Составление бюджета: виды расходов, о которых чаще всего забывают

В любой компании, независимо от ее размера, есть необходимость планирования бюджета расходов и доходов. Бюджетирование позволяет заранее увидеть затраты, выручку и прибыль, чтобы понимать себестоимость и рентабельность бизнеса, вовремя принимать управленческие решения.

В условиях экономической нестабильности компании избегают долгосрочного планирования, предпочитают корректировать планы раз в квартал или даже раз в месяц. Гибкость корректировки не говорит о том, что можно оперировать приблизительными цифрами. Какой бы бюджет вы ни составляли, годовой или квартальный, в любом случае нельзя использовать в нем приблизительные цифры. 

Что такое БДР и почему в нем появляются ошибки

БДР или бюджет доходов и расходов — это постатейный план, который отражает и учитывает все доходы и расходы компании на определенный период. Он показывает прогноз прибылей и убытков на будущий год, помогает оценить доходность и прибыльность бизнеса. Мы уже писали о плюсах и минусах ведения бюджета, теперь расскажем подробнее о самых распространенных ошибках.

Все причины отклонения от бюджета можно разделить на две категории:

• забывчивость и человеческий фактор;
• объективные причины, которые невозможно предусмотреть заранее — экономические кризисы, изменения курсов валют, налогообложения, новые поправки к законам.

Андрей Волков, специалист по корпоративному управлению, рассказывает, как бороться с забывчивостью:

«В контексте опыта купли-продажи компаний, инвестиционной подготовки и управления финансами, отвечаю: забыть могут все, что угодно, даже закупки основного сырья и материалов или зарплату. Поможет не забыть совместная разработка бюджета, когда руководители подразделений передают информацию со своих участков, финансисты верстают, бухгалтер уточняет адекватность, сопоставляя было-стало, а директор вместе с собственниками принимает решение, как будет. 

Если же в формировании бюджета участвуют не все генерирующие и не все расходующие деньги — риски повышаются» 

Внешние факторы невозможно предусмотреть заранее, поэтому единственный способ устранить объективную причину отклонений в бюджете, это всегда иметь резерв денежных средств на непредвиденные расходы и увеличивать его по мере возможностей компании. 

Яркий пример – изменения в логистике, которые произошли в 2022-2023 годах. Компании, которые продавали товары известных западных брендов, вынуждены были пересматривать ассортимент или менять логистические цепочки из-за запрета ввоза. Такие ситуации влекут за собой непредвиденные расходы бюджета.

Какие расходы нужно учитывать при составлении бюджета

Независимо от направления работы компании, ее размеров и этапа развития, при верстке бюджета необходимо учитывать следующие расходы:

• зарплаты и премии сотрудникам;
• закупка сырья;
• производственные расходы;
• налоги, взносы и кредитные выплаты, расчетно-кассовое обслуживание;
• дивиденды инвесторам и собственникам;
• деньги на модернизацию и развитие бизнеса;
• затраты на амортизацию оборудования.

Виды расходов, в которых чаще всего ошибаются при верстке бюджета

Разберемся, по каким именно статьям расходы бюджета чаще всего превышают запланированные и почему.

Зарплата и премии персонала

Бюджет на зарплаты и премии обычно составляется HR-отделом. Он включает в себя зарплаты с учетом открытия новых вакансий, повышений, сокращений и других кадровых решений, компенсации за неиспользованный отпуск, оплату больничных. 

Бюджетом на премии тоже занимается кадровый отдел, опираясь на информацию об установленной системе премирования в организации. 

Когда необходимо учесть много вводных, предусмотреть потенциальные изменения, вероятность ошибок возрастает.

Одна из частых ошибок — расчет премий в отделе продаж только по личных показателям, без командных. Можно получить ситуацию, когда общий план продаж не выполнен, а у нескольких или одного сотрудника получилась высокая премия. Результат: денег заработали меньше, чем планировали, а премии выплачивать нужно.

Чтобы избежать подобных ситуаций, можно ввести командный план. При этом премиальный бюджет стоит формировать заранее и именно из него выделять проценты на выплаты. То есть сотрудники будут получать фиксированные и заранее спланированные суммы при выполнении и перевыполнении планов продаж вместо непредсказуемых процентов.

Оплата за услуги на аутсорсе и самозанятым сотрудникам

Часто работа в компаниях организована так, что отделы могут привлекать сторонних специалистов для более быстрого и качественного выполнения задач. Например, дизайнеры рисуют визуал для соцсетей, SMM-менеджеры пишут посты. Бюджеты на подобные услуги обычно планируются заранее. Иногда они неподконтрольно разрастаются из-за внеплановых и хаотичных решений внутри отделов.

Проблему можно решить, если на этапе составления бюджета ввести четкие ограничения для оплаты работы сторонних сотрудников.

Техническое обслуживание

Обычно техобслуживание строго закладывается в бюджет. Но иногда к этой статье расходов бюджета подходят излишне оптимистично.

Если компания наращивает производственные мощности, то может попасть в ловушку, когда в первое время затраты на техобслуживание сокращаются. Новое оборудование сначала не требует обслуживания и существенного ремонта. Но наступает момент, когда уровень износа требует дорогостоящего вмешательства. Производственная нагрузка возрастает, износ тоже увеличивается. На этом этапе компания часто обнаруживает дефицит бюджета на техническое обслуживание, приходится перераспределять средства. 

Чтобы не попасть в эту ловушку, на этапе наращивания мощностей и технического переоснащения, нужно оценивать возможный износ, прогнозировать время и стоимость ремонта, закладывать на это деньги.

ИТ-расходы

Цифровизация и автоматизация бизнеса влечет за собой много неочевидных преобразований и расходов. Вы купили CRM, но не учли, что не можете внедрить ее самостоятельно. Приходится тратить деньги на внедрение и обучение сотрудников. Инструменты автоматизации не всегда предлагаются в формате коробочных решений, поэтому многие расходы на этапе составления бюджета просто невозможно учесть.

Чтобы избежать лишних затрат, начинать автоматизацию лучше с составления технического задания для специалистов. Так вы будете заранее понимать, какие деньги нужны на тот или иной проект, чтобы он был внедрен и эффективно работал.

Корпоративные затраты

Это расходы собственника и топ-менеджмента, направленные на стратегическое развитие. Например, затраты на встречи, семинары, конференции, командировки. Их эффективность заранее оценить практически невозможно. Полностью отказаться от них тоже нельзя – они могут стать катализатором роста компании и полезных изменений.
Резервный фонд на подобные расходы станет оптимальным решением. Лимиты по ним тоже нужно установить заранее.

Скрытые расходы

Если между отделами нет налаженного взаимодействия, могут возникнуть расходы, о которых заранее не знали в компании. Например, открывается новый филиал, но не запланирован найм новых сотрудников. Приходится перераспределять средства, бюджет страдает.

Подобную ситуацию описывает Сергей Симонов, продавец товаров на маркетплейсах:

«Мы планировали открыть свой собственный склад, это казалось выгоднее, чем пользоваться складами маркетплейсов. Взяли кредит, а обслуживание этого кредита в бюджет не заложили. Кроме того, не смогли правильно посчитать затраты на ФОТ. В результате стало очевидно, что с бюджетом мы промахнулись и собственный склад пока не тянем» 

Если не вести управленческий учет, может возникнуть кассовый разрыв, и снова придется срочно искать деньги, брать кредит, чтобы латать дыры.

Андрей Волков рекомендует вести аккуратный финансовый учет, чтобы избежать проблем с расходованием бюджета:

«Избежать промахов, минимизировать ошибки поможет: 
— управление финансами, план движения денежных средств, баланс, бюджет закупок, бюджет маркетинга, ФОТ и прочее; 
— управление финансами в реальном времени, сверка плана и факта каждый день, неделю, месяц, квартал, а не раз в год. 
Предусмотреть, как оно будет — невозможно. Но если вы находитесь в моменте, понимаете, каким количеством денег реально располагаете,  сколько денег в пути, сколько товаров отгружено, какой склад — то проблем нет. Вы приоритезируете платежи, следите за курсовыми разницами, вовремя повышаете цены, останавливаете отгрузки или отправляете досудебные претензии должникам для взбадривания, не забывая про священные статьи расходов — налоги и зарплаты. 

К сожалению, организационная культура, культура управления даже в больших компаниях часто оставляют желать лучшего. Доходит до печального — обороты миллиардные, а прибыли нет. Так, например, оказалось у одного из моих клиентов, дистрибьютора на маркетплейсах, по причине самостоятельного планирования закупок и ошибок расчета наценки. Бывают и курьезные случаи: крупная компания построила торговый центр и забыла добавить расходы на оборудование туалетов»

Можно самостоятельно разработать структуру бюджета, но есть готовые решения, которые позволяют автоматизировать процессы.

Как свести корректировку бюджета к минимуму

Чтобы бюджетирование было эффективным, нужно распределить ответственность за соблюдение лимитов бюджета между отделами. Если, например, расходы на банковское обслуживание превысили лимиты в отчетном периоде, а в компании этот показатель и его соблюдение не закреплены за определенным центром финансовой ответственности, исправить ситуацию будет сложно. 

Есть несколько простых правил, которые помогут распределить ответственность за соблюдение бюджета между цфо.

1. Составьте матрицу планирования.

Ею может стать таблица, в которой указаны виды расходов бюджета, взаимосвязь между подразделениями, касающаяся расходов и доходов. В этой таблице нужно также указать сроки корректировки планов, чтобы бюджет не дорабатывался до бесконечности.

2. Назначьте ответственных.

Пусть руководители отделов пишут реалистичные бюджеты, учитывая объективные доходы и расходы, а не завышают бюджет по своему усмотрению. Эту ответственность стоит прописать в должностные обязанности. Возможно, такое положение дел усложнит верстку бюджета, но сделает его более реалистичным и не требующим большого количества итераций. 

3. Контролируйте сроки верстки бюджета.

Это можно делать при помощи диаграммы Ганта или других методов контролирования проектов. Наглядность поможет руководителю увидеть, на каких этапах возникают сложности и расхождения.

Резюме

Чтобы бюджет максимально соответствовал действительности и не требовал большого количества итераций, нужно назначить центры финансовой ответственности, составить матрицу планирования и контролировать сроки.

Особое внимание стоит обратить на следующие виды расходов бюджета, потому что именно в них чаще всего допускаются ошибки:

• зарплата и премии персонала;
• оплата за услуги на аутсорсе и самозанятым сотрудникам;
• техническое обслуживание;
• ит-расходы;
• корпоративные затраты;
• скрытые расходы.

Если удастся избежать ошибок, предприниматель получит максимально точный бюджет, который поможет объективно оценить работу компании.