Методика OKR: как ставить цели для бизнеса

Чтобы бизнес развивался, нужно правильно ставить цели. Есть разные методики, которые в этом помогают. Например, система OKR позволяет сфокусироваться на важных задачах и увеличивать вовлеченность команды. В статье на примерах показываем, как ставить цели по методике OKR.

Что такое OKR

OKR, Objectives and Key Results — это методология управления целями и результатами, которая помогает формулировать амбициозные цели, достигать их. 

Важная особенность метода — цель ставят заведомо амбициозную, не рассчитывая выполнить ее на 100%. 

Пример OKR. Допустим, компания хочет увеличить продажи на 20%. Для этого по методу OKR ставят цель — увеличить продажи на 50%. Смысл в том, что это сильнее мотивирует команду достичь нужного результата. Сотрудники могут увеличить продажи на 25% или 30%, потому что будут стараться выйти на 50%. Если бы они хотели достичь показателя 20%, скорее всего, они бы не перевыполнили план. То есть смысл методики в том, чтобы стимулировать команду сделать прорыв.

По этой причине OKR отличается от других методик целеполагания. Например, по фреймворку SMART нужно ставить конкретные, реалистичные цели. OKR ориентирован на амбициозные, вдохновляющие цели, которые могут быть сложными для достижения. Показатели KPI также устанавливают, основываясь на объективных метриках, в отличие от OKR. Поэтому OKR и KPI или SMART сильно отличаются друг от друга.

OKR обычно состоит из двух составляющих: самой цели, ключевых результатов, которых может быть несколько. Цель не всегда состоит из конкретных цифр, это может быть вектор развития, но ключевые результаты чаще всего состоят из конкретных цифр.

Пример OKR. В компании решили увеличить финансовую устойчивость за счет оптимизации расходов, повышения доходов. Это цель. Ключевые результаты OKR:

• Снизить операционные расходы на 15% к концу второго квартала.
• Увеличить выручку от новых клиентов на 25% в следующем полугодии.
• Повысить маржу на 10% за счет пересмотра ценовой политики.
• Создать финансовый отчет по всем подразделениям компании.

Для снижения расходов в компании решают:

• Автоматизировать процесс учета финансов, чтобы в режиме реального времени отслеживать финансовое состояние компании.
• Начать прогнозировать риски.
• Просчитывать возможность появления кассовых разрывов.

Для этого в компании внедряют Планфакт, сервис помогает снизить операционные расходы, более точно спрогнозировать доходы, заранее увидеть риски, вести финансовый учет всех подразделений компании. В результате компании удается добиться нужных ключевых результатов.

Почему амбициозные цели работают

Первый закон Паркинсона гласит, что работа занимает все время отведенное на ее выполнение. Это значит, что задачу можно сделать за час, а можно — за три. Суть в том, что человек растягивает процесс выполнения задачи на все выделенное на нее время.

Если человек поставит цель сделать работу за час, он будет больше сконцентрирован на задаче, не станет отвлекаться. Если же отвести на ту же работу два часа, можно сделать столько же, отвлекаясь на другие дела.

Этот закон лежит в основе системы OKR. Допустим, нужно с 11:00 до 17:00 заполнить 20 карточек товаров. Сотрудник знает, что на каждую карточку уходит примерно 15 минут. Он понимает, что времени у него много, поэтому идет пить чай, проверяет почту. Только после этого расслаблено заполняет карточки, успевает к дедлайну.

Представим другую ситуацию. Сотруднику поставили амбициозную цель, заполнить 30 карточек за это время. Он будет чувствовать волнение, так как не факт, что сможет успеть. Поэтому быстро начнет выполнять работу, не отвлекаясь, стараясь успеть быстрее. Даже если он не заполнит 30 карточек, он заполнит 25. То есть сделает больше работы за то же самое время, сконцентрировавшись на нужном результате. В этом заключается суть OKR.

Кому подходит методика OKR

Методика OKR подходит не для всех компаний. Вот, кому она будет полезна. 

Стартапам. Стартапы и малый бизнес могут ставить амбициозные цели, даже если на них не хватает ресурсов, ведь цель необязательно достигать на 100%. 

OKR-цели позволяют быстро перестраивать работу в зависимости от достигнутых результатов. Такая гибкость очень важна командам, которые только начинают работать. 

Допустим, стартап, разрабатывающий новый продукт, может установить цель привлечь 1000 новых пользователей в течение трех месяцев. Для этого ставят ключевые результаты: увеличить количество упоминаний о стартапе, запустить реферальную программу.

Среднему бизнесу, крупным компаниям. Система OKR помогает командам делать больше, расти быстрее, что особенно важно для больших компаний с устоявшимися бизнес-процессами. При этом каждый отдел устанавливает свои OKR, но важно синхронизировать все цели, ключевые результаты компании между собой. 

Компаниям, которые хотят стать лидерами рынка. Методика OKR позволяет не просто ставить цели. С помощью OKR можно совершить прорыв, так как результат обязательно должен быть амбициозен. Также методология нужна для фокусировки на результате. 

Например, компания хочет увеличить клиентскую базу, чтобы войти в топ-5 на рынке. Можно поставить обычную реалистичную цель по SMART, увеличить базу на 20%. Сотрудники постараются ее выполнить, но не факт, что сделают больше. Если же поднять планку выше, они могут приложить больше усилий, чтобы выполнить план. 

Все же методология OKR подходит не для любого бизнеса. Некоторым компаниям она может принести больше вреда, чем пользы. Рассмотрим, каким организациям методика OKR может не подойти.

Компании со строгой иерархией. OKR — гибкий метод постановки целей, он не подходит командам, у которых жесткая иерархическая структура.

Консервативные компании. В государственных учреждениях, традиционных компаниях есть четко регламентированные процессы, как ставить цели, как их нужно выполнить. Такая система выстроена, отточена. Перейти на систему OKR будет сложно.

Компании со стратегией, прописанной на десятилетия. В таких компаниях под стратегию уже поставили цели, KPI, описали все способы достижения результатов. Во внедрении OKR просто нет смысла. 

Принципы OKR

Амбициозность. Одним из главных принципов OKR является постановка амбициозных целей, ключевых результатов. Эти цели не должны быть слишком завышены, иначе они будут демотивировать команду. Правильно поставленные амбициозные цели мотивируют сотрудников вкладывать максимум сил в их достижение. 

Измеримость результатов. Ключевые результаты нужно описывать в количественном значении. Без конкретных цифр будет тяжело оценить прогресс, хотя бывают исключения.

Прозрачность. Цели и ключевые результаты OKR должны быть доступны всем сотрудникам. Так каждый член команды будет понимать, над чем работают коллеги, какие приоритеты у компании. 

Ограниченность целей, ключевых результатов. Этот принцип означает, что командам не стоит ставить десяток целей, а к ним столько же ключевых результатов. Лучше поставить несколько целей, для каждой прописать 3-5 результатов.

Гибкость. Постановка OKR целей подразумевает, что их можно поменять, если изменятся внешние обстоятельства, срочно придется перестраивать стратегию развития бизнеса. 

Отсутствие связи с вознаграждением. Некоторые компании привязывают бонусы сотрудников к системе OKR. Это неправильно, так как ключевые результаты изначально завышены, а еще цели не всегда напрямую связаны с финансовыми показателями. 

Регулярный мониторинг. Если вы работаете по системе OKR, нужно контролировать прогресс по достижению целей. Для этого проводят совещания, на них оценивают результаты, определяют проблемы, которые мешают достичь цели. Регулярные обсуждения помогают понять, что работает, а какие процессы нужно усовершенствовать.

Как ставить цели по OKR

Определите цель

Цели должны способствовать достижению стратегии компании. Цель должна быть сформулировано понятно, чтобы все члены команды понимали, что она подразумевает. Поэтому цель описывают кратко.

Сначала ставят цель на год, затем на каждый квартал. Описывают цели для разных отделов, команд. Допустим, стратегическая цель компании — улучшить клиентский сервис. Ее разбивают на более мелкие цели для каждого отдела.

Ставить цели, описывать ключевые результаты можно с помощью разных инструментов. По статистике, собранной в ScrumTrek, чаще всего для формирования OKR используют мозговой штурм, Customer Journey Map, дерево метрик, SWOT-анализ.

Оцифруйте ключевые результаты

Теперь для каждой цели нужно описать ключевые результаты. По ним можно будет понять, что команде удалось добиться желаемого. Поэтому ключевой результат должен отображать цель. Например, есть цель улучшить процесс обслуживания клиентов. Key Results в этом случае такие:

• Cократить время ожидания до двух минут.
• Увеличить уровень удовлетворенности клиентов на 40%.

Такие результаты напрямую связаны с клиентским сервисом. Также они амбициозные, что является главным принципом OKR. Важно не переборщить с амбициозностью, иначе есть риск, что команда выгорит. 

Key Results можно описать не только количественно, это может быть какой-то результат без цифр. Допустим, компания ставит цель усовершенствовать процесс продаж. Ключевые результаты будут такими:

• внедрить CRM-систему,
• провести обучение для менеджеров,
• переписать скрипты продаж.

Здесь нет конкретных цифр, но и без них понятно, как именно оценить, что мы добились цели. 

Пропишите задачи

Чтобы сотрудники понимали, как добиться результатов, опишите, что им нужно для этого делать. То есть нужно составить список задач для каждого Key Results.

Допустим, если нужно увеличить лояльность клиентов, менеджерам можно поставить такие задачи:

• Отвечать клиентам в течение двух минут.
• Связываться после покупки, предлагать оставить отзыв, узнавать мнение покупателей.
• Пройти тренинг по продажам, который проведет коуч.

В то же время у других команд для достижения таких же результатов будут другие задачи:

• Собрать и проанализировать отзывы покупателей.
• Разработать программу лояльности.
• Выбрать CRM, внедрить ее, чтобы автоматизировать продажи.

В конце важно синхронизировать цели и ключевые результаты OKR всех команд, убедиться, что они направлены на достижение общей цели. 

Как контролировать работу по OKR

Вы можете выбрать любой способ вести цели по OKR, который будет удобен всем командам. Есть единственное правило — доступ к инструменту должен быть у всех. 

К примеру, вы можете прописать OKR для каждого отдела в таблице, вывести общий результат на дашборд. Это легко сделать в общем документе, к которому у каждого сотрудника будет доступ.

Шаблон дашборда с OKR →

Такую таблицу закрепляют в общем чате или таск-менеджере, чтобы сотрудники могли быстро ее найти. 

Можно настроить дашборд с OKR в любом сервисе, хоть на онлайн-досках, хоть в специализированных решениях вроде OKR Builder. Необязательно отображать прогресс в таблицах, можно сделать дорожную карту или дерево целей. Главное — визуализировать результаты. Пример управления OKR целями в сервисе ↓

Система OKR в OKR Builder

Чтобы фиксировать прогресс, обычно проводят совещания. На них обсуждают прогресс по OKR, обсуждают возможные препятствия на пути к их достижению. Частоту собраний подбирают индивидуально, но обычно не чаще раза в неделю. Нет смысла собирать встречи для обсуждения OKR каждый день.

Например, команда разработки ставит цель улучшить производительность приложения. Раз в неделю продакт-менеджер с разработчиками обсуждают, какие ключевые результаты достигнуты, чего не удалось добиться, что этому помешало. Такие встречи помогают вовремя понять, где возникают проблемы в достижении результатов, как их исправить.

Топ-5 ошибок при использовании OKR

1. Перебор с количеством целей, ключевых результатов. Попытка установить слишком много целей и Key Results одновременно приводит к хаосу, выгоранию сотрудников. Представим, что в отделе маркетинга ставят 6 целей, а к каждой из них прописывают 5–7 ключевых результатов. Вместо того чтобы сосредоточиться на работе, команда тратит время на то, чтобы оценить прогресс по каждой цели. Так как всего нужно отслеживать больше 30 результатов.

2. Нет согласованности между всеми целями компании. Отсутствие согласованности между командными OKR может привести к тому, что сотрудники работают не на общий результат. Они потратят время, но не получат нужного результата.

Например, отдел продаж работает над увеличением лояльности клиентов, поэтому много внимания уделяет текущим и постоянным клиентам. У менеджеров остается меньше времени на обработку новых лидов. У отдела маркетинга цель — привлечение новых лидов. Они ее выполняют, но в конечном итоге в компании не получают нужный результат — продажи, так как менеджерам некогда работать с новыми клиентами.

3. Никто не контролирует прогресс. Регулярный мониторинг прогресса по OKR очень важен для достижения целей. Если в компании никто не занят мониторингом, сотрудники могут потерять фокус на своих задачах. Они перестанут понимать, как их работа влияет на достижение глобальных целей компании.

4. Ключевые результаты не меняются. Периодически их нужно пересматривать, так как меняется ситуация на рынке, меняются цели компании.
Представим, что компания работает над улучшением сервиса, а для этого сокращает время ответа. Уже внедрили CRM, настроили очереди звонков, менеджеры быстро отвечают на звонки. Вдруг спрос резко увеличился, звонков начало поступать намного больше. Выстроенная система работы не справляется, нужно менять Key Results.

5. Отсутствие поддержки со стороны руководителей. Успех внедрения OKR во многом зависит от участия руководства. Если руководители не обучают сотрудников, не вовлекают их в процесс выбора целей, не участвуют в дальнейшей работе, это может снизить продуктивность команды. Получится, что метод, направленный на достижение амбициозных целей, подействует ровно наоборот.

Коротко: как ставить цели по OKR

OKR — что такое в менеджменте: методология управления целями, результатами, которая помогает формулировать амбициозные цели, достигать их. 

Как поставить цели OKR:

• Поставьте цели на год, затем на каждый квартал. Опишите цели для разных отделов, команд. 
• Для каждой цели опишите несколько ключевых результатов, не больше пяти. Ключевой результат должен отображать цель.
• Составьте список задач для каждого Key Results. Так сотрудники будут понимать, как они смогут добиться ключевых результатов.