Воинский учет в организации в 2024: кто и как должен вести

В 2023 году повысились штрафы для бизнеса, который не ведет воинский учет в организации. Вместе с экспертами разобрались, кто должен вести такой учет, какие у него особенности и за что можно получить штраф 500 тысяч рублей. 

Что такое воинский учет

Если говорить про бизнес, то воинский учет в организации — это список сотрудников, которые могут быть призваны на службу, подлежат мобилизации, находятся в запасе или освобождены от службы в армии России.

Сам процесс учета никак не оцифрован, то есть эти списки нельзя отправить в военкоматы с помощью ЭДО, загрузить через Госуслуги или сайт Минобороны. Придется лично нести бумаги в военкомат. Для этого руководителю нужно обратиться в военный комиссариат по месту регистрации компании и уточнить, куда именно вставать на воинский учет.

Какие организации должны его вести

Воинский учет должны вести все компании любой организационно-правовой формы, то есть ООО, а также муниципальные и государственные организации. При этом неважно, насколько крупная организация.

Об этом говорит эксперт Управления по работе с персоналом «СКБ Контур» Татьяна Черепанова:

«Ведение воинского учета в организации является обязанностью работодателя вне зависимости от количества работников в штате, а также организационно-правовой формы хозяйствующего субъекта. Таким образом, даже если у вас 1-2 наемных сотрудника, компания не освобождается от ведения воинского учета»

Должен ли ИП вести воинский учет

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести воинский учет, и все эти правила их не касаются. Это создает уникальную ситуацию, когда военкоматы могут пройти мимо довольно крупного бизнеса.

Комментирует директор онлайн-бухгалтерии «Небо» Артем Туровец:

«Это такая коллизия в законе. Видимо, люди, которые разрабатывали воинский учет в организации, ориентировались на Гражданский кодекс и решили, что у ИП не может быть нанятых сотрудников, хотя Налоговый кодекс прописывает, что такое возможно. В итоге у ИП может быть 100 сотрудников, из них человек 60 здоровых мужчин, но военкомату это неинтересно»

Какие сотрудники подлежат воинскому учету

Главная категория — это мужчины призывного возраста. С 2024 года диапазон возраста призыва расширился и включил людей от 18 до 30 лет.

Кроме этого, учитывать нужно и мужчин, которые находятся в запасе:

• бывшие военнослужащие;
• выпускники вузов с военной кафедрой;
• мужчины, которые не служат по отсрочке или по каким-то другим причинам;
• мужчины, которые прошли альтернативную службу;
• женщины с военной специальностью.

В 2024 году возраст запасников увеличился:

Разряд указан в военном билете: 

• 1 разряд обычно получают те, кто проходил срочную службу или имеет статус ветерана боевых действий. 
• 2 разряд получают не служившие.
• 3 разряд дают женщинам.

Воинский учет в организации не относится к некоторым категориям сотрудников:

• женщины без военной специальности;
• действующие военнослужащие;
• иностранные сотрудники;
• заключенные;
• офицеры в запасе ФСБ или СВР;
• освобожденные от службы. Например, ученые.

Важно не путать понятия отсрочки и брони. Это разные категории, когда речь идет о воинском учете в организации. Об этом говорит управляющий владелец группы компаний «Ваш Бухгалтер» Ирина Смирнова:

«Воинский учет бывает общий и специальный. Специальный регистрирует военнообязанных с бронью во время мобилизации или войны. Такие сотрудники работают на жизненно-важных или стратегических предприятиях. Например, военно-промышленный комплекс. Все остальные граждане, пребывающие в запасе, ставятся на общий учет»

Отсрочку получают представители определенных профессий или мужчины с определенными семейными обстоятельствами. Например, айтишники или многодетные отцы. Но государство может издать приказ, который отменяет отсрочку, и такие мужчины получат повестку.

Как вести воинский учет в организации, перед кем и как отчитываться

Компания, которая начинает вести воинский учет в организации, должна выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Изучить документацию

Есть 3 основных документа, которые регулируют воинский учет:

• Положение правительства №719;
• Методические рекомендации Генштаба;
• Инструкция Минобороны.

В этих документах прописаны все правила, сроки и формы отчетности.

Шаг 2. Назначить ответственного

По закону, воинский учет должен вести отдельный сотрудник, его должность называется «Специалист по воинскому учету». Если в бизнесе до 2000 военнообязанных, то с такой задачей должен справиться один работник. Если сотрудников больше, то и за воинский учет должны отвечать больше людей. Например, два специалиста на 4000 военнообязанных.

Шаг 3. Издать приказ

Затем нужно издать приказ, что в компании начинается ведение воинского учета. Для этого есть специальная форма. В ней прописывают сотрудников, которые ведут учет и несут за это ответственность.

Также нужно составить план, как будет проходить воинский учет в организации. Для этого тоже есть специальная форма. Этот план нужно каждый год согласовывать с военкоматом до 31 декабря.

Шаг 4. Сообщить военкомату

Сначала нужно связаться с военкоматом в районе, где зарегистрирована компания, чтобы сообщить о начале ведения воинского учета в организации. Возможно, они отправят вас в другой военкомат или сориентируют по особенностям отчетов. Затем туда нужно будет прийти с информацией о сотрудниках.

Шаг 5. Начать вести воинский учет

Воинский учет — это заполненная карточка сотрудника с его личными данными. Речь о сотрудниках, которые подлежат воинскому учету. Карточки нужно хранить, а также в течение 5 дней сообщать в военкомат, если сотрудник уволился, если приняли нового сотрудника или у работника изменились данные. 

Раз в год нужно согласовывать с военкоматом все мероприятия, которые относятся к воинскому учету в организации.

Все это происходит при личном посещении военкомата. Пока нет инструментов, чтобы отчитываться по воинскому учету с помощью электронного документооборота. 

Не до конца понятно, как военкоматы будут проверять, ведет ли компания воинский учет. Татьяна Черепанова дает общую информацию, как могут проходить такие проверки:

«Периодичность проведения плановых проверок определяется исходя из количества сотрудников в компании. О предстоящей проверке работодателю должны сообщить не менее чем за три рабочих дня. Внеплановые проверки проводятся в исключительных случаях и при согласовании с органами прокуратуры. Если в ходе проверки выявят нарушения, представителей компании могут привлечь к административной ответственности»

Какие документы должны предоставить сотрудники

Это стандартный набор документов для военнообязанных мужчин:

• Паспорт, где на 13 странице есть штамп о постановке на учет в военкомате.
• Военный билет, где указана специальность или разряд.
• Приписное свидетельство, что сотрудник не уклоняется от службы.

Бывают случаи, когда сотрудники не предоставляют эти документы. Например, мужчина переехал и не прошел регистрацию в районном военкомате, или военный билет остался в другом регионе. Бывают случаи, что военного билета и вовсе нет. 

Ирина Смирнова говорит, что это не может стать препятствием для трудоустройства:

«Если у поступающего на работу нет документов воинского учета, это не должно быть обстоятельством для отказа в трудоустройстве. Поэтому прием на работу граждан, которые обязаны состоять на воинском учете, без указанных документов возможен»

Компания должна в течение 5 дней сообщить в военкомат, что появился сотрудник, у которого нет документов военнообязанного. Военкомат сам будет заниматься этим вопросом.

Ответственность за невыполнение или неправильное ведение воинского учета

Тема воинского учета в организации стала более актуальной после 1 октября 2023 года, когда государство увеличило штрафы в 150 раз за неправильное ведение ВУ. Теперь за некоторые нарушения можно получить наказание в 500 тысяч рублей. Штрафы прописаны в КоАП в статьях 19.38, 21.1, 21.2, 21.4. 

Ирина Смирнова объясняет, как изменились штрафные санкции:

«Если организация передает с опозданием или вообще не передает информацию для ведения ВУ,  то должностное лицо будет оштрафовано на 40-50 тыс.руб. А если в течение трех дней не передать сотруднику повестку, или пропустить срок передачи списка сотрудников для первичной постановки на учет, то штраф на организацию составит 350-400 тыс.руб., на должностное лицо – 40-50 тыс.руб. Военкомат может выписать два штрафа»

При изучении статей КоАП становится ясно, что самые большие штрафы будут, если работодатель проигнорирует запрос от самого военкомата. Например, сотрудники военного комиссариата прислали повестки во время мобилизации, а директор фирмы не сообщил об этом работникам. Тогда можно получить штраф до 500 тысяч рублей. 

Если компания начала вести воинский учет, но не вовремя сообщает военкомату информацию, то штрафы не превышают 50 тысяч рублей. Кроме этого, в КоАП прописаны поблажки для малого и среднего бизнеса — для них штрафы могут уменьшить в 2 раза.

Один из экспертов захотел дать анонимный комментарий для этого материала. Это представитель федеральной IT-компании, где работает более 50 человек. Компания на 100% «белая»:

«Мы пока не собираемся вести воинский учет. Во-первых, мне жалко времени. Некоторые партнеры ходили в военкоматы и рассказывали, что там неразбериха и очереди. Во-вторых, я думаю, что это некоторая PR-акция. Военкоматы показали, что отстают в плане технологий, и с помощью штрафов решили привлечь работодателей к выполнению своей работы. Расчет на то, что все испугаются санкций и пойдут с этими карточками в военкоматы. Хотя непонятно, как в итоге будут искать тех, кто не ведет воинский учет. Если речь про завод, где сотни или тысячи сотрудников, то там найдут время и деньги, чтобы нанять специалистов для такого учета. У нас этого нет. Поэтому я подожду, когда воинский учет пройдет цифровизацию, и тогда начнем его вести. Ну и понятно, если к нам придут в офис с повестками, то я их вручу сотрудникам, чтобы не платить огромный штраф»

Коротко о главном

• Воинский учет в организации — это списки сотрудников, которые могут быть призваны для службы в армии или мобилизованы.
• В 2024 году повысился возраст военнообязанных. Теперь это мужчины от 18 до 30 лет.
• Также повысился возраст запасников. В зависимости от разряда — до 45, 50 и 55 лет.
• Если работодатель не передаст сотрудникам повестки, то может получить штраф до 500 тысяч рублей.
• ИП может не вести воинский учет.