Рост в два раза или 3,5 миллиона убытков? Кейс «АБВ»

Группа компаний «АБВ» занимается производством наружной, интерьерной и интернет-рекламы в Самаре. В последний год компания запустила производство средств дезинфекции и товаров, актуальных в пандемию: санитайзеров, рециркуляторов, масок-щитков.

• Компания работает с 2005 года.
• В штате 35 человек.
• Годовой оборот 43 млн рублей.

«Жили на входящие»

О том, как компания прошла огонь, воду и медные трубы, прежде чем пришла к правильному финансовому учету, рассказывает руководитель «АБВ» Ирина Вдовина.

«Компания работает с 2005 года, и все это время мы вели учет буквально «на коленке»: что-то в Google Docs, что-то в Excel. Даже прописали себе программку на Access, где вели складской учет, бюджетирование. Но со всеми этими разрозненными таблицами и программами мы все равно жили на входящие, все считали по выручке. Пришел платеж — это наши деньги, вот их и потратим. Я знала, что такое ДДС, мы вели его очень аккуратно и тратили на это кучу времени. Наши цифры всегда сходились, но это не мешало попадать в кассовые разрывы. Так и жили: вроде и деньги есть, и учет ведем, но кассовые разрывы тоже есть.

У меня все время в голове был вопрос — а что же считать, что учитывать?
С этим вопросом я пришла на бизнес-курсы, где познакомилась с Еленой Стрелковой.
Изначально я не планировала пользоваться никакими сервисами. Хотела имеющийся у нас учет сделать рабочим инструментом. Пришла к Елене с вопросом: «Что мне нужно контролировать и учитывать, чтобы это начало работать?»

«Это работает! И точка!»

Ирина Вдовина прошла обучение у Елены Стрелковой, узнала о существовании трех шаблонов, необходимых для ведения финансового учета. Ее первое знакомство с ПланФактом тоже произошло на вебинаре Стрелковой.

«Я попробовала заносить в ПланФакт данные сама. Безуспешно, впрочем, потому что в компании было три направления, разные формы собственности, учесть все у меня не получалось. Елена помогла ввести все данные в ПланФакт, разложить по полочкам, насколько это было возможно.

Потом мы стали изучать кассовый метод и метод начисления. Постепенно добрались до отчета о прибылях и убытках, до баланса.

Автоматизация давалась нам непросто. Но была четкая уверенность: «Это работает! И точка!» Мне было все равно, через что нам предстоит пройти, главное — дойти»

«Выросли в два раза, а думали — провал»

Ирина Вдовина привела пример из своей работы о том, как без грамотного финансового учета сложно видеть объективную картину и отличить победу от поражения.

«В 2019 году мы придумали новое направление работы. Тогда только начал действовать закон о наружной рекламе, администрация ходила с проверками, компании получали штрафы и демонтировали вывески, которые не соответствуют требованиям закона. И мы придумали идеальный оффер: «изготовим легальные вывески, за которые не оштрафуют».
Организовывали образовательные семинары, рассказывали, какие требования предъявляет закон к наружной рекламе. Администрация города помогала нам проводить семинары, потому что они сами были заинтересованы в исполнении закона. И вот перед нами сидит 70 предпринимателей, и все хотят себе вывеску, которая будет соответствовать нормам. А мы ее можем изготовить. Настолько успешное предложение, что нас копируют до сих пор! Это была крутая работа маркетинга и пиара, но абсолютный провал по финансам. Расскажу почему.

По факту, благодаря этому новому предложению, за 2019 год мы выросли в 2 раза. Но тогда у нас еще не было ПланФакта, и мы не видели толком никакой финансовой картины. Мы не смогли правильно рассчитать и учесть финансы, в результате при таком объективном взрывном росте оказались с ощущением провала. Вместо плюса мы увидели минус 3,5 миллиона. Это я сейчас понимаю, что мы тогда отдали все долги, закрыли обязательства, наш годовой оборот в 2019 году составил 42 миллиона, что было в два раза больше по сравнению с прошлым годом. Но мы увидели минус 3,5 миллиона и испытали глубокое разочарование, полное нежелание двигаться дальше. Я страшно расстроилась, был период, когда решила не расти, не развиваться. Но потом взяла себя в руки, преодолела это, и мы все равно двинулись в сторону роста. Потом у нас появился ПланФакт»

Что изменилось

Плюсы работы с ПланФактом стали очевидны практически сразу.

«Первая радость от работы с ПланФактом — ДДС. Раньше вели его в четырех Google-таблицах. Это делалось ежедневно, сотрудник вручную вбивал все банки, кассы, карты в разные Google-таблицы. Потом он это сводил в единый файл, где было видно итог. Такой ежедневный стандарт работы.
Сейчас в ПланФакте мы это делаем буквально одной кнопкой. Весь объем работ упразднился сам собой. Наш сотрудник испытал огромное облегчение.

Вторая наша любовь — это календарь платежей. Он нам дал возможность рулить всеми обязательными платежами в реальном времени, мы видим, кто должен нам, кому должны мы, какие оплаты предстоят, какие могут подождать. Теперь это главный инструмент руководителя отдела продаж.

Важный плюс моей рутинной работы — теперь я вижу всю аналитику в режиме реального времени. У нас 4 основных направления. Наружная реклама — по-прежнему самое прибыльное из них. Также прибыльна стендовая продукция, но я вижу в ПланФакте, что есть недостаток оптовых заказов. Оперативно подтягиваю маркетинг к этому направлению, оно своевременно корректируется.

И еще один плюс. Для меня ПланФакт — это рабочий инструмент, который я спокойно передам исполнительному директору, которого скоро найму. Буду контролировать все процессы со стороны. К концу этого года запланировала расширяться, форму пока не выбрали, это будет франшиза или обратная франшиза, возможно откроем свое представительство»