ежедневном режиме: приложение корпоративного чата (собственная разработка на базе Rocket.Chat), «Почта», «Календарь», «Заметки» и Google Suite.

К трем самым важным бизнес приложениям, которыми я пользуюсь не каждый день, но довольно часто, относятся: банковское приложение, «Госуслуги» и DocuSign (приложение для электронной подписи документов с зарубежными партнерами).

Таким образом, в ежедневной работе я отдаю предпочтение стандартным простым приложениям, которые предустановлены на смартфоне. По моему убеждению, функциональность и интерфейс приложения не должны брать на себя много функций и также не должны требовать времени на изучение и освоение. Простота приложения помогает сосредоточиться на бизнес-процессах и достижении результатов. Какое бы полезное приложение ни было, это всего лишь вспомогательный инструмент в руках предпринимателя. Ни один из самых сложных инструментов не поможет навести порядок и систематизировать бизнес-процессы в компании, если порядка нет в голове руководителя»

Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner, рассказала о приложениях, которыми пользуются сотрудники компании и лично она:

«Моему бизнесу в этом году исполняется 15 лет. Поэтому многие операционные задачи распределены по команде, и мне не надо ежедневно отслеживать выполнение, этим занимаются руководители практик. По понедельникам встречаемся и делимся результатами/планами/идеями. Сотрудники пользуются Trello (ивенты), Slack (маркетологи), Redmine (SMM-отдел).

На моем смартфоне всегда есть почта — Microsoft Outlook. Отвечаю на переписки в дороге, между тренировками, во время ожидания, перед взлетом — не получается всегда быть у компьютера. У меня насыщенная жизнь, а на часах нет тринадцатого деления, как у Ренаты Литвиновой, поэтому приходится планировать. Использую сразу два календаря — один встроен в Microsoft Outlook и рассчитан на то, чтобы коллеги были в курсе, где я и когда буду в офисе, свободна для встречи, а также Google.

Еще всем советую Just Press Recor‪d‬ — круто распознаёт речь. Удобно использовать, если надо отправить текстовый ответ (да-да, аудио это табу, лучше его не отправлять, если собеседник сам не просит), а времени нет набирать вручную»

Василий Пигин, генеральный директор международного HR tech бренда TTI Success Insights, рассказал об облачных хранилищах, сервисе для видеосвязи и мессенджере:

«При работе на удаленке мы резко почувствовали потребность изучать сервисы для общения и командной работы. Во-первых, нам пришлось все бизнес-процессы перевести в онлайн-CRM. Для хранения файлов отлично подходит Google Drive или Dropbox, по платной подписке можно приобрести пару террабайт и сделать их доступными для остальной онлайн команды. Trello помогает не забывать про задачи, хотя я сторонник того, чтобы они велись в CRM, чтобы имели привязку к клиентам. У «Яндекс.Диска» есть отличная утилита для скриншотов, она, кстати кладет эти скриншоты сразу на онлайн диск и хранит их там, что удобно.

Zoom... Ну как без него сегодня? Раньше мы пользовались видео через Skype, но после появления спама в нем, появилась причина перейти на Zoom благодаря потрясающему набору инструментов, которые работают на лету — можно размыть фон с домашним беспорядком, записать видеоразговор или показать экран — это стало особенно актуальным в режиме удаленки. Электронной почтой и Skype мы пользуемся редко, в основном, из-за клиентов.

Многофункциональные мессенджеры Slack и Telegram позволяют быстро переговорить, переписываться в группах и по отделам, а также отправить файлы. Находкой стал Document Scanner, поскольку пришло время бумагу переводить в цифру, мы сканируем им все, в том числе бухгалтерские документы.

Время корпоративных программ ушло, пришло время корпоративных онлайн-сервисов»

Юлия Строк, владелица вокальной студии Cult, не пользуется Trello — она предпочла другое приложение для управления проектами, Listta. Вот что она говорит о нем:

«Я предприниматель, у меня три активных проекта, которые кардинально отличаются друг от друга, поэтому количество задач растет в геометрической прогрессии. Я искала приложение, которое поможет контролировать все задачи в одном месте. Важным фактором был понятный функционал и дизайн, без длительных обучений и инструкций по применению.

Так я нашла приложение Listta. Минималистичное, простое, удобное. В Listta можно создавать свои проекты, ставить задачи и добавлять описания, включать напоминания, задавать приоритетность, устанавливать повторения. Есть два вида просмотра задач, мне больше нравится формат календаря — можно быстро открывать любую дату и анализировать свою загруженность. Более того, в приложении уже есть 4 дополнительных раздела, которые обещают доработать в ближайшее время: заметки, события, привычки и цели. Я в предвкушении, так как уже люблю приложение и мне его хватает для полноценного контроля за своей жизнью»

Есть множество разных приложений для бизнеса: они помогают быстро обрабатывать документы, общаться с иностранными партнерами, вести учет товарооборота или ставить задачи сотрудникам. Список полезных сервисов у каждого свой — выбирайте приложения, которые будут помогать именно вам.