Оптимизация затрат организации: как снизить расходы бизнеса

Увеличение выручки не всегда является гарантией роста прибыли. Бизнес может продавать больше, вкладываться в рекламу, расширять рынки, но денег к концу месяца остаётся с каждым разом всё меньше. Зачастую причина кроется не в плохих продажах, а в расходах, которые растут быстрее выручки и постепенно выходят из-под контроля.

В таком случае первым решением проблемы видится урезание бюджета – не нанимать новых сотрудников, не закупать рекламу и переехать в офис подешевле. В отдельных случаях это эффективно, но также подобный подход может заметно снизить качество продукта и ухудшить атмосферу в коллективе, что также влияет на результаты работы.

Поэтому задача предпринимателя и финансового директора на аутсорсе не просто урезать расходы, а понять, какие траты создают результат, а от каких можно отказаться без ущерба бизнесу.

В статье разберём, как действовать при оптимизации затрат, на что обратить внимание в первую очередь и как построить систему контроля расходов компании без сложных инструментов.

Что такое оптимизация затрат организации

Оптимизация затрат – пересмотр расходов компании таким образом, чтобы получился нужный результат с меньшими или более рационально используемыми ресурсами. В идеальном варианте результат не просто сохраняется, а улучшается.

Например, селлер на маркетплейсе сократил расходы на упаковку на 20% – просто стал меньше тратить материала. После этого увеличился процент возвратов и порчи товара при транспортировке. Экономии не получилось – один расход снизился, другой вырос. Его конкурент тоже стал меньше тратить на упаковку: нашёл более дешёвый материал, который оказался прочнее предыдущего, и увеличил прибыль

Сначала важно выяснить, на что уходят деньги и какой эффект даёт каждая группа расходов. После этого меняются условия и процессы использования ресурсов.

Например, небольшому магазину доставка продукции клиентам обходится в 500 000 рублей в месяц. Простое решение — сократить часть курьеров. Оптимизация затрат в этом случае подразумевает анализ маршрутов, стоимости доставки по зонам и тарифов служб доставки, а также стимулирование клиентов выбирать самовывоз. В итоге может оказаться, что выгоднее сохранить количество курьеров, пересмотрев график и передав доставки на дальние расстояния сторонним службам.

Зачем бизнесу оптимизировать затраты

Повышение прибыли

Самый очевидный эффект от снижения затрат – рост прибыли без увеличения выручки.

Например, пекарня за месяц делает 5 млн рублей выручки при затратах в 4 млн рублей. Прибыль равна 1 млн рублей. Снижение затрат на 200 000 рублей даёт 20% прироста прибыли. Если добиваться такого результата через рост продаж, приходится заметно наращивать выручку, что влечёт за собой рост затрат и нагрузки на персонал.

Оптимизация затрат особенно актуальна для бизнеса с небольшой рентабельностью, например, для пекарен и кофеен, оптовой торговли и производства.

Управление финансовыми рисками

Многие расходы почти незаметны, пока хватает денег на счетах. Но при снижении выручки постоянные платежи остаются – зарплата, аренда, коммунальные платежи, подписки и другое.

Оптимизация затрат помогает заранее подсчитать объём обязательных расходов на месяц и определить, какие статьи можно оперативно изменить без ущерба качеству продукции и внутренним процессам. Так появляется запас финансовой прочности, а предприниматель действует не после кассового разрыва, а заранее.

Повышение эффективности процессов

Части расходов можно избежать, оптимизировав бизнес-процессы. Например, если производство регулярно доплачивает за срочную доставку дополнительного сырья, то проблема может быть в планировании закупок. Магазин списывает много просроченного товара – стоит пересмотреть ассортимент продукции и проработать акции на товары с небольшим спросом.

Анализ затрат одновременно покажет, где компания теряет деньги и где есть организационные проблемы.

Какие затраты компании можно оптимизировать

Большинство расходов можно поставить под вопрос. Однако это не значит, что их все нужно уменьшать. Корректно сначала разделить затраты по типам и искать пути оптимизации внутри каждой группы.

Постоянные расходы

Это затраты, которые напрямую не зависят от объёмов продаж. К ним относят аренду, заработную плату административного персонала, программное обеспечение, интернет, связь, охрану и закупку канцелярии в офис.

Что учесть при анализе постоянных затрат:

• Используются ли все оплаченные лицензии и сервисы?
• Эффективно ли используются офисные и складские площади или можно разместиться на меньшей площади?
• Есть ли дублирующие друг друга подрядчики?
• Насколько эффективны рекламные кампании и маркетинг в целом?
• Можно ли подобрать более выгодные тарифы на интернет и связь?

Базовый пример – SaaS-сервисы. Небольшие платы за подписку в месяц превращаются в сотни тысяч рублей в год. Возможно, для ведения бизнеса не нужно большое количество сервисов – достаточно собрать информацию в 2–3 приложениях или пользоваться базовыми тарифами, а не расширенными.

Переменные расходы

Чем больше работает компания, тем выше переменные затраты — закупка сырья и материалов, упаковка, заработная плата производственного персонала, аренда техники, доставка и прочее.

В этом случае опасно ориентироваться на общую сумму, поскольку увеличение переменных расходов нормально при росте бизнеса. Стоит опираться на себестоимость единицы товара, стоимость одного привлеченного клиента, затрат на упаковку и доставку одной партии заказов.

Если выручка выросла на 10%, а расходы на упаковку на 50%, то стоит разобраться, а оптимальны ли проведённые изменения. Например, если стоимость аренды оборудования за год сопоставима со стоимостью его покупки, стоит рассмотреть приобретение собственного оборудования.

Логистические затраты

Доставка часто состоит из нескольких небольших платежей – перевозка, хранение, упаковка, обработка заказа, простои, возвраты, срочность доставки. Поэтому оптимизация логистических затрат редко сводится к поиску нового перевозчика с более дешевыми тарифами.

Сначала изучается стоимость логистики на заказ, конкретное направление или единицу товара. Далее выясняется, где возникают переплаты – недозагрузка транспорта, лишние поездки между складами, большое количество срочных поставок из-за ошибок в планировании.

Например, небольшой суши-ресторан, для которого доставка занимает не последнее место среди статей затрат, может существенно сократить расходы, передав доставку заказов в удалённые районы стороннему агрегатору. Небольшое производство может сократить затраты за счёт объединения закупок различных подразделений в крупные партии и согласования календаря поставок.

Важно, чтобы оптимизация затрат логистической системы учитывала весь маршрут. Например, для оптового продавца строительных материалов более дешевый склад за пределами города может снизить расходы на аренду на 80 000 рублей, но при этом увеличить расходы на доставку на 130 000 рублей. Таким образом, локальная экономия ухудшает общий результат.

Основные методы оптимизации затрат компании

Анализ структуры расходов

На первом этапе важно увидеть расходы целиком. Не в виде отдельных банковских платежей, а в структурированном виде по учётным статьям – сколько уходит на маркетинг, кофе, снеки в офис, лицензии и подписки, оплату труда и другие направления.

Полезно сравнивать затраты следующими блоками:

• текущий период с аналогичным периодом прошлого года,
• текущий месяц с прошлым,
• факт с планом,
• прирост расходов с увеличением выручки,
• показатели по направлениям бизнеса.

При анализе можно быстро заметить отклонения и оперативно среагировать на них. Например, у сети парфюмерных салонов в целом расходы выглядят оптимальными, но при разбивке на отдельные точки продаж выясняется, что один из магазинов тратит на зарплаты и бонусы персоналу 40% выручки, а остальные 25–30%. Получается, вопрос в конкретной точке – организация графика, загрузка и управление сменами.

Бюджетирование и планирование расходов

Бюджет превращает расходы из факта, о котором компания узнаёт по итогам месяца, в управляемый план.

Малому бизнесу не нужны десятки бюджетов. Достаточно определить плановые доходы и расходы, вписать в график обязательные платежи и лимиты по основным статьям. Затем фактические данные регулярно сравниваются с планом – бюджет на месяц контролируется в середине месяца и в конце.

Как видно из таблицы, бюджет на маркетинг к середине месяца почти достиг своего максимума. Если затраты дали большое количество лидов, которые будут обработаны до конца месяца, то это может быть оправдано. Однако если закупка рекламы не дал результата, стоит проверить каналы и пересмотреть маркетинговую политику.

С помощью сервиса ПланФакт можно вести БДР и БДДС. Эти инструменты упрощают управление денежными потоками, помогают планировать доходы и расходы и сравнивать плановые показатели с фактическими, чтобы вовремя замечать отклонения.

Автоматизация учёта расходов

Ручной учёт в таблицах хорошо работает, когда операций мало и данные ведут 1-2 человека. С расширением бизнеса таблица усложняется, данных становится больше, а былая наглядность и понятность теряется за кучей столбцов и строк.

Ручной сбор данных занимает много времени. Кроме того, итоговые данные могут оказаться недостоверными: часть операций можно пропустить, а при ручном вводе легко допустить ошибку в сумме. Оперативность и реалистичность отчётов в таком случае заметно снижается и возникает необходимость в автоматизации процессов.

Автоматизация процессов позволяет компании:

• вести единый учёт доходов и расходов,
• контролировать денежные потоки,
• получать регулярные финансовые отчёты,
• анализировать общую прибыльность бизнеса и в разрезе проектов,
• снизить вероятность ошибок.

Сервис управленческого учёта ПланФакт помогает собирать финансовые данные, распределять операции по статьям и проектам, формируя ДДС, ОПУ и Баланс. Это позволяет отследить, куда ушли деньги, сколько бизнес заработал и какие у него есть активы и обязательства.

Контроль эффективности расходов

Сам по себе расход не говорит о его качестве. Важно связать затраты с конкретными результатами деятельности.

В маркетинге это могут быть лиды, в логистике — стоимость доставки, в продажах — размеры выручки, в производстве — объёмы выпуска. Не всегда нужны сложные параметры оценки. Например, для подписок и сервисов достаточно понять, насколько активно они используются и соответствует ли текущий тариф потребностям компании.

Можно ввести в практику регулярную проверку — раз в месяц или квартал анализировать самые значительные отклонения по отдельным статьям, разбираться в причинах изменений и оценивать их обоснованность. Этот подход будет полезнее, чем контроль каждой закупки канцелярии или кофе в офис.

Оптимизация затрат в бизнесе: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Собрать информацию о расходах

Важно обобщить все данные за последние 3–6 месяцев. Одного месяца будет мало, поскольку в нём могут присутствовать сезонные закупки, годовые подписки, разовые затраты на ремонт или покупку недорогой техники.

В выборку попадают все банковские платежи и расходы из касс и сейфов без исключений. Отследить полноту данных можно по оборотам средств по банку и записям о наличных расчётах.

Шаг 2. Разделить расходы по категориям

Необходимо создать перечень учётных статей, по которым будут распределяться расходы с общими признаками. Для начала достаточно 10–15 позиций, позже их можно будет усложнить или сократить. Например, для кондитерской перечень статей может выглядеть так:

• закуп сырья (мука, яйца, вода, молоко, начинки и т.д.),
• упаковка (коробки, пакеты, ленты, стаканчики и т.д.),
• зарплата кондитеров/пекарей,
• зарплата персонала в зале,
• зарплата управляющего,
• зарплата бухгалтера,
• аренда помещений и коммуналка,
• подписки и сервисы,
• интернет и связь,
• маркетинг (оплата рекламы, брендированных наклеек, вывески, закуп трафика у блогеров и т.д.),
• текущий ремонт и обслуживание,
• прочие расходы (банковские комиссии, благотворительность).

Затем все операции нужно распределить по статьям. Бывает, что есть какая-то покупка, которую нельзя отнести к текущим статьям и она уходит в разряд прочих. Это некорректно. Нередко так происходит с подарками сотрудникам на на день рождения.

В таком случае лучше создать отдельную статью «Подарки, корпоративы, помощь сотрудникам». В разрезе года по этой статье может собраться внушительная сумма и собственник будет понимать, на что эти деньги ушли.

Шаг 3. Поиск неэффективных расходов

Для каждой крупной или постоянно растущей статьи необходимо задать четыре вопроса:

1. Почему расход возник?
2. Что бизнес получает взамен?
3. Почему сумма изменилась?
4. Можно ли получить тот же результат дешевле или другим способом?

В этой точке находятся самые полезные решения. Вместо снижения затрат на рекламу на 20% отключается конкретный канал, который не приносил дохода. Вместо уменьшения зарплат – пересмотр графика, чтобы избежать сверхурочных и выгорания сотрудников. Вместо поиска более дешевого поставщика – пересмотр объёмов закупок и частоты поставок.

Шаг 4. Внедрить систему контроля

Единичная ревизия расходов даст разовый эффект. Важно контролировать финансы на регулярной основе. Для этого можно внедрить минимальную систему контроля:

• бюджеты и лимиты по основным статьям,
• ответственные за расходы по направлениям,
• сравнение плановых и фактических данных хотя бы раз в месяц,
• регулярный анализ отклонений по описанным ранее шагам.

Так компания не утонет в контроле каждого платёжного поручения и сможет ввести грамотный контроль расходов и, при необходимости, вовремя оптимизировать их.

Ошибки оптимизации затрат

Сокращение расходов без анализа

Самой опасной статьёй не всегда является самая большая. Если интернет-магазин тратит 900 000 рублей на рекламу и 200 000 рублей на подписки и сервисы, то первым возникает желание урезать маркетинг. Однако затраты на рекламу могут быть оправданы на 100% и реально приносить доход, а 40% оплаченных подписок могут вообще не использоваться.

Размеры расходов нужно оценивать вместе с результатом, который они приносит. Бездумное урезание затрат может только ухудшить ситуацию.

Оптимизация только одного участка

Снижение затрат в одном месте может существенно увеличить расходы в другом. Например, более дешевая упаковка приводит к порче заказов при транспортировке и, соответственно, к росту числа возвратов. Сокращение персонала увеличивает объёмы работы других сотрудников и может ухудшить показатели.

Не учитывается долгосрочный эффект

Некоторые расходы легко убрать сегодня, но дорого вернуть в будущем.

Допустим, сокращение расходов на обучение уменьшит затраты в текущем периоде, однако увеличит период адаптации новых сотрудников. Отмена профилактического обслуживания оборудования снизит расходы сейчас, но увеличит вероятность аварийного ремонта.

Оптимизация должна учитывать не только сумму экономии в текущем моменте, но и последствия такого решения.

Когда оптимизация не работает

Может сложиться ситуация, когда затраты уже сжаты до разумного минимума, а бизнес всё равно в убытке. В таком случае причины могут быть глубже: падение спроса, кризис на рынке, ошибки в ценовой политике или устаревшая бизнес-модель. Оптимизация расходов здесь не поможет. Единственное решение – признать, что дело не в затратах и пересмотреть стратегию работы компании.

Как ПланФакт помогает оптимизировать затраты компании

Небольшие компании могут столкнуться с тем, что управленческий учёт ведется от случая к случаю из-за нехватки ресурсов – времени и сотрудников. Также нет понимания общей финансовой картины, поскольку данные разрознены – часть операций в банке, а наличные расчеты в заметках в телефоне.

ПланФакт помогает собрать все операции в одном месте и вести регулярный управленческий учёт. Благодаря этому появляется возможность оперативно отслеживать расходы и оптимизировать их при необходимости. Компания начинает подходить к тратам осознанно и получать от этих трат реальный результат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое оптимизация затрат организации?

Это системная работа с расходами компании, при которой бизнес ищет способ получить желаемый результат при меньшем или более эффективном использовании текущих ресурсов. В отличие от простого урезания лимитов, оптимизация учитывает влияние принимаемых решений на будущие финансовые показатели компании.

Чем оптимизация затрат отличается от сокращения расходов?

Сокращение затрат помогает здесь и сейчас потратить меньше, без взгляда в будущее. Оптимизация помогает сохранить или улучшить имеющийся результат при более рациональном подходе к тратам.

Какие затраты компании можно оптимизировать?

Оптимизации подвергаются те затраты, эффективность которых сомнительна. Не всегда это самые большие статьи затрат. Возможно, стоит присмотреться к расходам, которые по отдельности небольшие, но вместе существенно влияют на итоговый финансовый результат.

Как оптимизировать логистические затраты?

Сначала рассчитывается полная стоимость логистического цикла. Затем анализируются тарифы, загруженность машин, маршруты, хранение, упаковка, возвраты и срочные доставки. Исходя из этого принимаются оптимизационные решения.

Как управленческий учёт помогает снизить расходы?

Управленческий учёт показывает полноценную картину финансов компании, в том числе расходную часть. Благодаря этому можно вовремя заметить изменения и оперативно среагировать на них.