Зачем ПланФакт, если ты и так в шоколаде. Кейс Choco Corp

Шоколадная корпорация Choco Corp занимается изготовлением брендированного шоколада для корпоративных и частных клиентов. Компания работает в Ростове-на-Дону, но доставляет шоколад по всей России. Брендированный шоколад используется в качестве бизнес-инструмента — им угощают клиентов, формируя тем самым лояльность и расположенность к бренду. 

• В штате компании от 30 до 50 человек в зависимости от сезона.
• Годовой оборот от 70 до 100 миллионов рублей.

Google-таблицы и сила привычки

Основатель и руководитель Choco Corp Максим Костюков рассказал о том, как и зачем он решил внедрить сервис финансового учета.

«Мы всегда вели финансовый учет. Наши Google-таблицы были автоматизированы, банковские операции загружались автоматически, но не разносились по учетным статьям. Было понятно, как организовать и это! Но я решил, что будет правильно обратиться к сервису и не изобретать велосипед.

Мой выбор первоначально пал не на ПланФакт. Я выбрал другой сервис, потому что лично знаком с его основателем. Там был прекрасный интерфейс, но в процессе работы стали неизбежно возникать вопросы. А техподдержка лениво отправляла к справке на сайте. Столкнувшись с таким отношением, я подумал, почему бы мне не протестировать и другие сервисы. Зарегистрировался в ПланФакте. Немного ознакомился, но по привычке снова вернулся к Google-таблицам.

Через несколько дней мне позвонили из техподдержки ПланФакта и предложили провести видеопрезентацию возможностей сервиса. По большому счету, именно это и было нужно мне как клиенту, который привык работать с Google-таблицами, понимает необходимость специализированного сервиса, но должен сделать над собой усилие, чтобы разобраться в новом и перейти с привычного старого.

Презентация развеяла все мои сомнения, я смог задать интересующие вопросы, понять принципы сервиса. Выбор в пользу ПланФакта был сделан окончательно.
Но в нашей работе есть достаточно сложные для отражения в финансовом учете операции, поэтому я решил воспользоваться услугами финансового консультанта»

Финконсультант настроил работу, как часы

Финансовый консультант на услуге «Внедрение» в течение месяца регулярно созванивалась с Максимом Костюковым по Skype и помогала распутать тысячи операций за 2 года предыдущей работы.

«Как провести полученный товар с отсрочкой платежа, чтобы и платеж был запланирован в платежном календаре, и задолженность перед поставщиком была зафиксирована и погашена?
Какие выплаты отнести к расходам, а какие к активам, обязательствам?

Как сделать взаимозачет со СДЭК? Сложность ситуации для финансового учета заключается в том, что СДЭК у нас является и платежным агентом, который принимает платежи от нашего имени, и в то же время он является нашим поставщиком, оказывая услуги, которые мы оплачиваем. По итогам месяца происходит сверка. Есть сумма, которую СДЭК собрал с клиентов, есть сумма стоимости услуг, которые он нам оказал. Происходит взаимозачет. И как это организовать с точки зрения финансового учета, я сам разобраться не мог.

Это лишь несколько примеров, в которых мне была нужна помощь финансового консультанта.

Месяц мы ставили все на рельсы. Работа с финконсультантом дисциплинирует: от сессии к сессии мы определяли круг вопросов, какую-то часть делала она, что-то готовил я, в результате блок за блоком мы приводили в порядок информацию. Все что мы упорядочили, работает теперь, как часы. Есть некоторые статьи, до которых все еще не доходят руки. Я сознательно не касался их в работе с консультантом, решил самостоятельно привести их в порядок, потому что эти статьи напрямую не влияют на работу компании»

Команда Choco Corp

Поддержка — топ и классные дашборды

После полугода работы в сервисе Максим Костюков смог оценить все его фишки и плюсы:

«Круто, что учетные статьи имеют вложенность. Например, ФОТ можно разложить на должности. Это удобнее, чем в Google-таблицах или Excel.

Интеграция с Альфа-банком и Яндекс кассой плюс «правила» автоматически и безошибочно разносят операции по учетным статьям и освобождают много времени от рутины. Видно в реальном времени платежи через интернет-эквайринг и комиссии по ним.

Можно запланировать доходы и расходы и спрогнозировать кассовый разрыв.

В операциях крутой фильтр по разным параметрам, можно искать разную информацию о выручке, прибыли или расходах для принятия управленческих решений. Это быстрее, чем запросить у бухгалтера.

Классные дашборды, мечтал о таких! Например, на них наглядно видно предновогоднюю сезонность и провальные ковидные месяцы.

Поддержка через чат — вообще топ! Отвечают быстро, дают развернутые ответы, решают вопросы.
На текущий момент мне всего хватает в сервисе, даже не могу придумать, что могло бы быть лучше»

ПланФакт как источник данных

Максим Костюков четко знает, зачем ему нужен сервис финансового учета. Он хочет принимать управленческие решения не наобум, а опираясь на фактические данные.

«Какое-то время назад мы работали с одной целью — получить выручку. Примерно считали прибыль, какая она была — непонятно, но вроде бы работали в плюс.

Потом проанализировали информацию из crm, решили, что будем считать маржинальность. У отдела продаж появилась цель — маржинальная прибыль. Начали учитывать переменные расходы. Тут нас ждало открытие: некоторые крупные заказы, в которых мы «прогнулись» и сделали большую скидку, для нас убыточны. Когда начали считать маржинальность, подобные заказы в минус мы если и позволяли себе, то только осознанно в стратегических целях.

Следующий этап нашего развития наступил, когда мы поняли, что нужно учитывать еще и постоянные расходы. Их, конечно, можно сегментировать по-разному, на новых клиентов или на повторных. Теперь мы узнали трудоемкость каждого заказа. Зная среднюю производительность, мы можем узнать, какая доля постоянных расходов включается в каждый конкретный заказ. С этими исходными мы пересчитали весь наш прайс и выяснили, что у нас есть убыточные позиции. То есть часть продукции мы постоянно продаем в минус. Что делать? Уменьшать расходы? Мы проанализировали и постоянные и переменные, поняли, что особенно ничего уменьшить не получится. Выход один — поднимать цены. Это всегда страшно, непонятно, как отреагирует рынок.
Мы пересчитали цены с учетом устраивающей рентабельности. Но нужно было как-то спрогнозировать рынок после повышения цен, не остановятся ли продажи, не станем ли мы зарабатывать меньше, чем сейчас.

Взяли реальный месяц с реальными данными о продажах и применили к нему старый прайс и новый. Прогнозировали мы без розовых очков, трезво оценивали, каких продаж не будет точно, какие сократятся. Если верить нашему прогнозу, то после повышения цен, количество продаж у нас сократится, а выручка и прибыль вырастут. Посмотрим, как будет на самом деле. Мы объявили о повышений цен с 1 июня.

Этот подход принципиально отличается от прежних тем, что в расчетах учитывается сумма постоянных расходов. А где мы ее берем? В ПланФакте! За два последних года у нас там учтены все расходы, поэтому мы с большой точностью можем получить данные и построить прогноз.
Таким образом, вся наша подготовительная работа с финансовым консультантом позволила точно понимать наши постоянные расходы, анализировать и прогнозировать с максимальной точностью, а не наобум.

ПланФакт на этапе внедрения становится как бы потребителем данных, а потом он сам превращается в источник данных для правильных выводов, расчетов, прогнозов и анализа»