От пяти баз 1С к единой картине бизнеса: кейс сети магазинов и пекарен

Розничная компания вела учет в нескольких базах 1С и получала управленческую отчетность с задержкой. В ПланФакте объединили данные, настроили учет по отдельным точкам и бюджетирование. Рассказываем, как это помогло быстрее оценивать результаты бизнеса и принимать управленческие решения.

Бизнес: 5 юрлиц, магазины, пекарни и собственный кондитерский цех

Компания занимается розничной торговлей: развивает продуктовые магазины, мясной магазин и сеть пекарен.

Для пекарен работает собственный кондитерский цех, который производит продукцию сразу для нескольких точек.

Бизнес распределен между пятью юридическими лицами. Ежемесячная выручка составляет около 23 млн ₽: примерно 15 млн ₽ приходится на магазины и около 8 млн ₽ на пекарни.

Проблема: отчеты появлялись после 25 числа, а расходы по точкам приходилось сводить вручную

Бухгалтерский учет был налажен, но управленческую картину собственник получал с задержкой. Каждое юридическое лицо велось в своей базе 1С, поэтому бухгалтеру приходилось работать с ними по отдельности.

Отчет о прибылях и убытках формировали примерно после 25 числа следующего месяца. При этом в отчете о движении денежных средств не хватало разбивки по отдельным магазинам и пекарням.

Дополнительную сложность создавала структура расчетов: расходы одной торговой точки могли оплачивать разные юридические лица. Поэтому нельзя было быстро посмотреть, сколько денег ушло именно на конкретный магазин.

Отдельная задача была связана с пекарнями. Расходы общего кондитерского цеха учитывались отдельно, поэтому оценить рентабельность каждой пекарни с учетом производственных затрат было сложно.

Чтобы решить возникшие проблемы, собственник заказал внедрение ПланФакта.

Решение: объединили юрлица и настроили учет по магазинам и пекарням в ПланФакте

Для импорта исходных данных настроили интеграцию ПланФакта с 1С.

В сервисе создали пять юридических лиц, настроили статьи доходов и расходов, счета, поставки и отгрузки. Каждый магазин и пекарню выделили в отдельный проект, а проекты объединили в группы по направлениям бизнеса.

Если закупка предназначена сразу для нескольких магазинов, расходы распределяют между соответствующими проектами. Так каждый платеж попадает в нужную торговую точку, даже если его оплатило другое юрлицо.

Для пекарен отдельно настроили распределение расходов кондитерского цеха. В конце месяца их делят между точками пропорционально выручке.

Отдельно настроили бюджетирование. Вместе с финансистом сформировали планы по доходам и расходам, взяв за основу средние показатели нескольких предыдущих месяцев.

Результаты: стали видеть экономику отдельных точек и раньше принимать решения

1. Стали видеть финансовый результат каждой точки независимо от юрлица

Теперь собственник может сравнивать магазины и пекарни между собой и видеть, какие точки действительно зарабатывают, а какие требуют внимания.

2. Стали точнее видеть рентабельность пекарен

После распределения общих производственных расходов результат каждой пекарни учитывает ее долю затрат кондитерского цеха. Так собственник получает более реалистичную картину рентабельности точек.

3. Стали видеть промежуточный результат до окончательного закрытия месяца

Полностью закрыть отчетность в середине месяца нельзя: часть актов по коммунальным услугам, налогам и поставкам поступает позже.

Но большую часть операций собственник видит раньше. Если понятно, каких документов еще не хватает, уже можно оценить промежуточный результат по магазинам и пекарням и не ждать конца следующего месяца.

4. Нашли 4000 ₽ комиссии за перевод и 38 000 ₽ расходов не в той статье

После детализации стали заметнее платежи, которые раньше растворялись внутри крупных статей.

Например, собственник увидел около 4000 ₽ комиссии за перевод зарплаты одному сотруднику на карту другого банка. Раньше эта сумма попадала в общие банковские расходы вместе с эквайрингом и обслуживанием счета.

Еще около 38 000 ₽ в одном из месяцев оказалось в статье «Интернет». При проверке выяснилось, что это покупка роутеров. Расход перенесли в оборудование, чтобы разовая покупка не искажала стоимость связи.

5. Не стали закрывать точку, которая показала около 50 000 ₽ положительного результата

Одну из торговых точек собственник рассматривал как кандидата на закрытие.

После формирования отчета выяснилось, что за месяц она принесла около 50 000 ₽ положительного результата. Поэтому точку решили пока оставить и посмотреть дальнейшую динамику.

6. Начали сравнивать план и факт по отдельным точкам

Теперь собственник может сопоставлять фактические доходы и расходы с бюджетом по магазинам и группам проектов и разбирать причины отклонений.

Когда данные по всем юрлицам собрали в одном месте и по ним стало проще строить аналитику, клиент подключил собственного ИИ-агента к ПланФакту через API. С его помощью он уже получает отчеты, а в дальнейшем хочет автоматизировать подготовку графиков и рекомендаций.