Как взять под контроль работу менеджеров. Кейс «Хороший дизайн»

Диджитал-агентство «Хороший дизайн»  занимается разработкой и поддержкой сайтов, продвижением и рекламой в интернете. Компания находится в Ростове-на-Дону.

• Сотрудники — 16 человек.
• Годовой оборот — 50 млн руб.

Утром деньги — вечером стулья

Раньше учет в компании велся в google-таблицах. Они заполнялись менеджерами на основе данных, полученных из интернет-банков. О том, как это делалось и какие проблемы вызывало, рассказывает руководитель агентства Денис Кулиш:

«У каждого менеджера была своя google-таблица, в которую они вносили данные о поступлениях денег. Кроме того, ежемесячно в таблицы вносились планы по проектам и поступлениям. Но иногда работы, которые должны были завершиться в мае, затягиваются до конца июня. Соответственно, и запланированная на конец мая оплата не приходит в это время»

Ежемесячная премия менеджеров напрямую зависит от поступлений оплат от клиентов. Расчет производился определенного числа каждого месяца:

«Зачастую менеджеры просили учесть еще не поступившие деньги при расчете бонусов. Объясняли это тем, что они свою работу выполнили, задержка оплаты происходит не по их вине, деньги точно поступят.
Я принял принципиальное решение не соглашаться на такие уступки и производить расчет премий, только исходя из наличия денег на счетах»

Финансовый учет вручную

Необходимость контролировать достоверность финансовой информации в google-таблицах осложнялась наличием двух организаций:

«Есть две организации: ООО, которое работает с НДС. Туда идут все договоры, связанные с рекламой, потому что там большие бюджеты, и всем выгодно, чтобы мы продавали с НДС.
И есть ИП, которое заключает договоры по услугам»

Такой учет работал только до тех пор, пока было небольшое количество клиентов, и руководитель мог удерживать финансовую информацию в голове, проверять ее вручную.

Собственник устал от «бестолковой работы»

После нескольких ошибок, когда менеджеры учитывали деньги, которые на самом деле не пришли на счет, руководитель принял решение автоматизировать финансовый учет.

«Устал от бестолковой работы. Нужно было вручную проверять, пришли ли деньги, которые менеджеры указали в своих таблицах. Действовать на доверии тоже не хотелось, потому что ни к чему искушать людей.

Я стал думать, как сделать так, чтобы финансовая картина, которую я вижу, была всегда реальной, но чтобы при этом никому не усложнять работу»

Автоматизация была нужна, чтобы убрать человеческий фактор на этапе прихода и учета денег.

«Я искал сервис, который бы сам загружал информацию о поступлениях из двух банков в виде общего списка. Это принципиальный момент, потому что иногда один клиент платит по двум счетам, и нужно, чтоб вся информация была в одном месте»

Как ПланФакт решил проблему

Руководитель выбирал между двумя сервисам, но ПланФакт подошел по цене и по наличию необходимых банков в интеграциях. Денис Кулиш купил услугу «Внедрение» и месяц работал с финансистом ПланФакта.

Для решения проблемы в сервисе были созданы проекты «Развитие», «Продажи», «Реклама». 

«В принципе, я понимаю, что этот функционал нужен для других целей, но в нашем случае он решил задачу полностью»

Теперь менеджеры используют google-таблицы только для планирования своей работы. Начисление премий ведется в ПланФакте.

Упростился контроль:

«Мне стало удобнее контролировать менеджеров. Я захожу в ПланФакт и сразу вижу все финансовые потоки по двум компаниям и двум банкам»

Также сервис помогает вести кредиторскую и дебиторскую задолженность.