Сеть школ рисования наладила финансовый учет и повысила рентабельность до 15%

Евгений Астраханцев, владелец школ рисования в Уфе и Ижевске, вел учет денег в гугл-таблицах. Это отнимало много времени, а данные часто не сходились с фактом. После автоматизации финучета деньги перестали теряться, рентабельность проектов выросла. Собственник отслеживает динамику расходов и доходов и может влиять на выручку. 

О бизнесе

Филиалы школы рисования «Графика» в Уфе и Ижевске работают по франшизе. Бизнес предоставляет абонементы на срок 6, 9 и 12 месяцев, а также проводит творческие вечера. Годовой оборот организации  — 43 млн рублей. 

Полноценного учета в компании не было — деньги считали в гугл-таблицах. Все данные вносились руками. Из-за этого периодически терялись деньги. А еще гугл-таблицы ломались: то формула слетит, то запятая потеряется. Евгений не понимал, в каком финансовом положении находится компания.

Проблема: учет в гугл-таблицах отнимал много времени, а данные не сходились

Школы в Уфе и Ижевске — это два разных проекта. У каждого заведения свой управляющий, который ведет учет, планирует расходы и доходы. 

Чтобы деньги не терялись, нужно сразу же фиксировать операции в таблицах. Это реально, когда их 5–10 в неделю. А если операций 30–50, и их нужно еще разнести по разным статьям, возникают проблемы с достоверностью финансовых данных. 

Управляющий школы мог заработаться и забыть учесть расходы. Собственник мог вывести дивиденды и также не внести их в таблицу. В конце месяца бизнес получал цифры меньше ожидаемых. 

Расхождения достигали 300 000 рублей в месяц. Чтобы найти неучтенные расходы, Евгений тратил до 3 дней, чтобы отследить деньги по выпискам из банков.

Но и без ошибок ведение учета в гугл-таблицах отнимало много времени, которое собственники и управляющие школ могли потратить на более приоритетные задачи. Например, на формирование месячного отчета о прибылях и убытках уходило от 5 часов до 2 дней. 

Решение: автоматизация учета и помощь финансового эксперта

У собственника бизнеса были следующие задачи: 

• Автоматизировать учет денег и больше не тратить время на ручное разнесение данных. 
• Контролировать приходы-расходы по бизнесу в целом, а также по отдельным проектам. 
• Наладить учет сделок, чтобы контролировать обязательства школ перед клиентами. 

Чтобы решить текущие задачи, Евгений купил услугу «Обучение» в ПланФакте и начал совместную работу с финансовым экспертом Аленой Мартыненко. За 6 недель эксперт настроила работу в сервисе: 

• Рассказала собственнику и управляющим, какие инструменты есть и как ими пользоваться. 
• Настроила учетные статьи, проекты и правила импорта.
• Рассказала, как формировать главные управленческие отчеты: ДДС, ОПУ, баланс. 

Теперь работа строится так: управляющие оперативно вносят данные, наличные операции добавляют и привязывают к проектам прямо в мобильном приложении, собственник контролирует учет раз в неделю. 

Клиент остался доволен сотрудничеством и продлил работу с экспертом. 

Результаты: настроили прозрачную систему финансового учета и увеличили рентабельность проектов

Финансовый эксперт ПланФакта наладила работу за 6 недель. Теперь в компании корректно ведут учет финансов, знают актуальные остатки денег на расчетных счетах, видят и исправляют ошибки, которые раньше бы не заметили. Например, в конце сентября нашли переплату в 20 000 рублей за коммунальные услуги. 

Управляющие отслеживают динамику расходов и доходов, следят за тем, чтобы не тратить больше запланированного. Также знают выручку и прибыль — это помогает вовремя корректировать стратегию, достигать плана и закрывать личные KPI. 

Сотрудники экономят время на ведении учета. Например, отчет о прибылях и убытках формируется автоматически. Раньше на его сведение уходило от 5 часов до 2 дней.  

Деньги перестали теряться и рентабельность проектов выросла: на 13% в школе в Ижевске и на 15% — в Уфе. 

Настроили правила импорта, и теперь Евгений видит исполнение обязательств по проданным абонементам за нужный период. Это помогает поэтапно признавать выручку и корректнее оценивать результаты месяца.